Ostéopathe : des outils performants pour mieux gérer sa patientèle

Par Marie Lusset, le 24/06/2021

La digitalisation tend aujourd’hui à s’amplifier dans pratiquement tous les secteurs d’activité. Convaincus des différentes valeurs ajoutées qu’elle apporte à tous ceux qui savent en tirer parti, les professionnels sont de plus en plus enclins à s’orienter vers des outils applicatifs qui leur permettent de piloter leur activité dans les meilleures conditions.

Outil ostéopathe

Les ostéopathes ont eux aussi fait le choix de se lancer dans l’aventure. Et ce afin d’améliorer leur visibilité, de gérer au mieux leur patientèle, d’améliorer davantage l’expérience des patients, d’optimiser leur planning, de gagner du temps dans la gestion de leur cabinet et de s’inscrire dans les tendances actuelles. Vous êtes ostéopathe et vous vous apprêtez à prendre le virage de la digitalisation ? Vous n’avez pas d’idée précise concernant le genre d’outil dont vous aurez réellement besoin ? Découvrez dans cet article tous nos conseils à ce sujet.

Pourquoi utiliser les outils logiciels dédiés aux ostéopathes ?

À présent que le digital fait partie intégrante du monde professionnel, les fournisseurs de solutions logicielles s’efforcent de développer différents outils pouvant répondre au plus près aux exigences de chaque métier, tout en favorisant une prise en main aussi rapide qu’intuitive. L’ostéopathie figure en effet parmi les domaines qui se trouvent dans leur ligne de mire car les praticiens qui évoluent dans ce domaine sont plus que jamais motivés à l’idée d’intégrer le digital dans leur exercice de tous les jours.

Aujourd’hui, les ostéopathes n’ont que l’embarras de choix en matière de logiciels. Encore faut-il trouver celui ou ceux qui s’adaptent parfaitement aux réalités de leur métier avec les fonctionnalités dont ils ont réellement besoin : pour en savoir plus sur le prix d’un logiciel pour ostéopathe, vous pouvez consulter directement les sites des éditeurs de logiciels spécialisés dans ce domaine.

solution logicielle ostéopathie

Avant de détailler les différentes fonctions à prioriser et les critères à retenir pour choisir un logiciel développé autour de l’ostéopathie, faisons d’abord un tour d’horizon des différents avantages de ce type d’outil.

Gain de temps pour le praticien

Entre la prise de rendez-vous, les consultations, la gestion de visites, le suivi des patients et les différentes formalités administratives, la journée d’un ostéopathe s’avère souvent bien remplie. Il n’est donc pas surprenant si un tel praticien peine de plus en plus à gérer son activité, quel que soit son statut. Fort heureusement, il peut désormais investir dans des outils performants considérés comme de véritables alliés au quotidien. Proposant un large panel de fonctions, ces outils permettent avant tout un gain de temps significatif dans le sens où ils sont en mesure d’automatiser pratiquement toutes les tâches annexes de l’ostéopathe. Ce dernier peut ainsi limiter au maximum ces activités (comptabilité, gestion de temps, gestion de la patientèle, facturation…) pouvant se révéler chronophages, redondantes et à faible valeur ajoutée, et se consacrer entièrement à son métier.

Il lui sera plus facile de rentabiliser son temps de travail et de satisfaire davantage ses patients. Par ailleurs, le logiciel étant rapide à prendre en main, le praticien passera peu de temps à le configurer et à le manipuler.

Un logiciel adapté aux ostéopathes : pour une organisation facilitée

Un logiciel dédié aux ostéopathes s’occupe de tout, ou presque, de la prise de rendez-vous aux éventuelles annulations. Urgences, suivis, consultations… tout peut être programmé en fonction des critères définis par l’ostéopathe lui-même. Il peut même envoyer à ses patients un rappel quelques jours avant le rendez-vous, sans action supplémentaire de sa part.

Le praticien bénéficie de surcroît d’un dashboard qui lui permet de visualiser d’un simple coup d’œil ses rendez-vous, ou encore les messages laissés par ses patients durant son absence. Il peut programmer le logiciel de telle sorte que ce dernier puisse mettre à jour en temps réel ses créneaux disponibles. En seulement quelques clics, ses patients pourront ainsi choisir leur créneau préférentiel et prendre facilement rendez-vous. Une fois la prise de rendez-vous effectué, le logiciel, qui est déjà programmé par le praticien, transmet aux patients un SMS ou un e-mail de confirmation de leur réservation. Le logiciel peut ainsi être configuré de façon à s’adapter au fonctionnement des cabinets d’ostéopathie.

