Trésorerie d'entreprise : les différents moyens de paiement

Un dirigeant d’entreprise se doit de connaître les modalités de paiement de ses opérations de trésorerie. Si certaines sont utilisées par les particuliers, d’autres sont spécifiques à la gestion financière d’une Société.

Le blog du dirigeant fait le point sur les moyens de paiement qui peuvent être utilisés pour vos différentes opérations de trésorerie.

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Le paiement en espèces

Le paiement en espèces est utilisé pour payer des dépenses ne pouvant être réglées par un autre moyen compte tenu des petits montants d’achat.

 Les plafonds autorisés sont différents  selon que :

• Les personnes physiques agissent dans un cadre privé, dans ce cas elles sont autorisées à effectuer des versements à d’autres personnes physiques sans limites de montant.
• Lorsque la dépense est dans le but de payer un professionnel  deux cas possibles :
  • Domicile fiscal en France : 3.000€  pour une dépense personnelle et, 3.000€ pour une dépense à titre professionnel.
  • Domicile fiscal à l’étranger : 15.000€  pour une dépense personnelle et 3.000€  pour une dépense à titre professionnel.

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Le paiement par chèque

La date de validité d’un chèque est de 1 an et 8 jours  exactement,

 faute de quoi il n’a plus aucune valeur. Un chèque se libelle sans rature et comporte quelques mentions obligatoires comme  :

• Le montant du chèque avec la somme écrie en chiffres et en lettre sachant qu’en cas d’erreur ce sera la somme en lettre qui est retenue,
• Le nom du bénéficiaire du chèque, écrit lisiblement
• Le lieu et la date du jour de l’émission du chèque. N’émettez pas ou n’acceptez pas un chèque postdaté.
• La signature du débiteur qui doit être conforme à celle du modèle déposé auprès de l’établissement bancaire.

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Le paiement par carte de crédit ou carte bancaire

Cette opération de trésorerie est prélevée au comptant ou en différé, en fonction du mode de prélèvement défini entre le payeur et sa banque.

• Une signature est obligatoire sur la facturette en cas d’achat supérieur à 1.500 €.
• Une demande d’autorisation auprès de la banque émettrice  de la carte bancaire peut être demandée en fonction du montant de l’achat ou de la prestation.

Les autres moyens de paiement en entreprise

Le virement bancaire

Un bénéficiaire fournit un Relevé d’Identité Bancaire à l’Entreprise qui se charge de donner l’ordre à sa banque de virer la ou les sommes dues. Comptez 2 à 4 jours ouvrables pour être crédité.

Le prélèvement automatique

Opération de trésorerie effectuée à une date déterminée pour le paiement de charges récurrentes par exemple.
L’envoi d’une autorisation de prélèvement à la banque est nécessaire pour qu’elle accepte les prélèvements demandés.

Les effets de commerce papier

Ces effets à payer sont spécifiques aux Entreprises. Ils ont l’avantage de rassurer le fournisseur par le fait de l’engagement de la date de paiement.

La traite ou Lettre de Change Relevé  papier ou dématérialisé

Le tiré (débiteur/client) émet un effet à payer (traite), le bénéficiaire (créancier/vendeur) l’accepte et la domicilie avant de donner l’ordre à son banquier de payer à une date fixée au préalable.

Ce moyen de règlement peut être écrit ou informatisé, souvent utilisé dans les pays étrangers par l’intermédiaire des banques. Doivent être indiquées sur ce document :

• La somme tirée La date du règlement La signature de la personne qui verse le règlement La domiciliation du versement, généralement les coordonnées de la banque
• La lettre de change papier existait déjà au moyen âge pour payer dans la monnaie du pays de la créance. Aujourd’hui l’affacturage  vient outrepasser le domaine de la lettre de change.

Le billet à ordre

Rédigé et émis par le souscripteur (débiteur/client) s’engageant à verser une somme d’argent, à une date précise, à un bénéficiaire (créancier/vendeur).

Ce moyen de paiement professionnel est peu utilisé, il peut être comparé à une reconnaissance de dette. Il doit indiquer :

• La somme tirée
• La date du règlement
• La signature de la personne qui verse le règlement
• La domiciliation du versement, généralement les coordonnées de la banque

Les nouveaux moyens de paiement

La digitalisation de l’économie bouleverse la donne dans de nombreux domaines, dont celui des moyens de paiement. En effet, l’arrivée des blockchains permet de sécuriser les échanges internet et donc de donner naissance à de nouveaux moyens de paiement à voir de nouveaux concepts.

Les dirigeants se trouvent confrontés à l’apparition de nouveaux moyens de paiement (sans contact, SMS, QR code, montre …), mais aussi de nouvelle solution de paiement comme Paypal, ou encore de nouvelles monnaies comme le bitcoin. Les études montrent que le paiement par carte bancaire (+52%) le prélèvement automatique (+28%), mais aussi les virements (+24%) augmentent au détriment du paiement par espèce (-12%) et par chèque (-44%). (Source : étude Harris Interactive 2016).

Faut-il intégrer ces nouveaux moyens de paiement dans la démarche commerciale de l’entreprise. Si oui comment ? À quel prix.  … Tous ces éléments feront l’objet d’un article spécifique dédié à la numérisation des moyens de paiement.

L’influence des moyens de paiement sur la gestion de l’entreprise

Les moyens de paiement jouent un rôle non négligeable sur la gestion et la rentabilité de l’entreprise, car ils interviennent sur trois critères :

• Le délai de recouvrement. L’argent est viré plus ou moins vite sur votre compte bancaire selon le mode de paiement utilisé. Or ce facteur entre dans le BFR, influençant ainsi plus ou moins favorablement la gestion financière de l’entreprise. Il faut aussi prendre en considération le temps et le montant minimum qu’imposent certaines plateformes internet pour virer l’argent sur le compte de l’entreprise.
• La sécurité du paiement. Certains modes de paiement sont plus sécurisés que d’autres. