Les outils de gestion de trésorerie : Définition, utilité et critères de choix

Par Laurent Dufour, le 27/04/2021

La trésorerie est vitale pour toute activité commerciale. Pour exercer son activité, et se développer une entreprise a besoin d’un minimum de trésorerie. Tout dirigeant qui a vécu avec une trésorerie exsangue comprend en général pourquoi son suivi est fondamental et fait en sorte que cela n’arrive plus.

logiciel de suivi de trésorerie

Ces dernières années, les évolutions technologiques et réglementaires ont permis à de nombreuses sociétés de proposer de nouveaux outils de suivi de gestion simples et pratiques qui aident les dirigeants à améliorer la gestion financière de leur activité.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est la trésorerie en quelques mots, en quoi elle est essentielle, quels outils permettent de prévenir un manque de trésorerie et comment choisir le bon outil.

Qu’est-ce que la trésorerie d’une entreprise ?

Comment définir la trésorerie ?

Pour une entreprise commerciale, la trésorerie est l’argent disponible en caisse, en banque ou placé sur des supports de court terme. Elle sert au fonctionnement de l’entreprise (achat des matières premières, paiement des salaires, paiements des charges d’exploitation (loyer, énergie, téléphone, fournitures, honoraires, assurances, …) ainsi que des taxes dues.

En quoi consiste la gestion de la trésorerie ?

Pour de nombreux dirigeants la trésorerie représente une préoccupation régulière. Une bonne gestion de trésorerie permet de disposer des liquidités nécessaires pour l’activité habituelle de l’entreprise et pour faire face aux aléas économiques.

La gestion de la trésorerie ne s’improvise pas, cela se travaille et s’optimise. Notamment en s’assurant de pouvoir mobiliser les sommes nécessaires au fonctionnement de l’activité. Le BFR ou Besoin en fonds de roulement est l’indicateur qui permet de mesurer le montant moyen immobilisé par l’entreprise pour fonctionner. Il mesure donc la part de la trésorerie qui sera dépensée dans les stocks ou les créances et ne pourra être utilisée à d’autres fins.

Il prend en compte :

  • les montants immobilisés dans les stocks de matières premières ou de produits finis,
  • les créances clients qui s’apparentent à des prêts accordés aux clients,
  • ainsi que les dettes restant à payer et qui s’apparentent à des emprunts accordés par les fournisseurs.

En quoi la gestion de la trésorerie est-elle essentielle ?

Lorsqu’une entreprise manque de trésorerie, elle entre dans un cycle de difficultés financières qui s’auto alimente et dont il est difficile de se sortir. En effet, lorsque la trésorerie se tend, les équipes ont besoin :

  • d’accélérer les procédures de règlement des factures en attente (rappel clients, courrier de relance, mise au contentieux, …) ;
  • de demander aux fournisseurs et aux partenaires financiers d’accorder des délais de paiement ;

Ces démarches sont souvent chronophages pour les équipes (commerciales, administratives, achats, …) ainsi que pour la direction qui doit bien souvent prendre le temps de gérer les dossiers les plus difficiles. Elles engendrent aussi des coûts (honoraires d’avocats, accord de remise moyennant un paiement immédiat, …).

Dans bien des cas, cela désorganise l’entreprise, fait perdre du temps et de l’efficacité et apporte une surcharge de travail à de nombreux collaborateurs.

De plus, certains fournisseurs stratégiques voyant l’entreprise en difficulté raccourcissent les délais de paiements accordés allant parfois jusqu’à demander de régler les commandes en avance. Cela ne fait qu’empirer la situation financière obligeant l’entreprise à obtenir des financements de court terme.

Par ailleurs le financement coute cher, Dailly, découvert autorisé, emprunt, … un manque de trésorerie engendre bien souvent une explosion des frais financiers ce qui entraîne une baisse de la rentabilité et alimente le cercle vicieux.

