Organisation de séminaire

Par Laurent Dufour, le 14/09/2019

Organiser un séminaire d’entreprise demande une certaine expérience et des connaissances précises pour que son déroulement se passe dans les meilleures conditions possible.

Il est extrêmement important pour les décideurs d’entreprise et les collaborateurs que l’événement soit vécu comme une réussite, de manière à renforcer la cohésion et inciter tous les participants à s’investir davantage dans la vie de l’entreprise. Si vous aussi avez comme projet de réunir tous vos collaborateurs à l’occasion d’un séminaire d’entreprise, voici 5 erreurs à ne pas commettre pour mettre toutes les chances de votre côté.

Encore trop de personnes ne savent pas comment organiser un séminaire d’entreprise et oublient d’incorporer dans l’organisation certaines données pourtant fondamentales. Il est en effet impératif de connaître les objectifs fixés par ce dernier. Sans cela, il est relativement facile de passer à côté de l’effet recherché.

Par exemple, si votre but est de réunir les décideurs d’entreprise pour réfléchir à des orientations commerciales différentes, pour définir une restructuration massive de certains services ou pour régler une crise au sein de l’entreprise, le lieu devra être propice à la réflexion et à la détente. Dans le cas contraire, ce dernier ne ferait qu’aggraver les tensions chez vos collaborateurs déjà stressés par l’enjeu de l’événement. En revanche, si l’objectif recherché par le séminaire est de renforcer la cohésion entre les équipes et d’accroître leur motivation, il faudra que vous optiez pour un cadre permettant de développer le relationnel.

Tout cela explique pourquoi il est important d’avoir précisément en tête la thématique du séminaire et que vos collaborateurs en soient avertis, afin de connaître de leur côté les raisons pour lesquelles ils se déplacent.

CHOISIR UNE MAUVAISE DATE

l'organisation de séminaires professionnelsLa réussite de votre séminaire d’entreprise repose sur un ensemble d’éléments qui, parfaitement assemblés, entraîneront les objectifs escomptés. Parmi ces éléments, la date de l’événement a son importance.

Trop de séminaires sont en effet organisés à des moments inappropriés, certaines dates étant à proscrire absolument pour espérer susciter un maximum de participation. Les jours fériés et les ponts notamment, les vacances scolaires, les jours où des événements sportifs majeurs se déroulent comme les Jeux olympiques, la Coupe du monde de football… doivent être évités. Votre but n’est pas de frustrer vos collaborateurs, mais de les réunir pour développer des valeurs communes. Si vous ne prêtez pas attention à la vie extra-professionnelle de ces derniers, il y a fort à parier que le résultat escompté soit peu probant.

ORGANISER SON SÉMINAIRE D’ENTREPRISE AU DERNIER MOMENT

Il est nécessaire de vous y prendre à l’avance pour préparer votre séminaire de la meilleure des manières. En fonction de vos objectifs, vous allez peut-être avoirbesoin de réserver un lieu atypique et du matériel adéquat pour le déroulement du séminaire, comme des projecteurs, etc.

S’occuper de cela au dernier moment, en plus d’être source de stress, est le meilleur moyen pour voir vos plans échouer, ce qui ne pourrait avoir que des répercussions négatives sur la qualité de l’événement.

Qui plus est, le fait de réserver vous permettra de bénéficier de prix plus avantageux, mais aussi de faire comprendre à vos collaborateurs que ce séminaire est un événement important à ne pas manquer. Plus vous organiserez le séminaire en avance et plus celui-ci sera attendu de la part de ses participants. Vous devrez, pour entretenir cette tension, leur faire part de vos avancées régulièrement.

Dans la même optique, ne pensez pas qu’aux week-ends pour organiser votre séminaire. Au contraire, l’organiser en début de semaine est non seulement un moyen formidable pour surprendre vos équipes, mais aussi pour vous une source d’économies. Les lundi et mardi sont souvent moins onéreux, car moins prisés des entreprises.

NÉGLIGER LA RESTAURATION DURANT UN SÉMINAIRE

L'organisation d'un séminaireParfois, l’organisation d’un tel événement est trop centrée sur les objectifs à tenir et relègue au second plan tout ce qui ne concerne pas directement le sujet du séminaire. Or, un séminaire d’entreprise est un événement global dont il faut prévoir tous les éléments pour qu’il se déroule de la meilleure des façons.

Les repas font ainsi partie intégrante de cette réussite. Il faudra évidemment prévoir des repas bien équilibrés et suffisamment variés pour contenter vos collaborateurs. Mais surtout, ils sont un moyen de renforcer la communication et la cohésion du groupe. Les repas du soir notamment sont importants, puisqu’ils clôturent une journée parfois intense et permettent aux participants de se détendre et de créer des affinités qui jusqu’alors n’étaient pas possibles.

UN RYTHME PEU FAVORABLE

Quel que soit le but recherché de votre séminaire, vous devez impérativement alterner les activités afin de proposer des journées équilibrées. En effet, le meilleur moyen de mobiliser vos collaborateurs est de réfléchir à des activités dites « légères », pour compenser les moments plus formels.

Pour cela, vous pouvez penser à des activités sportives comme de l’accrobranche, la pratique du canoë-kayak, le saut en parachute, etc. Des activités créatives telles que des cours d’œnologie ou des ateliers de cuisine seront également très appréciés des participants. Si toutefois ces idées vous semblent trop banales, rien ne vous empêche de vous tourner vers des activités insolites : survie en milieu naturel, jeu d’évasion réel, bubble foot (jouer au foot dans une bulle), etc.

Pour conclure, la réussite d’un séminaire est conditionnée par de nombreux facteurs. Trop souvent, les participants se plaignent de s’être ennuyés, pire encore, d’avoir vécu ce séminaire comme une souffrance. Pourtant, ces remarques pourraient être évitées si les séminaires d’entreprises étaient convenablement organisés, et s’ils suivaient une thématique et un objectif précis. Si lors d’une réunion, vous pouvez vous contenter de vous en tenir au domaine strictement professionnel, un séminaire est quant à lui un événement extérieur dans lequel le moindre détail compte. Les repas, les activités proposées, les intervenants… tout participe à la qualité globale de l’événement. Le meilleur moyen de faire de votre séminaire une réussite est d’informer le plus tôt possible vos collaborateurs, de manière à leur soumettre votre projet. Dès lors que vous donnez la possibilité aux potentiels participants de s’exprimer (sur la date, sur les activités, sur leur déroulement…), le séminaire ne peut qu’avoir toutes ses chances de remporter un franc succès !

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