Le cahier des charges

Par Laurent Dufour, le 21/10/2020

C’est un outil très utile qui a une fonction définie et suit des objectifs précis. Mais qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Dans quelles circonstances faut-il s’en servir ?

Le cahier des charges

Dans cet article nous définirons dans un premier temps ce qu’est un cahier des charges. Puis, nous vous parlerons des circonstances qui peuvent vous amener à vous en servir.

Ensuite, nous vous préciserons quelles sont les fonctions et la forme de ce document, et pour finir, nous vous donnerons quelques conseils qui vous aideront dans sa réalisation.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges (cdc) ?

Le cahier des charges fonctionnel permet de lister avec précision les attentes et les exigences du donneur d’ordre (maître d’ouvrage ou maître d’œuvre). Il prend la forme d’un document pouvant contenir toutes sorte d’éléments permettant d’expliciter précisément les exigences liées au projet (plans documents techniques, arborescences, diagrammes, chartes graphiques, …).

Le cahier des charges fonctionnel ne se contente pas de lister les fonctionnalités du projet, il spécifie, explique et délimite le projet ainsi que les conditions de sa réalisation (contraintes techniques, respect des normes, refonte de l’existant, … Son rôle est essentiel car c’est le lien factuel et concret qui assure la compréhension entre les parties prenantes du projet.

Le cahier des charges est un document essentiel à l’élaboration et la réalisation d’un projet. Il permet de formaliser les attentes et les besoins du donneur d’ordre (ou de la maîtrise d’ouvrage) de manière exhaustive.

comment réaliser un cahier des chargesLe cahier des charges est très utilisé dans de nombreux domaines(réalisation d’un produit, d’un projet web, d’un bâtiment, …). Ses fonctions sont multiples :

  • préciser et définir les objectifs et la finalité d’un projet,
  • détailler le contexte du projet (contraintes techniques, parties prenantes, exigences particulières, charte graphique, livrable attendu, …)
  • répertorier l’ensemble des besoins et des caractéristiques du projet,
  • identifier les contraintes, les intervenants et les interactions  internes et externes au projet,
  • rassembler l’ensemble des éléments dans un même document afin que chaque intervenant dispose des mêmes informations,
  • répartir les charges et missions de chaque intervenant,
  • faciliter les consultations pour une mise en concurrence des différents prestataires.

Au final le cahier des charges synthétise les informations nécessaires à l’établissement d’un projet afin que les objectifs et les caractéristiques soient fournis et compris par l’ensemble des acteurs impliqués. C’est un support qui reprend les aspects généraux et techniques et peut servir de base de travail.  Les informations fournies visent à clarifier la situation et de mettre tout le monde d’accord.

Le cahier des charges prend des formes variables selon le type d’activité, et selon l’entreprise elle-même. Il pose le cadre de travail et permet également de cadrer les missions qui vont être données à tous les acteurs du projet en vue de son bon déroulement.

Pourquoi s’en servir ?

Chaque entreprise ou secteur d’activité élabore et utilise le cahier des charges à sa manière. On peut toutefois distinguer l’utilisation interne du cahier des charges de son utilisation externe.

L’utilisation externe du cahier des charges

comment rédiger un cahier des chargesUn cahier des charges est un socle de travail qui sert notamment à cadrer un projet ou une mission. Il peut aussi être utilisé comme support organisationnel ou de travail, d’échange et de discussion entre une entreprise et ses partenaires économiques (intervenant, prestataire, fournisseurs…).

Le voir comme un document définitif et immuable fourni par un client à ses fournisseurs est réducteur et peut être sujet à discussion en cas d’imprécisions, d’oublis ou d’erreurs. S’il comporte bien un coté juridique et contractuel (lorsqu’il est signé ) il est aussi une base d’échange et doit pouvoir faire l’objet d’améliorations qui seront alors validées par chacune des parties pour le bien du projet.

Le cahiers des charges est un document servant à définir les critères de sélection lors d’un appel d’offre… On parle ici de support contractuel.

