Mon Intranet, le SIRH qui simplifie la gestion administrative des PME

Par Laurent Dufour, le 19/11/2020

Dans les PME, un grand mouvement de digitalisation des processus RH est en route depuis quelques années. La gestion administrative représente un coût assez important en temps : la solution pour réduire cette charge est d’utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines.

gestion administrative des PME

Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, avec le mode SaaS, c’est un véritable jeu d’enfant puisque l’entreprise n’a plus à se soucier des aspects techniques qui seront pris en charge par l’éditeur.

La location de logiciel RH : une solution simple et économique

Pendant longtemps, le modèle dominant en matière d’acquisition de logiciel était d’acheter la licence d’une version spécifique et le matériel qui va avec, pour l’installer et la faire fonctionner. Ce système présentait plusieurs inconvénients pour les utilisateurs : nécessité de maîtriser le processus d’installation et de configuration, obligation de prendre un contrat de support et d’acheter des mises à jour de façon régulière, etc. Le coût total sur plusieurs années était difficilement prévisible et pouvait souvent exploser par rapport au budget initialement prévu.

Au milieu des années 2000, la mode du SaaS a vu le jour. SaaS signifie Software as a Service, autrement dit : logiciel en tant que service. L’entreprise n’achète plus une licence d’utilisation d’un logiciel, mais un droit d’accès à un service en ligne. C’est une véritable révolution dans l’écosystème des logiciels de gestion. Pour l’entreprise, cela représente de nombreux avantages :

  • Toute la partie technique est prise en charge par l’éditeur : hébergement, installation et configuration de l’applicatif.
  • Les mises à jour sont réalisées de façon régulière par l’éditeur, sans intervention du client utilisateur.
  • Au lieu d’acheter une licence, l’entreprise souscrit un abonnement comprenant le droit d’accès au service, mais aussi l’assistance technique.

la gestion des ressources humainesAvec un tel système, l’entreprise cliente peut vraiment se focaliser sur l’utilisation et ne perd plus de temps avec la gestion technique, pour laquelle elle n’avait souvent ni le temps ni les compétences. Le SaaS répond ainsi aux contraintes de l’ancien modèle. Par exemple, pour le logiciel RH Mon Intranet, les phases d’installation et de configuration réalisées par l’éditeur ne prennent pas plus de 2 heures pour une PME de 100 personnes. Ainsi, l’entreprise peut très rapidement commencer à utiliser son nouveau service logiciel.

La gestion des congés, pierre angulaire du SIRH

La gestion des congés et absences est le module de base que l’on doit trouver dans tout SIRH digne de ce nom. Ce module a pour fonction principale de permettre aux utilisateurs de soumettre leurs demandes de congés. Celles-ci passent ensuite dans un workflow de validation où les différents responsables hiérarchiques vont valider (ou refuser) ces demandes. Chaque demande vient alimenter un planning global permettant ainsi aux collaborateurs d’avoir une vision panoramique de la présence de leurs collègues. Ceci facilite grandement l’organisation de l’activité.

En France, une surcouche s’ajoute souvent dans les petites et moyennes entreprises : la gestion des heures supplémentaires. Là encore, le logiciel RH offre une solution en permettant aux employés de déclarer leurs heures supplémentaires pour pouvoir ensuite bénéficier d’heures de récupération. Ces heures peuvent être bonifiées suivant les règles applicables dans l’entreprise.

Le suivi des activités, pour mesurer la productivité

Avez-vous une idée de ce que font réellement vos employés au quotidien ? Sur quels projets est-ce qu’ils passent le plus de temps ? Quel est le client qui mobilise le plus grand nombre de ressources en interne ? Vous en avez probablement une vague idée. Grâce au suivi des activités, vous allez pouvoir obtenir des métriques très précises. Ce genre d’outil est indispensable pour les entreprises de services où des consultants interviennent sur des missions auprès de clients.

Chaque semaine, l’employé indique le temps passé (en jours ou en heures) sur chaque tâche, activité, projet ou client. Ensuite, ces données sont consolidées avec l’application d’un taux horaire ou d’un taux journalier. Ceci vous donne la possibilité en tant que chef d’entreprise de savoir de façon très précise quels sont les coûts imputables à chaque projet client. Cette base est essentielle pour la refacturation externe ou interne. Vous pouvez également utiliser cette fonction pour consolider le temps passé sur les projets de recherche et développement éligibles au crédit d’impôt recherche. La centralisation des données permet un gain de temps considérable ainsi qu’une réduction drastique du risque d’erreur.

Les états de présence, pour savoir où sont vos employés

Entre le télétravail, les absences et les rendez-vous chez le client, vous avez peut-être du mal à suivre où se trouvent physiquement vos employés au quotidien. Pourtant, c’est une donnée essentielle à bien des égards. Une des fonctions originales de Mon Intranet, c’est la possibilité de suivre la localisation de chaque employé à la journée ou à la demi-journée.

L’employé indique où il se trouve suivant des états prédéfinis. Ensuite, vous avez accès à cette information au niveau du planning global, mais aussi dans des rapports très complets qui incluent des statistiques par employé et par état de présence. Ces tableaux de bord sont par exemple utiles pour connaître le nombre de jours de télétravail par employé ou encore le nombre de jours passés à l’étranger dans l’année. Cela vous permet aussi de savoir combien d’employés se trouvent dans vos locaux chaque jour, donnée très utile en période de pandémie quand des restrictions s’imposent.

Les notes de frais, pour suivre le coût des déplacements

Les notes de frais représentent un poste de dépense important dans l’entreprise. Leur gestion est donc critique. Chaque mois, vos employés se déplacent pour rencontrer des clients, intervenir sur des projets ou encore participer à des réunions avec des collègues sur d’autres sites de l’entreprise. Ces déplacements engendrent des frais que vous devez ensuite leur rembourser.

Dans Mon Intranet, vous disposez d’un module complet de gestion des notes de frais. Les employés peuvent saisir leurs dépenses en quelques clics et ainsi en obtenir le remboursement après le passage dans un workflow de validation. Si vous souhaitez valider les ordres de mission avant que l’employé ne se déplace, vous pouvez lui demander de saisir une demande de déplacement incluant un prévisionnel des dépenses prévues. Cette demande pourra ensuite être rappelée pour réduire le temps passé sur la saisie de la note de frais.

Le service Rh en ligne est un outil collaboratif présentant de nombreux avantages :

  • Une gestion centralisée pour l’administration du personnel.
  • La dématérialisation de processus autrefois gérés avec des formulaires papier.
  • Un gain de temps dans la gestion des tâches administratives pour tous les employés.
  • Une réduction du risque d’erreurs : plus de perte ou d’oubli de demandes, tout est présent dans le système d’information RH.

La transformation numérique est en route. Les grandes entreprises y travaillent depuis de nombreuses années et les PME peuvent également en bénéficier dès aujourd’hui de façon très simple grâce aux solutions SaaS pour piloter au mieux leur activité.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.