10 conseils pour mieux manager à distance

À distance, manage-t-on différemment ses salariés ? Entre responsabilisation, agilité et démocratie participative, on vous dit tout sur le nouveau rôle du manager de proximité.

Management à distance : comment renforcer l’implication des salariés ?

2020 a coupé court à la présence physique au travail. En janvier 2021, un quart des salariés étaient concernés par le télétravail, au moins un jour par semaine (Les Echos, avril 2021).

Les collaborateurs se sont adaptés à cette nouvelle réalité. Cette expérience inédite, souvent mise en place dans la précipitation de l’événement, semble pourtant devenir la norme pour bon nombre d’entreprises. Le manager doit alors accompagner au mieux son équipe afin de garder la cohésion des collaborateurs autour d’une vision cohérente de l’entreprise.

Communication et confiance comme fondement d’un bon management à distance

Cette distanciation physique a donné lieu, paradoxalement, à davantage de proximité dans les relations entre les collaborateurs et leur manager. Comment impulser une dynamique de groupe lorsque la plupart des équipes est en dehors de l’entreprise ? Pour établir de bonnes relations, il faut savoir faire confiance et bien communiquer : c’est le fondement de la réussite pour maintenir la motivation et l’implication des salariés dans l’entreprise. Savoir qui fait quoi au sein des équipes tout en donnant à chacun l’autonomie nécessaire pour se responsabiliser et s’épanouir dans son travail fait partie du nouvel équilibre d’un management à distance réussi. Entre empathie et autonomie, manager et salariés recomposent le nouvel archétype de l’entreprise de demain.

Le top 10 des bonnes pratiques pour réussir son management à distance

Du jour au lendemain, le manager a repensé sa relation avec ses équipes et recréé les conditions sereines propices à une nouvelle dynamique collective et au bien-être de chacun. Regardons de plus près les bonnes pratiques à mettre en place pour devenir un bon manager de proximité.

1. S’adapter et utiliser les bons outils de communication collaboratifs

La mise en place rapide du télétravail massif dans les entreprises, lors de l’épisode de pandémie, a mis en évidence la flexibilité des collaborateurs à s’approprier de nouveaux modes de communication jusqu’ici principalement utilisés par les starts-up et les grandes entreprises. Ces nouveaux outils numériques de communication ont permis un partage de fichiers et un accès aux données de l’entreprise à distance. Ils ont rendu possible la délocalisation du travail à la maison. Messageries instantanées, Hangouts, Slack ou planificateurs de tâches comme Trello ou Google Drive, sont devenus les nouveaux espaces de travail collaboratifs à distance aux côtés de plateformes de visioconférences, telles que Zoom ou Skype pour animer des réunions entre différents collaborateurs dispersés.

2. Soutenir ses équipes de manière concrète

Loin des yeux ne veut pas dire loin du cœur ! Sachant les membres de votre équipe à distance, il est important de communiquer régulièrement avec eux afin d’éviter un isolement vite perçu comme contre-productif pour l’une ou l’autre partie. Assurez-vous d’abord que vos salariés soient bien installés dans leur espace de travail à domicile et qu’il ne leur manque rien pour bien travailler en termes de connexion et de matériel informatique notamment. Afin de garder le lien avec l’entreprise, pourquoi ne pas leur envoyer une box de cadeaux spécial télétravail contenant des accessoires high-tech

accompagnés de petites douceurs: chargeur, tapis de souris, casque audio, plante verte, chocolat sont autant de petites attentions bienveillantes et rassurantes pour marquer votre présence et garder un lien concret avec l’entreprise.

3. Choisir le bon canal de communication

“Allô ! Tout le monde m’entend ? Prêts pour la visio ?” Voilà le type de phrases échangées entre manager et collègues en ces temps de travail à distance. Si garder un contact régulier, quotidien, avec son équipe est primordial, il est pertinent de s’interroger sur le mode de communication le plus approprié selon la situation rencontrée. Besoin d’un éclairage précis sur un sujet ? Privilégiez le téléphone, rapide et direct, pour faire le point avec une ou deux personnes et organisez une visioconférence pour une réunion collective avec l’ensemble des équipes. L’un et l’autre canal n’auront pas le même impact en termes de conversation et de ressenti. De même, un mail sera plutôt choisi pour exposer de manière posée et précise une demande ou une information. Rien ne sert donc de multiplier les visioconférences, elles sont souvent chronophages et trahissent aussi, souvent à tort, le langage corporel de chacun. En résumé, il faut garder à l’esprit que le but essentiel de la communication à distance est de maintenir du lien entre les salariés et les dirigeants.

4. Mettre en place des échanges ponctuels et réguliers

Cette réorganisation du travail entre les équipes à gérer en présentiel et celles à distance implique un planning clair et un suivi régulier de l’activité. Il s’agit donc d’instaurer des rituels de communication à une plage horaire concertée à l’avance. Se retrouver tous les matins à heure fixe est une routine quotidienne qui permet de garder contact et d’échanger sur les tâches à effectuer, celles en cours et à venir. Chaque semaine, le point hebdo marquera le récapitulatif de l’avancée des projets et les difficultés rencontrées. Ces réunions d’échanges doivent aussi respecter un temps de parole pour chacun.

