Pourquoi opter pour un logiciel de trésorerie et comment le choisir ?

Les raisons d’une bonne gestion de trésorerie sont évidentes : connaitre la santé financière de son entreprise pour éviter de connaitre des difficultés financières, pouvant être irrémédiables.

Le logiciel de trésorerie a de multiples fonctions, dont la principale est la suivante : vous permettre de suivre cette dernière de manière précise et rapide, autrement dit savoir de combien de liquidités dispose votre entreprise à un instant T. La trésorerie de votre entreprise se compose donc de l’argent liquide dont vous disposez dans les caisses, mais également de l’argent disponible sur vos comptes bancaires.

Mais tout n’est pas aussi simple que ça : le solde de votre compte bancaire ne signifie pas que vous disposez de l’intégralité de ce dernier en argent disponible, et ne reflète donc pas nécessairement votre situation financière réelle.

En effet l’argent dont vous disposez peut-être sur votre compte à un instant T, peut être destiné à être versé à échéances plus ou moins courtes pour régler vos fournisseurs, les salaires, ou les différentes charges afférentes à votre entreprise. De la même manière, si vous disposez de créances clients, ces sommes ne sont pas disponibles immédiatement sur vos comptes, mais sont tout de même des sommes destinées à vous être versées.

Les outils de gestion de trésorerie peut vous aider à y voir plus clair, dans tous ces mouvements, en faisant apparaitre clairement votre solde de trésorerie, c’est-à-dire le résultat obtenu entre vos dépenses et vos revenus.

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Ne pas confondre logiciel de gestion de trésorerie et logiciel de comptabilité

Dans un premier temps, il s’agit de bien distinguer les logiciels de comptabilité des logiciels de gestion de trésorerie. Si à première vue, ils peuvent être similaires, ou tout du moins compliqués à différencier, leurs fonctions sont bien différentes.

Le logiciel de comptabilité dispose de plusieurs fonctions :

• Tenir sa comptabilité : choisir son plan comptable et comptabiliser les différentes écritures dans différents journaux
• Gestion des immobilisations : permet d’entrer les immobilisations et gérer leur amortissement (durée, conditions, sortie) et générer les écritures comptables relatives aux amortissements
• Tenir sa comptabilité analytique : permet de ventiler les dépenses pour assurer un contrôle de gestion qualitatif et un suivi budgétaire
• Génération des documents légaux : bilan comptable, compte de résultats, annexes, déclaration de TVA, génération liasse fiscale

Les fonctions d’un logiciel de gestion de trésorerie sont différentes :

• Importations des données bancaires dans le logiciel de trésorerie : en temps réel, et qui aboutit sur une mise à jour immédiate de soldes bancaires
• Mise à jour automatique de vos tableaux de bords/ indicateurs
• Vous fournir un tableau de bord, véritable outil d’aide à la décision pour le dirigeant et ses équipes avec une synthèse claire de la trésorerie disponible, indication des flux de trésorerie, un suivi des objectifs ou des seuils fixés en matière de suivi financier

Les logiciels pour gérer votre trésorerie

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Pourquoi opter pour un logiciel de gestion de trésorerie ?

Les deux réponses les plus évidentes à cette question sont : le gain de temps, et la fiabilité des informations.

La gestion de la trésorerie de manière manuelle prend un temps considérable, et bien qu’indispensable cette tâche se révèle vite être très chronophage. De plus, assurer son suivi de trésorerie de manière manuelle implique la manipulation, le calcul, le traitement et le report de différentes données qui peuvent aboutir sur des erreurs, ou du moins multiplier le risque d’erreur.

Connaitre la situation financière précise de son entreprise à tout instant, permet au dirigeant ou aux personnes en charge de la direction de l’entreprise de prendre les bonnes décisions au bon moment. En effet, quand un investissement est nécessaire, connaitre la situation de sa trésorerie permet de savoir si l’entreprise est dans la capacité financière de supporter un investissement ou s’il est plus judicieux d’effectuer l’investissement dans les mois qui arrivent.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de trésorerie est donc un outil d’aide à la décision très utile. Cela permet également d’anticiper les besoins de votre entreprise, pour éviter à avoir à y faire face dans l’urgence. En effet, des difficultés de trésorerie anticipées permettent d’envisager et évaluer les différentes solutions disponibles pour y faire face, et d’opter pour la meilleure solution. A l’inverse, des difficultés de trésorerie non anticipées mettent l’entrepreneur au pied du mur, et l’obligent parfois à recourir à des solutions plus onéreuses ou contraignantes que si elles avaient été anticipées.

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Quelles sont les autres options pour la gestion de votre trésorerie ?

Il n’y a aucune obligation pour les entreprises à recourir à un logiciel de trésorerie. Contrairement à la comptabilité d’entreprise, qui est encadrée légalement et soumet l’entrepreneur à des contraintes en terme de gestion et tenue de comptabilité, la gestion de la trésorerie est totalement libre pour les entrepreneurs.

Effectuer sa trésorerie à la main

Il est, de ce fait tout à fait possible pour un entrepreneur de surveiller et gérer la trésorerie de son entreprise à la main, avec un papier et un crayon. Comme évoqué précédemment, cette méthode, qui est évidemment la moins onéreuse est toutefois gourmande en temps, et peut manquer de fiabilité, le traitement et manipulation des données étant effectués à la main, le risque d’erreur ou d’oubli n’est pas négligeable.

