La gestion commerciale en ligne : les nouveaux outils d'accompagnement des entrepreneurs

La possibilité d’effectuer sa gestion commerciale en ligne pour une entreprise a profondément changer le mode de fonctionnement de l’entreprise.

Traditionnellement, et en fonction de la taille de la structure, le chef d’entreprise se faisait assister par des ressources en interne ( expert-comptable, juriste, secrétaire) ou en externe pour les petites entreprises ou entreprises de plus petites tailles n’ayant pas les ressources pour internaliser l’intégralité du processus de gestion.

Désormais, les progrès de l’informatique, de la digitalisation, de la dématérialisation permettent une certaine centralisation, et automatisation de différentes tâches permettant de déléguer certaines tâches à des logiciels de gestion.

Qu’est ce qu’un logiciel de gestion commerciale d’entreprise en ligne ?

Un logiciel de gestion d’entreprise peut servir à effectuer de multiples tâches. Et pour cause, en fonction du choix de votre outil de gestion d’entreprise en ligne, ce dernier regroupera plus ou moins de fonctionnalités, plus ou moins centralisées…

Le terme outil de gestion d’entreprise en ligne est en réalité un terme générique permettant d’englober une multitude d’outils divers et variés.

Certains logiciels se concentrent sur un domaine précis de l’entreprise, et il est possible d’acquérir un logiciel s’occupant uniquement de la partie facturation, ou de la gestion de trésorerie, comme il est également possible d’acquérir un outil regroupant plusieurs domaines, et permettant de fait de centraliser les données dans un seul et même outil.

Le plus important est donc de cerner les besoins de votre entreprise : en fonction du domaine d’activité, de vos compétences, mais également de la période et stade de développement dans laquelle se trouve votre entreprise, le choix de votre outil de gestion est susceptible de varier.

En effet, si vous êtes dans une phase de lancement de votre entreprise, il peut être utile d’acquérir un outil vous permettant de connaitre en temps réel l’état de votre trésorerie, afin d’avoir tous les éléments en votre possession pour prendre les bonnes décisions au bon moment et de vous accompagner la gestion de trésorerie. Si votre entreprise est en plein développement, et que vous passez un temps considérable sur l’établissement, l’envoi de vos factures, ou devis, ou encore relance client, alors, il ne fait aucun doute qu’un logiciel de facturation peut devenir votre meilleur investissement.

Si vous disposez déjà d’un certain nombre de clients, et que vous peinez à conserver et fidélisez votre clientèle, organiser votre base de données pour en tirer des données exploitables, un CRM peut également être un outil très utile à la gestion de votre entreprise.

Il est également possible de faire appel à un logiciel évolutif, qui vous permettra de ne payer que pour les fonctionnalités véritablement utiles pour votre entreprise, et qui saura vous accompagner dans le développement de cette dernière sans avoir à effectuer un changement d’outils, opération souvent longue, complexe, mais également stressante.

Quels sont les différents outils de gestion commerciale en ligne ?

Les outils de gestion commerciale comprennent plusieurs catégories de logiciels tels que :

• Logiciel de facturation
• Logiciel de gestion de trésorerie
• CRM
• Logiciel de comptabilité

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation en ligne ?

Un logiciel de facturation est un outil utilisé pour une meilleure gestion commerciale, notamment des factures et ventes de l’entreprise.

Les logiciels de facturation permettent la création de devis, le suivi des devis, la transformation de devis en facture, l’édition de facture, une signature électronique, mais également la possibilité de procéder au paiement en ligne pour certains.

La facturation est une des tâches les plus chronophage pour les entrepreneurs, l’acquisition d’un logiciel simplifie, organise et automatise ces tâches à faible valeur ajoutée, mais pourtant indispensables à l’entreprise et son développement.

Quels avantages à l’utilisation d’un logiciel de facturation  ?

• La centralisation de vos fichiers clients dans une base de données
• Respect des différentes réglementations liées à la facturation
• Relances automatiques et suivi des factures
• Gain de temps sur l’établissement de vos factures et automatisation des factures récurrentes

Quels sont les critères pour choisir un logiciel de facturation, en tant qu’outil de gestion commerciale en ligne ?

Un logiciel de facturation est un des premiers logiciels à utiliser pour les entrepreneurs.

Dans le choix d’un logiciel de facturation plusieurs critères sont à prendre en considération. Si l’entreprise gère sa comptabilité en interne, il est conseillé d’opter pour un logiciel de gestion commerciale tout en un. Cela simplifiera la gestion et limitera le report de données d’un logiciel à l’autre, économisant du fait du temps et réduisant le risque d’erreurs.

Si vous avez recours à un expert-comptable, un logiciel de facturation suffit. Le logiciel sert simplement à vous faire gagner du temps, et n’a pas vocation à assurer la gestion commerciale de l’entreprise. Songez toutefois à opter pour un logiciel de facturation auquel votre expert-comptable a accès, ou tout du moins qui facilite le transfert des données.

Afin de pouvoir vérifier la compatibilité de l’outil choisi avec votre entreprise, la plupart des logiciels proposent des versions d’essai gratuites de leur logiciel, ou un mois gratuit après souscription. Profitez de ce mois pour tester la compatibilité du logiciel choisi à votre entreprise. Cela permet également de tester la personnalisation vantée par certaines solutions, et de vérifier que cette dernière soit bien adaptée à votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de trésorerie en ligne ?

Un logiciel de trésorerie sert comme son nom l’indique à gérer sa trésorerie pour une entreprise. Sa principale fonction est de prévoir, anticiper et surveiller les flux de trésorerie.

Les logiciels de trésorerie présentent plusieurs fonctions, variant d’un logiciel à l’autre. De manière générale, ils disposent des fonctions suivantes :

• tableaux et graphiques simples et clairs servant à présenter l’état de la trésorerie, aussi bien à des collaborateurs en interne, qu’à des investisseurs ou institutions externes ;
• communication et rapprochement bancaire : un logiciel de gestion de trésorerie doit permettre une communication bancaire, ainsi qu’un rapprochement bancaire automatisé pour limiter les saisies manuelles, et une mise à jour automatique des flux bancaires ;
• assurer un suivi en temps réel des opérations d’encaissement et de décaissements pour vous permettre de connaitre en temps réel de combien votre entreprise dispose sur son compte en banque ;
• alerter sur les retards de paiement, mais également sur vos découverts : un logiciel de trésorerie vous permet de suivre les différents retards et dépassement pour vous permettre d’anticiper et de mettre en place des actions afin d’éviter toute difficulté de trésorerie ;

Les logiciels peuvent également être utiles en cas de surplus de trésorerie : en effet, il est intéressant pour une entreprise disposant d’un surplus de trésorerie de réaliser des placements et investissements avec ce surplus, au lieu de le laisser “dormir” sur un compte bancaire.

D’autres critères comme l’hébergement de vos données sont à prendre en compte : en effet, si votre logiciel est relié à votre compte bancaire, et que vous stockez des données sensibles, préférez des logiciels de gestion de trésorerie hébergeant les données sur le territoire national.

Quels avantages à utiliser un logiciel de gestion de trésorerie ?

• Gain de temps : l’ensemble des outils de gestion commerciale ont pour but de faire gagner du temps à l’entrepreneur ou dirigeant. Si ce n’est pas le cas, une fois la période de prise en main du logiciel achevé, il faut peut-être songer à ne plus perdre de temps et revenir sur votre ancien logiciel.
• Vision précise de la trésorerie : le fait de connaitre immédiatement et précisément l’état de la trésorerie permet pour les entrepreneurs de prendre les bonnes décisions au bon moment en fonction de la situation de leur entreprise. Cette fonction est renforcée lorsque l’outil permet de réaliser des prévisionnels de trésorerie, qui permettent des prévisions et anticipations plus précises, comme la prévision des flux de trésorerie.

Quels sont les critères pour le choix d’un logiciel de gestion de trésorerie ?

Avant de commencer toute recherche sur l’outil de gestion de trésorerie à sélectionner, il faut que vous fassiez le point sur vos besoins. Pourquoi voulez-vous avoir recours à un logiciel de gestion de trésorerie ? Vous souhaitez pouvoir connaitre la trésorerie de votre entreprise à tout moment ? Vous souhaitez approfondir la gestion de cette dernière ?

Les logiciels de gestion de trésorerie présentent quasiment tous les mêmes fonctionnalités, mais certains ont développé des fonctionnalités plus poussées que d’autres sur certains points. Prenez le temps de découvrir les différentes fonctions des logiciels qui vous intéressent.

De plus, et en fonction de votre entreprise et de ses besoins, il peut être utile de prévoir un accès multi-utilisateur. Certains logiciels prennent des frais supplémentaires, en fonction du nombre de personnes utilisant le logiciel, tandis que d’autres fournissent d’office plusieurs accès.

De la même manière que les logiciels de facturation, la plupart des logiciels de gestion de trésorerie en ligne proposent une version d’essai ou un mois d’essai gratuit afin de vous assurer que le logiciel choisi correspond à vos besoins.

Qu’est ce qu’un CRM en ligne ?

CRM signifie Customer Relationship Management. C’est un outil permettant de gérer l’ensemble des relations entreprises-clients. Un CRM a pour but d’optimiser la relation client. Ils permettent aux entreprises de mettre en place des interactions personnalisées avec une automatisation des tâches et une gestion optimisée de la base de donnée clients.

Le CRM est la base de la donnée client. Le CRM centralise cette dernière pour en tirer profit au maximum, permettre à tous les secteurs de l’entreprise d’accéder aux informations du client. Le CRM permet donc de classer vos clients, d’effectuer une segmentation de ces derniers, et permet donc un ciblage marketing plus efficace.

Le CRM permet également de suivre et optimiser le processus de vente de l’entrepris. En effet, grâce au ciblage marketing permis grâce à la base de données, l’entreprise connait ses clients, et sait ce qui les intéresse. Il permet de gérer l’intégralité du processus, de la création d’une opportunité à la mise en place des cycles de ventes.

En fonction des solutions CRM, certaines solutions proposent également l’envoi de campagnes marketing ciblées, en fonction de la segmentation définie dans le CRM, et permettent ainsi d’optimiser le processus de ventes, relancer les clients inactifs, et proposer des offres personnalisées.

Le CRM permet également grâce aux différentes données collectées, une coordination entre les équipes de ventes, commerciales et marketing. Les CRM contribuent donc à une communication optimisée entre les différents secteurs de l’entreprise.  Le CRM permet également de gérer tout le domaine touchant à l’après-vente et assistance des clients.

Afin de permettre d’y voir plus clair, la plupart des CRM proposent également des tableaux de bord et graphiques permettant de regrouper, analyser et synthétiser les données collectées. Ces tableaux de bord et graphiques peuvent être utilisés pour tirer des conclusions sur les performances passées, comme mettre en place les stratégies de l’entreprise pour le futur. L’utilisation d’un CRM peut donc permettre à l’entreprise d’effectuer une analyse commerciale.

Quels sont les avantages d’un CRM ?

L’installation et l’utilisation d’un CRM ont plusieurs atouts. Il permet une meilleure fidélisation des clients, une centralisation des communications entre client et entreprise, une certaine automatisation des ventes. Atout non négligeable d’un CRM, difficilement calquable lorsque vous gérez votre base de clients de manière manuelle, une analyse des données, et une optimisation du parcours et processus de vente en fonction des données analysées.

Un CRM permet de gagner en productivité et optimiser l’approche client.

Comment choisir un CRM ?

Un CRM est un outil primordial pour les entreprises. Comme pour toute acquisition de logiciel, il est également important de lister ses besoins afin de connaitre les critères à prendre en compte lors de ce choix. Les outils CRM proposés en ligne sont nombreux, et ont tous des particularités ou points forts, qu’il faut connaitre après avoir listé ses besoins.

