La dématérialisation des documents administratifs

Par Laurent Dufour, le 18/11/2020

Les innovations issues de la digitalisation de notre économie nous apportent de nouveaux outils à la fois pratiques et sources de nouvelles économies de temps et d’argent. Les outils de dématérialisation des documents administratifs font partie de cette démarche.

dématérialisation documents

Ils représentent un levier essentiel de la transition digitale des entreprises notamment au travers du gain de temps mais aussi de la traçabilité des échanges. Comment mettre en place la dématérialisation des documents administratifs ? Le matériel de numérisation est-il important ? Quelle valeur juridique a un document numérisé ?

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est la dématérialisation des documents et comment l’appréhender.

La dématérialisation des échanges

De plus en plus d’échanges de documents se font de manière dématérialisée. De multiples raisons motivent les TPE et les PME à remplacer les documents administratifs papier par des fichiers numériques (amélioration de la rentabilité, préservation de l’environnement, archivage, diffusion de l’information, …).

Pour les entreprises, la digitalisation commence souvent par la dématérialisation de la comptabilité et des factures. Viennent ensuite la numérisation des dossiers commerciaux (devis, bons de commande, partenariats, contrats, CGV, …) et des documents juridiques et sociaux (contrat de travail, fiche de paie, …). La démarche se termine par la dématérialisation du reste des documents (mandats, support de gestion, …).

La numérisation d’une organisation passe par plusieurs étapes :

  • La numérisation des documents existants,
  • La mise en place des outils de numérisation et de traçabilité mais aussi de création, d’édition et de stockage sécurisé des documents,
  • Intégrer l’utilisation de la signature électronique par l’ensemble des équipes.

Le plus souvent les entreprises passent par l’utilisation d’un outil de Gestion Electronique des Documents (GED) qui facilitent la gestion des documents numériques. L’utilisation des documents numériques est rendue plus souple et plus fiable ce qui accroît la facilité et la rapidité des échanges. C’est au final l’ensemble de la culture d’entreprise qui s’en trouve modifiée.

Quelle numérisation pour mes documents ?

La qualité de la numérisation a bien évidement son importance. Un document peut être amené à devoir être transmis, édité, agrandi, imprimé puis scanné. S’il est aujourd’hui possible de scanner un document avec de nombreux supports (photocopieuse, scan personnel, smartphone, …) tous ne sont pas recommandés pour réaliser des scans professionnels.

Pour une utilisation spécifique ou importante, il est préférable d’utiliser des scanners de documents professionnels. Surtout lorsqu’on est amené à devoir travailler avec des supports de mauvaise qualité.

Quelle valeur juridique a un document numérisé ?

La valeur juridique d’un document

La valeur juridique d’un document numérique repose sur les conditions dans lesquelles il a été conçu.

Il faut distinguer les documents qui sont conçu numériquement, à savoir créés par un logiciel et les documents qui ont été numérisés, scannés et copiés de manière numérique.

Les documents crées numériquement sont réputés comme étant des originaux. Leur unicité est reconnue, ce qui leur donne une valeur légale. Par contre les documents numérisés n’ont pas de valeur légale, il faut donc conserver la version papier du document.

Aux yeux de la loi, les documents numérisés n’ont de valeur qui s’il est possible de garantir :

  • l’impossibilité de le modifier (son inaltérabilité)
  • un archivage dans son état d’édition
  • l’identification de la personne qui l’a créé.

La signature électronique

La signature électronique permet d’identifier le créateur ou le signataire d’un document numérique. Cela doit être réalisé avant le stockage et l’archivage du document, si possible dans un e-coffre-fort. La norme en vigueur en termes de signature électronique est la norme eIDAS utilisée depuis juillet 2017

Les signatures électroniques sont conçues pour être infalsifiables, inaltérables et non-réutilisables. Un certificat de signature électronique est nominatif, il est remis à une personne qui est la seule à pouvoir en disposer Un document signé par signature électronique dispose d’une valeur légale.

Remarque :

Signer un document de manière électronique engage une personne de la même manière que lorsqu’elle signe un document papier de manière manuscrite.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.