SARL : qu’est-ce qu’une approbation des comptes ?

Le blog du dirigeant vous explique le pourquoi du comment de l’approbation des comptes, appliqué au cas de la SARL.

L’approbation des comptes en SARL : à quel moment ?

L’approbation des comptes annuels doit être réalisée dans les six mois de la clôture de l’exercice.

Par exemple, si l’exercice de l’entreprise est calé sur l’année civile (clôture au 31 décembre), l’approbation des comptes est à réaliser au plus tard le 30 juin.

L’approbation des comptes en SARL : quelle procédure à suivre ?

L’approbation des comptes nécessite de suivre une procédure spécifique qu’il convient de bien appréhender.

La convocation des associés à l’assemblée générale ordinaire

La convocation à cette assemblée générale ordinaire  doit être réalisée par l’envoi d’une lettre recommandée à chaque associé.

Ces derniers sont à convoquer au moins 15 jours avant la date prévue pour cette réunion.

Les associés doivent avoir la disposition :

• Des comptes annuels (compte de résultat, bilan et annexe) ;
• La description détaillée des questions sont à soumettre au vote des associés (approbation des comptes, affectation du résultat…) ;
• Du rapport de gestion décrivant la situation de la société ;
• Du rapport spécial décrivant les conventions établies entre la société et le gérant ;
• L’inventaire est à déposer au siège social ;
• Eventuellement, du rapport du commissaire aux comptes si la société en possède un.

Le vote en assemblée générale

Dans le cadre de la tenue de l’assemblée générale, le gérant doit veiller à ce que les conditions de quorum et de majorité soient bien respectées.

De manière plus générale, tant pour la convocation que pour la tenue de l’assemblée, le gérant se doit de vérifier les dispositions prévues par les statuts de la société  et ce dans l’optique de sécuriser l’opération.

Les associés sont généralement amenés  à voter :

• L’approbation des comptes afin de les rendre définitifs ;
• L’affectation du résultat qui peut être distribué sous forme de dividendes, mis en réserve ;
• La rémunération du gérant si cette dernière n’est pas prévue par les statuts.

Sachez qu’il est possible de soulever d’autres questions lors de cette assemblée générale.

Il est également nécessaire de rédiger le procès-verbal d’approbation des comptes. Ce dernier doit mentionner

• Les informations générales sur la tenue de l’assemblée (date et lieu de la réunion, identification du président de l’assemblée, identifications des associés ou de leurs représentants, répartition du capital…) ;
• Les documents et rapports soumis à l’assemblée (convocation, comptes annuels, rapport divers…) ;
• Un résumé de l’intégralité des débats ;
• La liste des résolutions adoptées et rejetées ;
• Le résultat des votes.

Le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est une obligation (amende de 1 500 encourue en cas de violation de cette obligation).

Il faut le réaliser dans le mois suivant l’approbation des comptes (et donc dans un délai de 7 mois maximum à compter de la clôture de l’exercice).

Il faut déposer :

• Les comptes sociaux (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• Le procès-verbal de l’assemblée ;
• Éventuellement, du rapport du commissaire aux comptes si la société en possède un.

Ce dépôt peut se faire sur internet, sur place ou par courrier.

Son coût est d’environ 50 euros.

Conclusion

Pour conclure, sécuriser son approbation des comptes suppose de bien respecter la procédure établie. Face aux multiples règles relatives à cette opération, le dirigeant peut prendre attache auprès des conseils d’un professionnel pour réaliser cette tâche.