De plus cette méthode entraine souvent un manque de visibilité sur la situation de votre entreprise à un instant T. Cette méthode rend la modification d’informations compliquée, et limite les possibilités de prévoir différents scénarios, à moins d’avoir un certain temps à y consacrer.

Cette méthode peut être adoptée si votre entreprise vient d’être créée ou est en phase de lancement, et que les opérations sur trésorerie ne sont ni nombreuses ni complexes.

De plus le fait d’effectuer la gestion de la trésorerie à la main limite le partage des données, et peut vite devenir inconfortable si vous avez besoin de partager les fichiers avec d’autres personnes.

Enfin, le risque de perte ou dégradations de vos fichiers existe, et c’est un risque à prendre en considération.

Gérer sa trésorerie par le biais d’Excel

De nombreux entrepreneurs choisissent également d’effectuer la gestion de leur trésorerie par le biais d’Excel. Cette possibilité est moins chronophage qu’effectuer toute la gestion de manière manuelle, mais requiert quelques compétences sur Excell, et prend tout de même un certain temps. De plus, le risque d’erreur est toujours présent, les données étant rentrées à la main, par l’entrepreneur.

Si vous souhaitez opter pour cette option, il existe de nombreux modèles de fichier Excell gratuits sur le web qui vous aideront à mettre en place votre suivi de trésorerie.

Ces modèles bien que pour la plupart très simples, peuvent être d’une grande aide pour vous aider à structurer votre trésorerie. Ce sont pour la plupart des tableaux vous permettant d’indiquer le solde de la trésorerie en début de mois, les différents encaissements et décaissement, et font apparaitre le solde de fin de mois, directement retranscrits sur le mois suivant.

Cette méthode convient tant que votre entreprise n’a que quelques opérations par mois, et que le traitement des opérations n’est pas trop chronophage. En revanche, cette méthode ne permet pas ou n’est pas optimale pour anticiper votre trésorerie ou pour créer différents scénarios.

Opter pour un logiciel de gestion de trésorerie

Si la gestion de votre trésorerie devient trop complexe ou trop chronophage pour votre entreprise, et quotidien de dirigeant, vous envisagez peut-être de vous tourner vers un logiciel de gestion de trésorerie.

Une fois la décision prise, il reste encore du chemin à parcourir : en effet, entre le grand nombre d’offres, les différentes catégories de logiciels existants, les tarifs, les fonctionnalités, il peut être compliqué de s’y retrouver et d’opter pour le bon logiciel.

Ce qu’il faut savoir avant de faire son choix

En effet, il faut garder à l’esprit que le logiciel de gestion de trésorerie doit être un peu plus pour votre entreprise, et doit vous permettre de gagner du temps et d’y voir plus clair. Un mauvais choix de logiciel peut être contreproductif : un logiciel peu lisible ou trop technique, un logiciel nécessitant une longue prise en main, ou un logiciel disposant de trop de fonctionnalités peut conduire à l’effet inverse de l’effet recherché initialement.

Si vous avez déjà parcouru les offres présentes sur le web, vous avez peut-être déjà conscience de la difficulté de choisir le bon logiciel pour votre entreprise. Il faut toutefois être conscient de plusieurs choses :

• Un choix, bien que devant être anticipé n’est jamais définitif. Il est possible d’opter pour un logiciel, de le tester, et en cas d’insatisfaction d’en changer. La plupart des entreprises proposant des logiciels de gestion de trésorerie, conscients de cette difficulté, proposent des essais gratuits pendant une période plus ou moins longues, vous permettant de prendre en main le logiciel et voir s’il correspond à vos attentes. De plus, la majorité des logiciels proposent également des vidéos de démonstration permettant d’avoir un aperçu du visuel de ce dernier, et de ses fonctionnalités.
• Il n’existe pas de logiciel convenant à tous : il faut trouver celui qui correspond à votre entreprise et ses besoins. En fonction de la taille de votre entreprise, du nombre de personnes devant avoir accès à votre trésorerie, des opérations à réaliser, des fonctionnalités souhaitées, le logiciel à choisir ne sera pas le même.

Il est également important de comprendre que les logiciels de gestion de trésorerie s’inscrivent dans une famille plus importante des outils de gestion commerciale. Il faut donc déterminer avant d’opter pour quoique ce soit, ce que vous voulez pour votre entreprise. Il existe des logiciels regroupant plusieurs fonctionnalités dans le même outil, vous permettant de gérer plusieurs domaines de votre entreprise, tels que la facturation, la gestion client, et la trésorerie ou encore la pré-comptabilité, ou de gérer l’intégralité de votre entreprise à partir du même outil.

En parallèle, il existe des solutions proposant de gérer un unique domaine de votre entreprise, des logiciels ne s’occupant que de la trésorerie, ou uniquement de la relation client. Ces logiciels comprennent généralement des fonctions plus poussées que les logiciels ayant un rayon d’action plus large. Tout dépend de ce que vous recherchez pour votre entreprise.

Enfin, autre facteur important à prendre en considération : si votre entreprise dispose déjà d’outils de gestion commerciale que vous souhaitez conserver, il est indispensable de vérifier la connectiblité entre les différents outils de votre entreprise. Opter pour des logiciels incompatibles n’a pas de sens, et pourrait se révéler plus angoissant et chronophage que productif et efficace.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes fonctionnalités d’un logiciel de trésorerie, n’hésitez pas à aller consulter notre article à ce sujet !