Gestion optimisée du dossier patients

Avec un logiciel performant, les ostéopathes n’ont plus à s’encombrer avec des documents en format papier puisque toutes les données relatives aux patients peuvent être centralisées au sein d’une seule et unique base de données structurée. Ces praticiens peuvent alors alimenter rapidement leurs dossiers patients avec toutes les informations liées à chacun : les consultations en cours, les factures, les résultats d’examens médicaux, les antécédents, etc.

Tenue aisée de la comptabilité du cabinet d’ostéopathie

Après chaque consultation, les ostéopathes équipés d’un logiciel adapté peuvent éditer en un rien de temps une facture personnalisée en bonne et due forme pour leur patient. Ces praticiens profitent également d’une gestion automatisée de leur compatibilité. Par ailleurs, les consultations qu’ils facturent ainsi que tout ce qui se passe sur le compte bancaire de leur cabinet feront l’objet d’une synchronisation automatique avec leur compatibilité. Pour ce qui est des différents justificatifs, les utilisateurs du logiciel n’ont qu’à les scanner, puis les uploader dans les dossiers dédiés.

Visualisation en temps réel de la performance du cabinet

Une solution logicielle conçue spécialement pour les ostéopathes est en mesure de récapituler mois après mois les performances du cabinet au sein duquel elle est en place. Ce récapitulatif, qui se présente sous la forme de statistiques, est directement accessible dans le tableau de bord et met en évidence différents indicateurs clés de performances : la visibilité du cabinet, l’évolution du chiffre d’affaires, le taux de fidélisation, etc.

Logiciel pour ostéopathes : quelles fonctions privilégier ?

Pour que vous puissiez profiter de tous ces avantages, vous devez vous assurer que le logiciel dans lequel vous vous apprêtez à investir inclut toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Il faut en effet qu’il s’accorde exactement à la pratique de votre cabinet, ainsi qu’au nombre de thérapeutes qui y exercent. Voici quelques exemples de fonctions qui, en agissant en synergie, faciliteront au maximum la gestion de votre cabinet, votre patientèle, votre agenda ainsi que la comptabilité.

Agenda online du praticien

L’agenda en ligne est la toute première fonction que vous devez privilégier. Elle vous permet en effet une gestion beaucoup plus aisée de vos rendez-vous, ainsi que des disponibilités de chacun des thérapeutes intervenant au sein de votre cabinet. Autrement dit, elle optimise votre planning. Si cette fonction vous est indispensable, elle l’est d’autant plus pour vos patients. Intégrée sur le site officiel de votre cabinet d’ostéopathie, elle offre à ces derniers la possibilité de prendre facilement un rendez-vous en ligne en fonction de la disponibilité de vos thérapeutes, sans avoir à créer préalablement un compte client. En quelques clics, ils peuvent consulter le calendrier de vos thérapeutes et sélectionner le praticien dont les créneaux horaires disponibles leur conviennent. Votre cabinet gagnera ainsi du temps en réduisant le volume des appels téléphoniques et en offrant plus de flexibilité à vos patients.

Par ailleurs, depuis le même module, vous pouvez envoyer à ces derniers un SMS de rappel quelques jours avant la consultation. Avec ce rappel, vous réduisez l’absentéisme et vos patients reçoivent toutes les informations indispensables relatives à leur rendez-vous : adresse, coordonnées GPS, parking…

planning cabinet ostéopathie

Gestion des fiches patients de l’ostéopathe

Cette fonction permet une saisie intuitive des différentes informations recueillies lors des consultations, anamnèses et tests. Elle permet ainsi de créer des fiches patients aussi complètes que synthétiques. L’outil se charge par la suite de classer ces données par catégories : renseignements généraux, antécédents, examens, motifs, consultations, traitements…

Selon le logiciel, vous pouvez associer des documents médicaux de différentes natures à chaque dossier patient, ou encore procéder au partage de votre base de données avec vos confrères ou autres utilisateurs. Dans tous les cas, grâce à cette historisation complète des fiches patients, vous retrouvez en un clin d’œil l’ensemble des actes prodigués ainsi que l’historique des prises en charge. Vous pouvez ainsi améliorer l’interaction avec chacun de vos patients, et affiner séance après séance les traitements dispensés.

