Compléter le DBE-S-1 pour le registre des bénéficiaires effectifs ?

Le registre relatif aux bénéficiaires effectifs (RBE) est un document européen qui doit être rempli et joint au dossier de constitution de la société. Le responsable légal a la responsabilité de le mettre à jour et de communiquer les éventuelles modifications au greffe du tribunal de commerce dans les 30 jours qui suivent la modification des statuts ou le changement des éléments personnels d’au moins un bénéficiaire (adresse personnelle, pourcentage de participation, …).Le formulaire DBE-S-1 doit être rempli et envoyé au greffe lors de la création et de chacune des modifications du registre.

Dans ce guide nous expliquons comment remplir le BDE-S-1 section par section et apportons des conseils pour faciliter cette démarche administrative.

Encadré I DBE-S-1 : Information relative à la société déclarante

Il convient dans cet encadré de renseigner les informations permettant l’identification de la société. Ces informations doivent être réelles et à jour au moment de la signature du document.

Il s’agit de :

• la dénomination sociale ;
• la forme juridique ;
• l’adresse du siège social ;
• du numéro d’identification suivie du nom de la ville ou se trouve le greffe auprès duquel la société est immatriculée.

Le numéro d’identification est le numéro SIREN à 9 chiffres qui figue dans vos statuts ou sur votre extrait Kbis.

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Encadré II DBE-S-1 : Information sur le bénéficiaire effectif de la société

Cette partie permet d’identifier le bénéficiaire effectif. Elle est répartie en 3 sections :

1.     Informations sur l’identité du bénéficiaire effectif

Il faut mentionner son identité, la date et lieu de naissance, sa nationalité ainsi que      l’adresse de son domicile personnel.

2.     Informations sur les modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société

Case a) Détention

Au titre de la détention, une personne est considérée comme bénéficiaire effectif si elle détient directement ou indirectement plus de 25 % du capital social et/ou des droits de vote.

Il convient donc de cocher les cases « détention » si vous détenez directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote.

Attention en cas de détention indirecte vous devez compléter le formulaire DBE-S- Bis. Dans le quel vous devez expliquer les modalités de détention indirecte. C’est le cas également en cas      démembrement et d’indivision.

N’oublier pas dans cette case de renseigner également le pourcentage de détention du capital et des droit de vote qui peuvent ne pas être les mêmes. Il convient de regarder vos statuts.

En cas de détention directe et indirecte à la fois, donner un pourcentage total.

Case b : Le pouvoirs de contrôle

Cette partie concerne l’exercice, par tout autre moyen d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société déclarante ou sur l’assemblée générale de ses associés ou actionnaires.

Les « autres » pouvoirs de contrôle sont variés, il peut s’agir notamment :

• D’une chaine de détention indirecte majoritaire
• D’un pacte d’actionnaire ou d’associés
• D’une convention d’indivision
• D’un groupe familial entre époux ou pacsés et le cas échéant leurs enfants
• D’un montage juridique

Case c) Représentant légale

A défaut des cases a) et b) (c’est-à-dire que si aucun des associés détient plus de 25% du capital ou des droits de vote et qu’aucun détient un pouvoir de contrôle sur la société), dans ce cas il faut cocher la case c) et déclarer le représentant légale de la société.

Selon la forme juridique de la société, le ou les représentants légaux sont les suivants :

✓ SARL, SNC, société en commandite (SCS et SCA), société civile… : le ou les gérants ;

✓ SAS : le président et le directeur général, si les statuts lui ont conféré un pouvoir de représentation analogue à celui du président ;

✓ SA avec Conseil d’administration : le directeur général ;

✓ Si SA avec directoire et conseil de surveillance : le directeur général unique ou le président du directoire;

Si le ou les représentants légaux sont une ou plusieurs personnes morales, il y a lieu d’indiquer la ou les personnes physiques qui représentent légalement cette ou ces personnes morales.

3. Date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif

Il s’agit d’une information obligatoire conduisant au rejet du document si elle n’est pas renseignée. Si la qualité de bénéficiaire effectifs remonte à la création de la société, la date peut être      indifféremment :

• La date de constitution de la société
• La date du début d’activité
• Ou la date d’immatriculation au RCS

Dans les autres cas, indiquer la date depuis laquelle la personne physique est devenue sans interruption, bénéficiaire effectif.

Encadré III DBE-S-1 : Autres informations

Il s’agit de préciser s’il existe ou pas d’autres bénéficiaires effectifs et de préciser le nombre de document annexe DBE-S-2.

Qu’est-ce que le document DBE-S-2 ?

Le formulaire DBE-S-2est utilisé en cas de pluralité des bénéficiaires effectifs. En effet, il faut l’utiliser autant de formulaires DBE-S qu’il y a de bénéficiaires effectifs. Ainsi, en présence de trois bénéficiaires effectifs, il faut remplir trois intercalaires : Un DBE-S-1 et deux DBE-S-2.

Ce document est à compléter de la même manière que le DBE-S-1, sauf qu’il contient moins d’informations sur la société déclarante.

Le document relatif au bénéficiaire effectif doit enfin être signé par le représentant légal ou, s’ils sont plusieurs, par l’un d’entre eux. Attention : en aucun cas, un mandataire ne peut signer le document à sa place. Un mandataire peut uniquement déposer le document au greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas un pouvoir doit été joint à la déclaration.