Quelles fonctionnalités doit avoir un logiciel de trésorerie ?

On ne le dira jamais assez, avoir une trésorerie saine contribue activement au développement commercial de l’entreprise, à sa capacité de réaction et à sa rentabilité. Bref, la trésorerie mais également le suivi de la trésorerie intervient à plusieurs niveaux dans la pérennité d’une entreprise commerciale.

L’open Banking et la sécurisation du transfert des données financières ont permis à de nombreuses sociétés de collecter et agréger des données afin d’aider les entreprises à améliorer la gestion de leurs flux financiers.

De nombreux logiciels de gestion de trésorerie aident les entreprises à améliorer leur suivi financier. Devant un tel choix et une telle diversité de propositions, il est essentiel de savoir faire le tri pour n’envisager de travailler qu’avec un logiciel de qualité. L’enjeu est trop important.

Dans cet article, nous listons les fonctionnalités essentielles à un bon logiciel de trésorerie et expliquons en quoi elles sont importantes et comment les utiliser.

Fonctionnalités d’un logiciel de trésorerie : l’importation des données bancaires

L’agrégation des données bancaires dans votre logiciel de trésorerie est un fondamental. Cela permet de suivre l’évolution de votre trésorerie au fil du temps. Cependant, pour être efficace l’intégration doit disposer de 2 caractéristiques principales :

• Se faire en temps réel,
• Aboutir sur une mise à jour immédiate de vos soldes bancaires.

L’intégration des données financières en temps réel

L’intérêt premier d’une bonne gestion trésorerie est de collecter et traiter les flux bancaires en temps réel.

C’est un point essentiel qui permet une grande réactivité. Cela vous aide à financer vos besoins financiers au jour le jour, et à centraliser l’ensemble des informations sur un même outil.

De cette manière vous pouvez en permanence accepter une dépense, la refuser ou la repousser de quelques jours afin d’éviter les frais financiers ce qui, au final, vous aide à d’améliorer la rentabilité de  votre activité.

La mise à jour automatique de vos indicateurs

L’agrégation des données bancaires en temps réel n’a de sens que si vos indicateurs de pilotage sont eux aussi mis à jour automatiquement. Lorsqu’un logiciel de trésorerie collecte les données, les traite et met à jour les indicateurs du tableau de bord, cela économise du temps de traitement administratif et comptable. Cela contribue aussi à sécuriser les décisions du dirigeant. Enfin, cette démarche participe à l’amélioration de la qualité de travail des équipes administratives :

• Elles peuvent s’attacher à traiter des tâches plus importantes,
• L’automatisation des transferts des données réduit drastiquement le nombre d’erreurs de traitement, de calcul ou de saisies,
• L’utilisation de l’informatique permet de conserver un historique et d’unifier le format des données afin d’augmenter la capacité et la finesse d’analyse.

Fonctionnalités d’un logiciel de trésorerie : proposer un tableau de bord personnalisable

Le tableau de bord est un outil d’aide à la décision pour le dirigeant et ses équipes. Il comporte un ensemble d’indicateurs qui synthétisent le fonctionnement de l’activité. Même si pour être clair et lisible, il doit se limiter à un nombre réduit d’indicateurs, il est important que le suivi de trésorerie y ait une place de choix.

Les indicateurs présents dans le tableau de bord général de l’entreprise synthétiseront ceux du reporting qui doit présenter :

• Une synthèse claire de la trésorerie disponible,
• Une potentielle identification des principaux flux de trésorerie,
• Un suivi des objectifs ou des seuil fixés en matière de suivi financier.

Un allègement du travail de suivi financier

Pour être rentable, un outil informatique doit permettre d’automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée tout en améliorant le résultat obtenu.

La prise en charge de certaines tâches récurrentes à faible valeur ajoutée

L’automatisation d’une tache administrative comme le suivi de trésorerie doit faciliter le travail des équipes.

