A quoi sert l'extrait Kbis ?

Bien qu’il n’ait pas de durée fixe, dans la majorité des cas, pour être authentique et opposable pour les démarches administratives, l’extrait Kbis doit dater de 3 mois maximum. Découvrez à quoi sert ce document et d’autres informations que vous devrez savoir à ce sujet.

Quelle est l’utilité d’un extrait Kbis ?

Considéré comme la carte d’identité de toute entreprise morale ayant une activité professionnelle ou commerciale, l’extrait Kbis est essentiel dans la constitution de dossiers relatifs à certaines transactions, notamment pour :

• l’importation de marchandises ;
• l’ouverture d’un compte bancaire professionnel
• répondre à des appels d’offres privés ou publics.

Une entreprise doit penser à renouveler systématiquement son extrait bien que ce document n’ait pas officiellement de date d’expiration. Il est d’usage de le renouveler tous les trois mois pour toujours disposer d’un Kbis à jour en cas de besoin. Il est possible d’effectuer facilement les démarches pour cela sur un site spécialisé dans la commande d’extrait Kbis directement en ligne. Vous êtes une entreprise commerciale ? Rendez-vous sur www.kbis.net pour commander votre extrait Kbis. Il vous suffit de renseigner la dénomination de votre entreprise, c’est-à-dire le numéro SIREN ou SIRET. En quelques clics seulement, vous pourrez recevoir votre extrait Kbis par mail. Vous pourrez également suivre votre commande via la plateforme.

Les informations figurant sur l’extrait Kbis sont publiques. Tout le monde peut donc y avoir accès en faisant une demande d’extrait auprès du registre concerné. La demande d’extrait Kbis peut être faite directement en ligne, par courrier, ou en se rendant physiquement au RCS, en fournissant :

• la dénomination sociale ;
• l’acronyme ou le nom de la société ;
• le numéro SIREN.

Comme mentionné plus haut, tout le monde peut accéder à l’extrait Kbis d’une entreprise. Il est donc à la portée de tout particulier et de toute entreprise de faire une demande auprès du Greffe concerné ou sur un site d’intermédiation entre les usagers et les Greffes des Tribunaux de Commerce afin de vérifier l’existence juridique d’une quelconque entreprise commerciale.

À noter que pour l’Alsace et la Moselle, la demande d’extrait Kbis se fait auprès de la Chambre de commerce du tribunal d’instance ou de grande instance.

Quelles sont les informations qui doivent figurer sur un extrait Kbis ?

Ce document renseigne sur l’activité de l’entreprise et rassemble toutes les mentions présentées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) :

• Nom du registre correspondant ;
• Nom, acronyme et logo de la société ;
• Numéro d’identification (le numéro SIREN) et code NAF ;
• Forme juridique ;
• Montant total du capital de constitution de la société ;
• Adresse du siège social et de l’établissement principal, et de tout établissement secondaire dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen ;
• Durée de la société (jusqu’à 99 ans) ;
• Date de constitution ;
• Activité détaillée ;
• Nom de domaine du site web de la société ;
• Nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité et adresse du directeur, des associés, des actionnaires ou de tout autre collaborateur impliqué dans la gestion de l’entreprise ;
• Référence des autorisations requises pour les professions réglementées.

Par ailleurs, il renseigne toutes les dispositions du tribunal de commerce en termes de procédures d’insolvabilité. Cela peut s’agir de garanties, de recouvrement ou encore de liquidations.

Qu’en est-il d’une entreprise individuelle ?

L’extrait Kbis concerne uniquement les personnes morales. Les entreprises individuelles attestent de leur existence juridique par le biais d’un extrait K. Ce document contient les mêmes informations que l’extrait Kbis. En revanche, il ne s’agit pas d’un acte notarié. Chaque entreprise individuelle obtient un extrait K par courrier après avoir accompli les démarches de création.

Le justificatif pour les commerçants est l’extrait D1. Pour les professions libérales, c’est le SIREN ou le SIRET qui va attester de leur existence légale. Quant aux auto-entrepreneurs, le justificatif dépend de la nature de l’activité :

• un extrait Kbis pour ceux qui sont enregistrés à la Chambre de commerce ;
• un extrait K pour ceux qui sont inscrits à la Chambre des métiers ;
• un numéro SIREN pour les autres.

Combien coûte un extrait Kbis ?

Le coût de de document varie en fonction du moyen par lequel la demande a été faite : auprès du Greffe, par courrier ou en ligne. Le nombre d’informations qui figurent sur l’extrait Kbis influe également sur le prix de celui-ci. En effet, le prix ne sera pas le même si l’extrait doit mentionner ou non les informations sur les procédures collectives dont l’entreprise a fait l’objet. Mais en général, il faut compter entre 2,30 et 4 euros pour obtenir ce document.

Depuis octobre 2019, les chefs d’entreprise peuvent également avoir accès gratuitement à leur extrait Kbis numérique sur une plateforme sécurisée en ligne : MonIdenum. Cette plateforme a été mise en place suite à l’initiative des greffiers des tribunaux de commerce dans le but de faciliter les démarches des entrepreneurs et de soutenir ainsi l’activité économique.

Pour obtenir gratuitement leur extrait numérique, les dirigeants d’entreprise doivent se rendre sur le portail en ligne et activer leur identité numérique personnelle en fournissant les pièces justificatives requises, dont une copie de la carte d’identité.

Le délai d’obtention d’un tel extrait est de 4 à 8 jours après la réception des dossiers. Lors de la création d’une entreprise, seul Kbis permet d’obtenir un capital pour la société nouvellement créée. Il est possible de demander un Kbis provisoire afin d’accélérer la procédure. Cela n’est toutefois possible qu’auprès de certains Greffes seulement. D’où l’intérêt de se rendre sur une plateforme spécialement dédiée afin d’obtenir son extrait Kbis dans les meilleurs délais.

Pour conclure, l’extrait Kbis est un document essentiel à toute entreprise. Il est important d’en avoir un à jour en sa possession pour pouvoir attester l’existence légale de votre entreprise et sa santé financière. Ce document vous permet, en effet, de montrer que votre entreprise ne fait pas l’objet d’un redressement judiciaire.