Certains CRM se concentrent sur la mise en place d’une base de données, tandis que d’autres vont permettront d’optimiser les relations avec vos clients par la mise à disposition d’une interface de communication. Certains CRM permettent de créer rapidement et facilement des campagnes e-mailing à partir de votre base de données, tandis que d’autres vont se concentrer sur la gestion et l’optimisation de votre pipeline (processus de vente).

En fonction de la taille de votre entreprise, de votre domaine d’activité mais également des besoins en terme de connaissance clients et marketing, le choix de votre CRM ne sera pas le même.

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Longtemps, les entrepreneurs et dirigeants ne disposaient que de deux options à ce sujet : faire appel à un expert-comptable prenant en charge l’intégralité de la gestion comptable de leur entreprise, moyennant la plupart du temps un coût non négligeable. La deuxième option consistait dans la possibilité pour l’entrepreneur d’effectuer sa comptabilité de manière autonome : cette tâche requiert toutefois une certaine connaissance de ce domaine, et devient vite très chronophage sans pour autant contribuer à la production de valeur pour votre entreprise.

La digitalisation, l’automatisation et l’intelligence artificielle ont permis d’offrir un troisième choix aux entrepreneurs à mi-chemin entre la gestion autonome de la comptabilité, et le transfert de ce domaine de l’entreprise à leur expert-comptable.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut donc être un allié non négligeable pour les entreprises, qui sont tenues de l’obligation légale de tenir une comptabilité.

Les logiciels de comptabilité peuvent être de deux catégories : certains logiciels de comptabilité servent à remplacer l’expert-comptable en permettant aux entreprises de gérer l’intégralité de leur comptabilité à partir du logiciel, et même d’éditer leur bilan, compte de résultat et liasse fiscale.

A l’inverse d’autres logiciels de comptabilité ont misé sur une complémentarité entre le logiciel et l’expert-comptable : dans cette hypothèse le logiciel de comptabilité permet de passer les écritures comptables et d’enregistrer au fur et à mesure, afin de simplifier la tâche de l’expert-comptable, et par la même occasion de réduire le temps passé par ce dernier aboutissant de fait à une réduction des honoraires facturés.

Quels avantages à utiliser un logiciel comptable ?

Un logiciel de comptabilité permet de sécuriser le processus de gestion de la comptabilité, mais également d’économiser le temps passé sur la gestion de cette dernière. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité permet également de simplifier les échanges avec l’expert comptable le cas échéant, par l’automatisation des échanges, réduisant de fait l’intervention humaine et donc les risques d’erreurs dans les reports d’écritures.

Quels sont les critères pour choisir son logiciel de comptabilité ?

Afin de choisir au mieux le logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise, plusieurs critères sont à prendre en considération.

La taille de votre entreprise dans un premier temps :  certains logiciels de comptabilité sont adaptés aux TPE, qui ne gèrent que la tenue comptable avant transfert à leur expert-comptable, ou les entreprises ayant recours à un expert comptable. Certains logiciels conviennent plus aux PME qui gèrent l’intégralité de leur comptabilité en interne. Enfin les grandes entreprises ayant des besoins spécifiques doivent prêter attention à choisir un logiciel de comptabilité pouvant s’adapter à leurs besoins, et aux outils déjà utilisés au sein de cette dernière.

En fonction de votre activité également : certaines activités ou métiers nécessitent de pouvoir rentrer dans le logiciel comptable certaines informations comme le temps passé sur une tâche, le processus de production, ou encore la gestion commerciale de l’entreprise dans son ensemble.

Comme pour tout logiciel pour votre entreprise, il est nécessaire de lister les besoins de cette dernière, afin de pouvoir choisir le logiciel adapté. De la même manière, les logiciels de comptabilité proposent des versions ou essais gratuits pour se familiariser et tester la compatibilité de l’outil à l’entreprise, ou encore d’échanger avec des conseillers qui sauront vous dire si la solution convient à vos besoins.