Pour ce faire, le logiciel doit nécessairement affiner l’affectation des mouvements afin d’améliorer l’analyse financière tout en déchargeant les équipes d’un travail répétitif. Lors du choix de votre outil de gestion, il faudra vous assurer qu’il traite les taches chronophages et de faible valeur ajoutée comme par exemple :

• La collecte et le traitement des données bancaires,
• La catégorisation des flux pour la comptabilité analytique,
• Le rapprochement bancaire ainsi que le regroupement des flux de trésorerie et l’affectation des justificatif (facture, devis, …),
• La réalisation des tableaux de synthèse et des reporting.

L’idéal est bien évidemment de pouvoir personnaliser facilement le travail d’affectation afin de laisser l’entreprise adapter l’outil en fonction de son organisation, des ses méthodes de suivi et de ses besoins spécifiques.

Pour cela l’outil doit pouvoir permettre de créer des règles de catégorisation mais aussi utiliser des algorithmes spécifiques permettant de tenir compte des affectations réalisées en fonction d’une fréquence, d’un montant régulier, d’un contrat, … pour proposer des affectations automatiques.

L’anticipation de certaines dépenses récurrentes

Votre logiciel de trésorerie doit vous aider à prévoir les flux financiers attendus. Il doit être capable de reconnaitre une récurrence liée à l’activité et proposer de la prendre en considération dans ses calculs de trésorerie disponible à venir.

Loyers, abonnements, remboursement de crédit, … doivent pouvoir être reconnus par votre logiciel et intégrés dans les anticipations qu’il présente.

Anticiper la trésorerie de l’entreprise

L’intérêt majeur d’un outil de trésorerie est de pouvoir anticiper les besoins de l’entreprise grâce à un prévisionnel de trésorerie. Ce prévisionnel est un outil de pilotage indispensable pour pouvoir évaluer et affecter les ressources financières aux bonnes dépenses. Il contribue à sécuriser votre activité et à améliorer sa rentabilité.

Pour ce faire, certains logiciels proposent la possibilité de travailler sur des scénarios budgétaires. Lorsque c’est possible l’idéal est de constituer au moins 3 scénarios, un réaliste, un pessimiste et un optimiste. Cela permet d’étudier ;

• l’impact d’une augmentation des prix d’achats sur l’activité,
• de la baisse de CA sur le BFR,
• les capacités de l’entreprise à financer une augmentation sensible de l’activité,
• …

La possibilité de travailler à plusieurs sur logiciel

Si au sein de l’entreprise le suivi de la trésorerie est un domaine réservé au dirigeant et quelques personnes spécifiques, il peut être intéressant de partager tout ou partie de votre outil avec certains partenaires ou services.

Partager l’accès de votre outil de suivi en interne

Certains services peuvent valider un certain nombre de tâches (réception d’une livraison pour un paiement sous 15 jours, envoi d’une commande pour lancer la facturation, …). D’autres partenaires (expert-comptable, associés, …) peuvent vouloir avoir accès à votre outil pour réaliser des vérifications.

Avant de choisir un outil de gestion, interrogez-vous sur la manière dont il sera utilisé, sur les personnes qui auront besoin d’y avoir un accès, limité ou pas.

Ouvrir l’accès de votre logiciel à certains partenaires

Pensez aussi aux transferts de données. Il ne sera peut-être pas pratique d’ouvrir un accès pour votre expert-comptable, par contre de plus en plus de logiciels sont en mesure d’intégrer des données externes.

Si c’est le cas pour son logiciel de production comptable, il serait peut-être intéressant d’envisager un travail d’affectation des documents et d’exportation de vos données. Vous pouvez parvenir à réduire sensiblement les honoraires comptables et améliorer votre efficacité administrative.

Intégrer plusieurs sociétés sur votre outil

Enfin, certains logiciels permettent d’intégrer plusieurs sociétés. Cette fonctionnalité est souvent bien pratique pour les dirigeants de TPE et PME qui gèrent plusieurs sociétés :

• Une société d’exploitation et une holding,
• Plusieurs sociétés d’exploitation avec des activités distinctes,
• …

Pouvoir piloter plusieurs structures sur un même outil représente un gain de temps, de simplicité et d’efficacité souvent important.