Cabinet d’ostéopathie : facturation et comptabilité

Hormis la gestion de l’agenda, des réservations et de l’historisation des dossiers patients, le module facturation et comptabilité est l’une des fonctions qui doivent faire partie intégrante de votre logiciel. C’est lui qui se charge d’éditer automatiquement vos factures à la fin des consultations et de veiller à ce qu’elles comportent toutes les mentions légales. Le module permet de surcroît l’automatisation de :

  • la génération d’une déclaration 2035
  • la saisie des dépenses, recettes et immobilisations
  • la gestion des archives
  • l’export de vos données comptables et leur transmission numérique à votre expert-comptable ou à votre agence de gestion agrée (AGA)

En bref, un module de facturation et comptabilité vous exonère de toutes les opérations comptables chronophages qui peuvent à la longue devenir un véritable casse-tête. Il vous permet de vous concentrer sur l’essentiel.

Outils permettant le développement de la patientèle

Puisque nous sommes aujourd’hui de plus en plus dans une ère digital first, le développement de votre patientèle et l’augmentation des réservations passent inexorablement par l’optimisation de votre visibilité en ligne. Il apparaît alors plus opportun de privilégier les solutions logicielles pouvant vous accompagner dans la création d’un site à l’image de votre cabinet, l’optimisation de son référencement naturel (SEO), la gestion de vos campagnes Google Ads, la création de contenus professionnels ou d’une identité digitale sur mesure…

Les logiciels proposant de tels outils se révèlent certes plus onéreux, mais ils ne manqueront certainement pas de vous aider à vous créer une visibilité en ligne et une e-réputation particulièrement solides.

Génération de statistiques pour le professionnel de santé

Statistiques consultations et patients, statistiques entreprise, statistiques comptabilité et finances, statistiques fidélisation… un logiciel qui peut réaliser et sortir différentes statistiques votre offre une vision à 360° de l’évolution de votre activité, et vous permet ainsi de piloter de manière efficace votre cabinet.

logiciel statistiques ostéopathe

Sur quels critères choisir son logiciel pour ostéopathe ?

Pour faire le bon choix, le premier réflexe que vous devez avoir est de vérifier si les solutions logicielles qui ont suscité votre intérêt ont été développées en collaboration avec une équipe d’ostéopathes. Si c’est le cas, c’est qu’elles peuvent en effet s’adapter aux réalités de votre secteur. Dans le cas contraire, nous vous conseillons de passer votre chemin.

Notez qu’avec un logiciel conçu et développé par vos confrères eux-mêmes, vous bénéficierez nécessairement de toutes les fonctionnalités qui répondent au plus près aux besoins de votre cabinet. Il permettra à votre structure de relever tous les défis auxquels sont confrontés quotidiennement les ostéopathes.

Le deuxième critère auquel votre attention doit se porter tient au niveau de sécurité des données que proposent les éditeurs. Vous ne devez privilégier que ceux qui sont en partenariat avec une société d’hébergement dont l’activité a fait l’objet de certifications HDS (Hébergement de Données de Santé), ISO 27001 et RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Puisque vous êtes amené quotidiennement à collecter, stocker et exploiter des données personnelles dites sensibles, la sécurité des données revêt une importance capitale.

Après vous être assuré que les logiciels qui vous intéressent ont été pensés par des professionnels de l’ostéopathie et qu’ils peuvent garantir un niveau de sécurité infaillible, il y a lieu de vérifier si les fonctions que vos confrères ont implémentées répondent parfaitement aux exigences de votre cabinet. Assurez-vous que ces logiciels soient faciles à prendre en main, simples, intuitifs, ergonomiques et compatibles avec tous les systèmes d’exploitation qui équipent les ordinateurs, smartphones et tablettes que vous utilisez.

Il convient de surcroît de vérifier si leurs éditeurs vous garantissent la possibilité de recevoir régulièrement et systématiquement les mises à jour nécessaires afin de faire évoluer le logiciel avec de nouvelles fonctionnalités. N’oubliez pas bien sûr de porter une attention particulière sur leur coût, tout en vérifiant si les fournisseurs proposent ou non un essai gratuit de leurs solutions logicielles.

Bien entendu, il est important de tester préalablement les solutions logicielles qui vous semblent les plus pertinentes pour en évaluer l’ergonomie, l’intuitivité, la facilité de prise en main et l’efficacité. L’essai gratuit est aussi l’occasion de les comparer efficacement et de choisir en toute connaissance de cause le logiciel qui vous convient le mieux.

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Marie Lusset

Marie Lusset est diplômée d’un master en droit des affaires internationales et d'un master en management et développement des entreprises. Elle accompagne les porteurs de projet à créer leur entreprise et développer leur activité.