Il est important d’y apporter une attention toute particulière car il revêt souvent une connotation contractuelle et peut concerner des sujets aussi divers et importants que :

  • La sécurité (des personnes, des immeubles, des biens, assurances, responsabilité,…),
  • Les conditions de réalisation du projet (mise en place d’un chantier, horaires, respect des réglementations, …)
  • La tarification (tarifs, phases de règlements, conditions de paiement, pénalités, …)
  • Le planning et phasage de l’opération,
  • La répartition des missions, et des compétences requises,
  • Les critères techniques à respecter : (matériaux à employer, conditions d’exécution, …)
  • Les conditions particulières (confidentialité, concurrence exclue, …),

L’utilisation interne du cahier des charges

la rédaction du cahier des chargesLa rédaction d’un cahier des charges est une démarche contraignante et parfois compliquée. Elle est cependant souvent utile car elle impose d’une part de clarifier la notion de projet et d’autre part de communiquer autour du projet au sein de l’entreprise.

La clarification du projet en vue de rédiger le cahier des charges entraîne souvent une amélioration de définition du projet en lui-même (objectifs, caractéristique, attentes des clients, budget, …).

Par ailleurs la nécessaire implication de certains services ou certaines personnes permettent d’intégrer des aspects parfois oubliés.  Cela contribue aussi à mieux communiquer sur le projet et son importance au sein de l’entreprise. Dans certains cas, c’est l’occasion pour certaines personnes d’exprimer de nouvelles attentes ou d’intégrer des idées innovantes.

Au final le cahier des charges contribue à clarifier le projet et à impliquer, voire mobiliser, un certain nombre de personnes, ce peut donc être un bon outil de management.

Quelles sont les différentes fonctions du cahier des charges ?

Quelles sont les différentes fonctions du cahier des charges ?Les fonctions du cahier des charges sont multiples. Il peut servir à :

  • définir les caractéristiques d’une commande de bien ou de service (taille, composition, spécificité techniques, …). Le cahier des charges est d’autant plus important que la commande est spécifique et/ou importante.
  • structurer un appel d’offre,
  • servir de support de référence technique pour la réalisation d’une mission ou d’un chantier (réalisation d’un projet informatique, construction d’un bâtiment, …) pour permettre de maîtriser l’ensemble des aspects (délais, réglementations, sécurité, aspects techniques, phasage entre les intervenants, …),
  • maîtriser les risques financiers. Pour la conception d’un produit par exemple, le cahier des charges permet de s’assurer que le produit correspondra aux objectifs fixés. Concevoir un produit sans étude ni cahier des charges exposerait l’entreprise à des risques importants (flop commercial, rejet réglementaire, problème technique, …).

Ce cahier des charges peut avoir différentes fonctions liées à la conception d’un projet. Il ne doit donc pas se contenter des aspects techniques mais doit aussi décrire le contexte économique, quantifier les objectifs, établir un périmètre d’action, faire une description précise de ce à quoi il servira.

La forme du cahier de charges

Il n’existe pas de format pré-défini pour un cahier des charges. L’important est qu’il soit précis, adapté à la situation et compréhensible par chacun des intervenants. Pour ce qui est du fond, le cahier des charges contiendra un ensemble de supports écrits permettant de décrire le résultat ou l’objectif attendu (éléments techniques, organigrammes, schémas techniques, spécificités, photos, …). Il fera référence à la réglementation en vigueur dont il rappellera les principaux éléments notamment en terme de sécurité.  Des jeux de plans spécifiques aux différents partenaires pourront être joints (plan éclectique, plans d’évacuation, …).

Il comprendra aussi une partie administrative (règles, fonctionnement, rappel de sécurité, responsabilité de chacun, …).

Le cahier des charges se présente la plupart du temps sous un format papier, il est cependant de plus en plus souvent fourni sous forme numérique ce qui permet de le diffuser et le mettre à jour à moindre frais.

Quelques conseils !

