La modification du Kbis : comment procéder ?

Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?

Pour prouver l’existence juridique d’une entreprise, il faut présenter l’extrait Kbis. Ce document est un document officiel, considéré comme la carte d’identité d’une entreprise. Le Greffe du tribunal de commerce délivre l’extrait Kbis dès la création et l’immatriculation de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ainsi l’extrait kbis certifie l’enregistrement de l’entreprise.

L’accès à l’extrait Kbis d’une entreprise est public. Ainsi, toutes les informations figurant sur ce document sont accessibles par tous.

Sur un extrait Kbis, on retrouve les informations suivantes :

• Le nom du registre correspondant ;
• La dénomination sociale, l’acronyme et le sigle, l’enseigne de la société ;
• Le numéro d’identification (SIREN et SIRET) ainsi que le code de l’activité NAF ;
• La forme juridique : SARL, SAS, SASU…
• Le montant total du capital de constitution de la société ;
• L’adresse du siège social et de l’établissement principal, et de tout établissement secondaire dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen ;
• La durée de la société (jusqu’à 99 ans) ;
• La date de constitution ;
• Une description détaillée de l’activité principale ;
• Le cas échéant, le nom de domaine du site web de la société ;
• Nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité et adresse du directeur, des associés, des actionnaires ou de tout autre collaborateur impliqué dans la gestion de l’entreprise ;
• Ainsi que les références des autorisations requises pour l’exercice d’une profession réglementée.

Toutes ces informations constituent la fiche d’identité d’une entreprise !

Pourquoi procéder à la modification de l’extrait Kbis ?

La modification de l’extrait Kbis est indispensable lorsque l’une des informations communiquées n’est plus d’actualité. Cette carte d’identité se doit de refléter la situation actuelle de l’entreprise. Prenons un exemple :  Un changement d’adresse du siège social implique une modification de l’extrait Kbis. Ou encore, il faut procéder à la modification de l’extrait Kbis en cas d’arrivée de nouveaux associés au sein de l’entreprise !

Il faut noter que l’extrait Kbis est un document à fournir, notamment pour l’ouverture d’un compte bancaire, pour l’achat de matériel professionnel ou encore pour répondre à des appels d’offres privés ou publics. Pour de telles démarches, on exige une copie de l’extrait Kbis datant de moins de trois mois. Cela assure l’exactitude et l’actualité des informations mentionnées dans le document.

La modification de l’extrait Kbis est donc obligatoire ! Voici une liste d’exemples d’évènements au cours de la vie de l’entreprise qui imposent une modification de l’extrait Kbis :

• Une délocalisation dans une autre région française impliquant un transfert de siège social.
• Une modification de la forme juridique de l’entreprise, notamment lorsqu’elle souhaite s’agrandir et passer sous un régime de société.
• Un changement d’administration donnant lieu à la nomination de nouveaux dirigeants.
• Pour tout changement effectué dans les statuts juridiques de l’entreprise !

Comment procéder à la modification du Kbis ?

La modification de l’extrait Kbis implique de suivre plusieurs étapes :

• La décision entrainant la modification d’une information figurant sur le Kbis.
• La publication de la décision dans un journal d’annonces légales (JAL) habilité.
• La constitution du dossier de modification de l’extrait Kbis.
• Ainsi que l’envoi du dossier pour modifier l’extrait Kbis.

Revenons en détail sur chaque étape du processus de modification de l’extrait Kbis !

La décision donnant lieu à une modification

Certaines décisions importantes relatives à l’organisation et au fonctionnement d’une entreprise doivent être prises en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Le changement doit faire l’objet d’un vote selon les règles de majorité et la règle du quorum prévues dans les statuts juridiques ou par la loi. Le changement sera effectué à condition d’obtenir un vote favorable.

Toutefois, d’autres changements mineurs impliquent seulement la validation de l’organe compétent. Ainsi, il faut rédiger et lire les statuts juridiques attentivement pour suivre les modalités prévues.

La décision de changement est donc la première étape pour effectuer la modification de l’extrait Kbis ! Cette décision est à retranscrire dans un document, appelé procès-verbal (PV).

La publication de la décision

Dès lors qu’une décision nécessite la modification de l’extrait Kbis, il faut que cette décision fasse l’objet d’une publication dans un journal d’annonce légale (JAL) habilité. Le délai à respecter pour la publication est d’un mois à compter de la prise de décision.

La publication permet de porter à la connaissance des tiers le changement ! L’entreprise reçoit une attestation de parution, l’un des documents à fournir pour constituer un dossier de modification d’extrait Kbis.

On retrouve les informations suivantes sur l’annonce légale de la décision entrainant une modification de l’extrait Kbis :

• La forme juridique ainsi que la raison sociale de l’entreprise ;
• L’adresse du siège social ;
• Le montant du capital social ;
• L’organe à l’origine de la modification ;
• Ainsi que la date de modification du Kbis.

La constitution du dossier de modification de l’extrait Kbis

Pour constituer un dossier de modification d’extrait Kbis, il faut réunir un certain nombre de documents.

Le Blog du dirigeant vous dresse la liste des documents à fournir :

• Un exemplaire du procès-verbal de la décision de modification ;
• Le formulaire CERFA M2 (ou M3 pour un changement de gérant) dûment rempli, daté et signé ;
• L’attestation de parution de l’annonce légale de modification ;
• Lorsque la modification implique une modification des statuts, il faut un exemplaire des statuts juridiques à jour ;
• Pour tout changement au niveau de la direction de l’entreprise, il faut la copie de la carte d’identité du nouveau dirigeant ainsi qu’une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation.

L’envoi du dossier pour modifier l’extrait Kbis

Le Greffe du tribunal de commerce compétent est en charge des modifications d’extrait Kbis. Il faut donc lui transmettre le dossier de modification dans un délai d’un mois à compter de la prise de décision.