L'approbation des comptes : définition et procédure

Définition de l’approbation des comptes

L’approbation des comptes annuels d’une société est une formalité juridique permettant d’établir la comptabilité de la société.

C’est une procédure à ne pas confondre avec le dépôt des comptes annuels qui est une formalité juridique à établir auprès du greffe du tribunal de commerce. Le dépôt des comptes annuels est une partie intégrante de la procédure de l’approbation des comptes annuels. Le dépôt constitue l’étape suivant l’approbation.

Les comptes annuels sont constitués de plusieurs éléments :

• Le bilan : tableau qui répertorie l’actif ainsi que le passif de la société
• Le compte de résultat : tableau qui répertorie les produits ainsi que les charges de la société
• Les annexes : documents permettant une meilleure compréhension des deux précédents

Formalité obligatoire

L’approbation des comptes annuels est une formalité ayant un caractère obligatoire, prévu par le Code de commerce, pour :

• Les SAS (société par actions simplifiée)
• Les SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle)
• Les SARL (société à responsabilité limitée)
• Les EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée)
• Les SA (société anonyme)

Par conséquent, des sanctions peuvent être attribuées en cas de non-respect de cette formalité : une amende d’un montant de 9 000 euros.

Le non-respect de la procédure d’approbation des comptes annuels sera imputé au représentant légal de la société sur le fondement de la responsabilité civile.

Il est important de procéder à l’approbation des comptes annuels, car elle permet aux associés d’avoir une vision de la gestion des comptes de la société.

Les sociétés civiles sont également concernées par cette obligation, obligation prévue par le Code civil :

Les gérants de société civile doivent établir chaque année ce que l’on appelle un rapport écrit répertoriant les bénéfices réalisés. Les gérants prouvent alors qu’ils ont respecté leurs obligations sur le plan du droit d’information auprès de ses associés.

L’approbation des comptes pour les sociétés civiles sert par ailleurs à démontrer la réelle existence de la société, évitant ainsi la qualification de société fictive.

La procédure d’approbation des comptes

1) Convocation de l’assemblée générale

La convocation de l’Assemblée Générale doit se faire dans le respect des termes des statuts.

Cependant, dans les sociétés composées que d’un seul associé (associé unique) comme dans les EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ou encore les SASU (société par actions simplifiées unipersonnelle), il n’est pas nécessaire de convoquer une AG.

En effet, l’associé étant unique, qui doit par ailleurs être le dirigeant de la société, est en mesure d’approuver les comptes de sa société et de prendre seul les décisions.

Dans le cas où le dirigeant de ces deux types de société serait un tiers, alors une réunion ainsi que la rédaction d’un procès-verbal d’AG seront obligatoires.

De manière générale, les sociétés ayant besoin de convoquer son Assemblée générale doivent le faire par LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception) ou en main propre au moins 15 jours avant la tenue de l’AG.

L’AG doit se tenir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice social, c’est-à-dire après la période durant laquelle s’est produit toute l’activité de la société. Cette période correspond généralement à une année civile.

La convocation de l’AG doit contenir :

• Les comptes annuels
• Le rapport de gestion
• Le texte des résolutions
• Le rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un

Pour les sociétés civiles, comme pour les sociétés commerciales, toutes les informations concernant le déroulement de l’AG ou encore sur le mode de communication des comptes et rapport se trouvent dans les statuts.

2) Tenue de l’assemblée générale

Durant l’AG, les associés discutent de la gestion de la société faite durant l’exercice social. Ils procèdent alors :

• À l’acceptation ou refus de l’approbation des comptes annuels
• Au vote de l’affection du résultat
• À la distribution des dividendes

Si les associés décident de refuser l’approbation des comptes annuels de la société, le résultat de l’exercice ne sera pas affecté, mais la société pourra tout de même poursuivre son activité.

3) Rédaction des documents

Pour établir l’approbation des comptes, la société devra compter entre 300 euros et 800 euros de coût pour la rédaction des documents juridiques d’approbation des comptes. La société devra recourir aux services d’un avocat compétent ou d’un expert-comptable.

Avant de procéder au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, il faut rédiger certains documents obligatoires :

4) Dépôt des comptes annuels

Une fois après avoir fait la rédaction de tous les documents obligatoires, il faut déposer les comptes sociaux annuels ainsi que le procès-verbal de l’AG auprès du greffe du tribunal de commerce.

Il s’agit d’une formalité à exécuter dans un délai d’1 mois à partir de la tenue de l’AG. Cependant, si vous décidez de procéder par voie électronique, vous ne disposez pas d’1 mois, mais de 2 mois.

Il est possible de demander l’option de confidentialité qui consiste à ce que vos comptes annuels ne soient pas rendus public. Cette option est accessible si vous disposez d’un certain chiffre d’affaires et d’effectif en fonction de votre structure juridique.

Lorsqu’il s’agit d’une société avec un associé unique, le dépôt des comptes au greffe par l’associé unique-dirigeant signifie que l’approbation des comptes annuels a été acceptée.

Le dépôt auprès du Greffe entraîne un coût supplémentaire, selon la procédure à laquelle vous décidez de recourir le coût varie :

*L’émolument du greffe correspond aux honoraires perçus par l’officier ministériel

** L’INPI signifie Institut National de la Propriété Industrielle

Formalité obligatoire

Si vos comptes annuels ne sont pas déposés au greffe dans le délai imposé, vous encourez une amende de 1 500 euros et 3 000 euros s’il s’agit d’une récidive.