Qu'est-ce qu'un cahier des charges (cdc) ?Si la réalisation d’un cahier des charges est fortement liée au contexte, à la nature du cahier des charges et au secteur d’activité, certaines étapes nous paraissent incontournables :

  • Travailler par étapes. Ne brûlez pas les étapes et n’allez pas trop vite dans vos démarches.
  • Formaliser la demande. Pour ce faire répondez à des questions comme : A quoi servira votre projet ? Que fait la concurrence ? Qu’est-ce que cela donnera lorsque le projet sera abouti (se mettre en situation) ? Avez-vous pensé à l’ensemble des aspects (pratique, financier, commercial, gestion, sécurité, …) ?
  • Décrire les contraintes. En termes de temps, de budget, de planning, de juridiction… Un projet se déroule sur une période donnée, avec un budget prévu à cet effet.
  • Consulter l’ensemble des personnes concernées. Il faut identifier les personnes et les compétences (internes et externes)  impliquées ou nécessaires pour le projet. Souhaitez-vous concevoir tout cela en interne ou faire appel à des prestations extérieures ? Il s’agit de la conception de la mise en œuvre.
  • Décrire ce qui sera proposé concrètement au client. Produit, fonctionnalité,  services associés, avantages…
  • Faire une relecture et une validation. Une relecture par des personnes compétentes permet d’éviter les oublis, erreurs mais aussi de connaissance d’avis complémentaires.
  • Planifier les interventions de chacun. Travailler sur un projet demande une certaine synchronisation dans les plannings de chacun, la prévision de réunion etc.
  • Faire un suivi du cahier des charges. Cela peut se faire en interne ou être sous-traité à un prestataire (bureau d’étude, maitre d’ouvrage, …)

N’oubliez pas qu’un cahier des charges est un exercice qui nécessite à la fois une grande rigueur et une très bonne vision d’ensemble du projet. C’est un document qui demande du travail et de l’investissement. Nous espérons vous avoir aidé et donné quelques bases qui vous seront utiles par la suite.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.


14 commentaires pour “Le cahier des charges”

  • Julien Aupart dit :

    Bonjour,
    Merci beaucoup pour cet article !
    Bonne journée.

    Pas encore de votes.
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    • Sarah Jarwe dit :

      Bonjour,
      Merci pour votre commentaire.
      Cordialement,
      L’équipe créer son entreprise LBdD

      Pas encore de votes.
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  • Firmin YAPI dit :

    Merci,
    c’est un document enrichissant et très utile

    Pas encore de votes.
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    • Sarah Jarwe dit :

      Bonjour,
      Merci pour votre commentaire encourageant.
      Cordialement,
      L’équipe créer son entreprise LBdD

      Pas encore de votes.
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  • Gilbert dit :

    Merci cet article clair et concis.
    J’ai une question. Quelle est la différence entre un cahier de charge (CDC) et les termes de référence (TDR)

    Pas encore de votes.
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    • Laurent Dufour dit :

      Bonjour,

      Nous ne sommes pas très au fait de la différence, mais il nous semble que les termes de références ont plutôt utilisé pour définit la nature d’une évaluation qu’on souhaite faire réaliser. Le terme chier des charges est plutôt utilisé pour déléguer la réalisation d’une fabrication, d’un service … A vérifier.

      Cordialement
      L’équipe créer son entreprise LBdD

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  • Djilali Bouchouata dit :

    Très utile, simple, clair net et précis ! Facile à comprendre et à interpréter. Merci pour ce travail !

    Pas encore de votes.
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    • Laurent Dufour dit :

      Bonjour,
      Merci pour votre réponse encourageante.
      Cordialement,
      L’équipe création d’entreprise

      Pas encore de votes.
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  • Gaston SANGHARE dit :

    Très intéressant: clair et facile à comprendre. Félicitations

    Pas encore de votes.
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    • Dufour Laurent dit :

      Bonjour,
      Merci pour votre commentaire
      Cordialement,
      L’équipe créer son entreprise LBdD

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  • KEITA Ibrahim dit :

    Très utile l’article.

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    • Dufour Laurent dit :

      Merci pour votre commentaire encourageant
      Cordialement,
      L’équipe accompagnement des entrepreneurs LBdD

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  • Daniel dit :

    Des informations succintes et. Concises.
    Je m demandais toujours sur quelle base/ schéma tactique l on rédige un cahier de charge puisque souvent il est très volumineux.
    Merci

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    • Louis Cocusse dit :

      Bonjour Daniel,
      Merci pour vos encouragements !
      Cordialement,
      L’équipe création d’entreprises, LBdD

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