5. Se fixer des objectifs clairs et atteignables

Encore plus vrai dans le cas du travail à distance, le cadrage des missions devient indispensable pour bien associer chacun au rôle qu’il lui est attribué. Bien définir et expliquer le travail à faire permet aux salariés d’acquérir une plus grande autonomie ! Il s’agit pour le manager de trouver le juste équilibre entre bienveillance et exigence du travail bien fait en laissant une marge de manœuvre au salarié pour agir efficacement et le guider vers la bonne direction.

6. Favoriser la co-responsabilité de chacun, coordonner efficacement

Pour retrouver une dynamique collective, il faut laisser les salariés devenir acteurs de leur travail par une prise d’initiatives et développer les relations d’entraide : travail en binôme, mutualisation des ressources entre collaborateurs tout en gardant le cap vers les objectifs visés et en veillant à ce que chacun connaisse son rôle et les process. D’une logique de contrôle, on passe à une culture de l’autonomie et de la confiance. La communication et le partage des informations est essentiel à l’esprit d’équipe.

7. Instaurer davantage de souplesse dans la gestion du travail

Le travail à distance implique une gestion plus flexible des ressources humaines. Si le temps de travail doit être défini et respecté, une flexibilité horaire peut être accordée au salarié afin de lui permettre de quitter plus tôt pour se rendre à un rdv médical ou chercher ses enfants à l’école, quitte à rattraper le retard le lendemain ou à son retour. Il s’agit de trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle sans que l’une empiète de façon négative sur l’autre. Il faut laisser les salariés aménager leurs tâches selon leur temps de présence ou non dans l’entreprise. À eux de s’organiser entre un travail qui demande de la concentration et donc un certain isolement bienvenu, et des tâches plus opérationnelles à réserver pour le bureau.

8. Prendre en compte les différents profils

Alors que les plus de 35 ans connaissent bien les codes et les rouages de l’entreprise, les digital natives n’ont pas vécu cette mise à distance au travail de la même manière. À ceux qui ont découvert le monde de l’entreprise par le seul prisme du télétravail, il manque des repères physiques solides pour construire une réelle culture d’entreprise. A contrario, là où la jeune génération est à l’aise avec son image, grâce à l’agilité envers les réseaux sociaux, les plus expérimentés se montrent plus réticents à appréhender leurs visages et leurs expressions lors d’une réunion virtuelle. Au manager de s’adapter à ces différents profils de salariés pour insuffler une nouvelle forme de relation plus co-constructive avec la réalité intergénérationnelle de l’entreprise.

9. Savoir cultiver ses relations

Si le rôle du manager est de distribuer les cartes, il doit également se rendre disponible pour chacun par une écoute active et réactive face aux difficultés et aux obstacles rencontrés. Une bonne communication ne doit pas laisser de doute ou d’incompréhension s’installer au risque de perdre la confiance, encore plus si la distance est là, choisie ou subie. Il doit gérer rapidement les conflits sous-jacents et mettre au clair les zones d’ombre pour maintenir la motivation de chacun. Des feedbacks réguliers pour faire le point ou annoncer l’avancée des projets maintiennent le cap des équipes. Dire merci à ses équipes et le faire savoir par la remise de cadeaux que l’on peut retrouver sur ce site est une belle idée pour récompenser les efforts de chacun.

10. Trouver le ton juste

Un peu d’humour ne fait pas de mal ! L’échange de messages au cours de la journée dans une messagerie instantanée telles que Slack ou Hangouts permet d’apporter du liant plus spontané que les points d’informations quotidiens. Un bon manager ne se résume pas à un chef qui supervise et contrôle, il accompagne et fait grandir son équipe qu’elle soit à distance ou au sein de l’entreprise ! Les interactions formelles et informelles nourrissent la cohésion d’équipe et renforcent le sentiment d’appartenance à l’entreprise, facteur de motivation et d’engagement. Pouvoir aborder le métier de manière plus légère, de la vie extra professionnelle du salarié, humanise les relations.

Les qualités “augmentées” du manager de proximité

À ses compétences stratégiques, organisationnelles et humaines, le manager de proximité a vu ses qualités augmentées par la force de l’intelligence émotionnelle pour accompagner ce changement structurel d’organisation :

• Savoir communiquer ++ : À un discours transparent, une écoute active et positive pour motiver efficacement.
• Avoir un esprit d’ouverture et de curiosité : On attend du manager de proximité une capacité à anticiper et à maîtriser de nouveaux outils pour mieux collaborer.
• Faire preuve d’empathie : Le nouveau manager est altruiste, disponible et pense au bien-être de ses salariés.

D’un coach inspirant et bienveillant (voire paternaliste), le manager virtuel devient un leader innovant et investi d’une gentillesse réciproque qui aura un impact positif sur l’implication de chacun et sur la performance globale de l’entreprise.

La mise en place d’un management à distance a mis en évidence de nouvelles pratiques managériales, plus horizontales, tournées vers l’échange et l’empathie. La capacité à relever les incertitudes, à accompagner la prise d’initiatives et la responsabilisation de chacun, a permis -dans certaines organisations- d’accélérer la modernisation et la digitalisation des outils de travail. Reconnaître les individualités, retrouver une dynamique du collectif sont les défis à relever du management à distance afin que l’entreprise reste encore une belle aventure humaine à vivre.