Comment organiser un séminaire d'entreprise ?

Organiser un séminaire pour ses employés : les étapes à suivre !

Pour un séminaire réussi, pensez à inclure ces étapes :

Définir l’objectif

La première étape dans l’organisation d’un séminaire pour vos employés est d’en définir le but. Souhaitez-vous motiver vos salariés ? S’agit-il d’un séminaire d’intégration pour accueillir les nouvelles recrues ? Est-ce une formation pour s’initier aux nouveaux outils de travail ? Établissez clairement vos objectifs. Cela sera le fondement de votre démarche.

Le budget

Vous ne pouvez pas organiser un évènement sans un plan budgétaire clair. Si vous n’avez pas défini ce volet au préalable, vous risquez de faire face à beaucoup de dépenses imprévues. Le budget d’une soirée restaurant ne sera sans doute pas le même que celui d’un week-end dans un hôtel.

La date

Avant de valider la date de votre séminaire, il est essentiel d’avoir l’avis de vos collaborateurs. Ils pourront vous informer de leur disponibilité. Par exemple, il est recommandé d’éviter la période des vacances scolaires. Cela pourrait être très difficile pour les parents.

Le lieu

Vous pensez à organiser un week-end de formation ou de présentation, une soirée dans un restaurant ou une destination nature ? Il est important de choisir un lieu et un thème qui reflètent le but de votre séminaire. Dans cette perspective, vous pourrez adapter la déco, les collations et penser à proposer un buffet et des cocktails.

Fournir un planning détaillé

Pour inclure tous les participants, vous devez leur fournir un document contenant tous les détails. Le déroulement de chaque journée, les horaires, les salles, les activités, les moments de pause… rien ne doit être laissé au hasard. Assurez-vous de noter toutes les informations pour que chaque participant sache quoi faire.

Après l’événement, il est nécessaire de communiquer

Il est très important de remercier vos collaborateurs après la fin de l’événement. Par exemple, vous pouvez mettre au point un formulaire d’évaluation pour juger la satisfaction des participants. Pensez aussi à partager une note de remerciement. Ce sera très apprécié. Veillez également à mémoriser l’événement à travers des photos de groupe.

Faire appel à un Pro : quels sont les avantages ?

Il est toujours préférable de confier l’organisation de votre séminaire à une équipe professionnelle et qualifiée.

Tout d’abord, vous faites économie de temps. C’est l’agence événementielle qui se chargera de tout. Un organisateur professionnel aura déjà à son actif des dizaines d’événements réussis. Avec son équipe, il pourra évoluer selon le budget que vous avez fixé. Il pourra donc vous conseiller et vous proposer des idées originales. Si vous cherchez un lieu atypique, ou une destination de vacances pour surprendre vos employés ou faire du team building, il aura beaucoup d’adresses à recommander.

Ensuite, le professionnel de l’évènementiel s’assurera de vérifier tous les détails de votre événement comme la présence de tous les participants enregistrés. Si vous souhaitez intégrer des activités ou des animations, un organisateur pro pourra définir un choix adapté à votre objectif. Il veillera à ce que le planning soit respecté minutieusement. De plus, il saura gérer tout imprévu.

Enfin, grâce à son réseau de collaborateurs, vous pourrez bénéficier de réductions sur les prestations comme la restauration et la décoration