Lorsqu’une entreprise réalise des démarches administratives ou parfois même contractuelles, elle doit souvent fournir un extrait Kbis de moins de 3mois.
Si cet extrait est demandé c’est parce qu’il permet de prouver que l’entreprise est bien en activité et immatriculée auprès de l’administration française.
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Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
Le K- bis, K-bis, ou l’extrait kbis, est en quelque sorte « la carte d’identité » de votre entreprise, lorsqu’elle est immatriculée au RCS (pour les artisans il s’agit du D1, pour les professions libérales il s’agit du numéro SIREN). Le greffe du tribunal de commerce a en charge la mise à jour du RCS, et par conséquent du Kbis. Il est donc à ce titre « l’officier d’état civil » des entreprises.
Mais alors à quoi sert l’extrait Kbis ? Le Kbis (K-bis) concentre toutes les informations utiles qu’une entreprise doit déclarer, mises à jour par le greffier du tribunal de commerce. Le Kbis, comme une carte d’identité, atteste officiellement et incontestablement de l’existence juridique d’une entreprise auprès du public.
Le Kbis (K-bis) est un document officiel incontestable
Seul le Kbis, ou K-bis, peut prouver officiellement l’identité, l’adresse de la personne physique ou la personne morale immatriculée, son activité, ses organes de direction, administration, gestion ou contrôle, ainsi que l’existence ou non d’une procédure collective ouverte à son encontre. Pour les personne morales, il faut parler d’extrait Kbis, pour les personnes physiques, il faut parler d’extrait K.
S’il s’avère que vous ayez volontairement omis d’immatriculer votre entreprise auprès du RCS, vous pourriez être déclaré coupable de délit de travail dissimulé, puni jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour les personnes physiques, et jusqu’à 225 000 euros d’amende pour les personnes morales, plus d’éventuelles sanctions administratives.
Le Kbis (K-bis) est parfois demandé pour réaliser certaines démarches
Il sera par exemple demandé pour ouvrir un compte bancaire, acheter du matériel ou des marchandises, ou encore pour candidater à une OPA… L’extrait Kbis devra daté de moins de 3 mois afin que les informations qu’il contient soient suffisamment récentes. Cela permet de s’assurer que, certains informations comme l’adresse du siège social, l’absence de procédure judiciaires, le nom du représentant légal son bien à jour. L’extrait Kbis ne pourra être délivré et signé que par le greffier du tribunal de commerce compétent.
N’importe qui est en droit de demander auprès du greffe du tribunal de commerce un extrait Kbis ou K-bis (à partir de la dénomination sociale ou du numéro SIREN), soit sur place, soit par courrier ou encore via internet. Ce service vous coûtera environ 4 euros, et selon le nombre d’exemplaires souhaité. Il est aussi possible de recevoir régulièrement un extrait Kbis, en s’abonnant à un service en ligne payant(Infogreffe).
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Que contient le Kbis ou K-Bis ?
L’extrait Kbis (K-bis) recoupe toutes les mentions portées au RCS, à savoir :
- Le nom du greffe d’immatriculation
- La raison sociale, le sigle, l’enseigne
- Le numéro d’identification (anciennement numéro SIREN)
- La forme juridique (SARL, SAS, SELARL, SCI…)
- La devise et le montant du capital social
- L’adresse du siège social ;
- La durée de la société
- La date de constitution
- Le code NAF
- L’activité détaillée
- L’adresse du principal établissement
- La fonction, les nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
- La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées (médecins, avocats…).
En outre, l’extrait Kbis (K-bis) peut contenir la mention précisant l’ouverture d’une procédure collective de l’entreprise (sauvegarde, redressement judiciaire, liquidation judiciaire).
Pour les agents commerciaux et les EIRL, il existe des registres spéciaux, semblables au RCS, tenus également par les greffes des tribunaux de commerce.
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Par Laurent Dufour, le 08/12/2022