On voit bien ici l’importance que représente une bonne gestion de votre trésorerie et la nécessité de disposer d’outils qui vous permettront  :

  • de faire un suivi régulier sur l’encaissement des factures,
  • d’identifier les financements nécessaires et les échéances à tenir (fournisseurs, cotisations sociales, impôts et taxe, emprunts, …),
  • d’anticiper les éventuels besoins comme les investissements, les besoins saisonniers,
  • d’éviter de subir votre trésorerie en vous donnant les moyens de la piloter.

La plupart du temps les problèmes de trésorerie s’expliquent en partie par le manque de suivi et d’assiduité. Suivre sa trésorerie n’est pas compliqué, mais contraignant et chronophages. Toutefois,  l’évolution récente des logiciels de trésorerie ouvre la possibilité à des fonctionnalités intéressantes qui simplifient et allègent énormément le travail du dirigeant. En choisissant un outil adapté, vous pouvez parvenir à retrouver une trésorerie saine sans y passer trop de temps.

Qu’est-ce qu’un logiciel de trésorerie peut apporter ?

Le logiciel de gestion de trésorerie sert à maitriser le cash-flow d’une entreprise, il contribue de ce fait activement à sa pérennité et à son développement.

La digitalisation de l’économie et la numérisation de nombreuses tâches administratives permet aux logiciels de gestion de proposer des fonctionnalités très utiles comme :

  • L’intégration automatique des relevés des comptes bancaires de l’entreprise quel que soit les établissements bancaires,
  • L’automatisation des rapprochements bancaires,
  • Le suivi du plan de trésorerie et la mise à jour de votre trésorerie prévisionnelle.

Un logiciel de gestion de la trésorerie permet un suivi précis et planifié des paiements. Les tableaux de bord de certains logiciels permettent la création d’un reporting financier personnalisable pour une meilleure maitrise du cash et des différents risques d’ordre financiers.

Les tableaux de trésorerie contribuent à une meilleure anticipation des tensions financières mais aussi à gérer au mieux les excédents de trésorerie. Ils aident à anticiper le montant et la durée des aides financières pour mieux les négocier auprès des établissements de crédits.

Sur le plan opérationnel votre logiciel de trésorerie vous aidera à :

  • anticiper et mesurer vos besoins de trésorerie par anticipation et maitriser vos frais bancaires en adaptant les solutions,
  • réduire votre BFR,
  • améliorer la sécurisation de vos opérations de paiement et échanges bancaires,
  • faciliter les clôtures d’exercices grâce au rapprochement bancaire,
  • piloter le cash entre plusieurs sociétés d’un même groupe,
  • fluidifier votre gestion financière.

Comment choisir le bon outil ?

Pour un dirigeant, le suivi de la trésorerie est à la fois vital, contraignant et sécurisant. On peut vite se trouver désemparé devant le nombre et la diversité des outils proposés (prix, fonctionnalités, performances, options, …).

De plus, le développement des solutions en ligne permet à de nombreuses startups parfois méconnues de proposer des outils performants à des conditions intéressantes et peu contraignantes.

Choisir un logiciel de qualité nécessite de la méthode mais aussi de de se poser les bonnes questions. Voici les étapes qui nous paraissent essentielles dans le choix de votre logiciel de gestion de trésorerie.

1 – Commencez par faire le point sur votre situation, votre stratégie à moyen terme et identifier vos besoins globaux. Les besoins d’une entreprise sont très différents selon sa situation. Etes-vous :

  • Une entreprise en création : le modèle économique n’est pas encore stable, il se met en place,
  • Une TPE qui a besoin d’un outil pour l’aider à se structurer, améliorer son efficacité,
  • Une PME qui cherche à se développer en utilisant un outil éprouvé solide et complet.

2 – Identifier quels sont vos besoins essentiels en matière de gestion de trésorerie.

3 – Voyez comment vous souhaitez gérer les finances de votre entreprise et de quelle manière vous voulez piloter sa trésorerie (fréquence, contraintes, seuils, …).

4 – Faites le point sur les fonctionnalités dont vous aurez besoin :

  • Communication bancaire : cela permet d’intégrer les données de vos flux de trésorerie passés et à venir pour améliorer votre suivi bancaire.
  • Réaliser un certain nombre de tâches administratives chronophage ayant peu de vaeur ajoutée (rapprochement bancaire, pointage des factures, catégorisation des mouvements, reporting, …).
  • Suivi des encaissements et décaissements : cela permet du suivre le montant de trésorerie disponible en temps réel.
  • L’algorithme de certains outils permet d’anticiper les dépenses récurrentes (loyers, crédits, …). Ils intègrent une aide de plus en plus perspicace.
  • Elaboration de tableau de synthèse et de prévisions : l’outil prépare et facilite l’élaboration du plan de trésorerie et des tableaux prévisionnels. Il contribue en cela à identifier et mesurer les besoins de trésorerie de l’entreprise et facilite la recherche de financement.
  • Alertes : permet de surveiller les mouvements et signaler tous les écarts significatifs (retards de paiement, dépassements de découverts). Cela améliore la réactivité grâce à la mise en place d’actions préventives et de règles de rappels avant que ne surviennent les difficultés de trésorerie.
  • Multi-utilisateurs : Il peut être nécessaire d’avoir plusieurs utilisateurs avec de droits et des niveaux d’accès spécifiques. Les données peuvent aussi être partagées avec certains partenaires comme l’expert-comptable pour faciliter le travail et réduire les frais.
  • Multi-devises : permet aux entreprises qui travaillent avec plusieurs devises de prendre en compte les différents taux de change et les frais induits.
  • Rapprochement bancaire automatisé : permet un gain de temps administratif en liant l’outil de trésorerie aux comptes bancaires de l’entreprise.

5 – Faites le point sur les outils financiers que vous utilisez déjà, sur leur performance et le moyen de les connecter ou pas à votre logiciel de trésorerie.

6 – Evaluez le niveau de service que vous attendez de votre logiciel de trésorerie et le budget que vous comptez y affecter. Souhaitez-vous un logiciel seul, un logiciel avec formation et assistance ou un service premium complet.

7 – Evaluer les différents outils et choisissez celui qui vous semble le plus adapté.

Nos conseils

Vos besoins vont évoluer dans le temps. Choisissez un logiciel qui soit adapté à vos besoins du moment et qui puisse évoluer dans un second temps, vers une version plus complète ou un autre logiciel qui sera plus adapté.

En gestion il est primordial de conserver une souplesse et une adaptabilité importante. Il est aussi important de rester maitre de ses propres données, surtout sur des sujets aussi stratégiques que la trésorerie. Evitez les solutions fermées et exclusives, elles peuvent devenir contraignantes et très couteuses. Avoir un logiciel qui permet d’exporter vos données et de les transférer vers une autre solution est un fondamental. Evaluez le coût et la simplicité de changer de logiciel.

Pensez aussi à la simplicité d’utilisation pour éventuellement partager la charge de travail avec d’autres collaborateurs et/ou partenaires et aux possibles connexions avec d’autres logiciels internes ou externes (expert-comptable).

Pensez à consulter les tests que nous avons publiés, ils ont été réalisés par une dirigeante indépendante qui dispose d’une expérience terrain de plusieurs années.

Vous pouvez aussi consulter notre tableau comparateur des logiciels de trésorerie qui vous aidera à identifier chacun des aspects importants des meilleurs outils.

Télécharger l'article en PDF

Vote: 5.0/5. Total de 2 votes.
Chargement...

Bien gérer son entreprise

Bien gérer son entreprise, avec les bons outils :

Gestion de trésorerie  Logiciel de facturation Gestion client, CRM

Legalstart, partenaire du Blog du Dirigeant, répond à tous vos besoins juridiques.

Rapidité des démarches

Économisez sur vos démarches

Un accompagnement dans vos démarches

Créer votre entreprise

Un changement d’adresse ? Une cession de part ?

Modifier vos statuts

Vous souhaitez protéger votre marque de potentiel concurrent ?

Déposez votre nom et votre logo pour plus d’assurance.

DÉPOSER VOTRE MARQUE

Newsletter


Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.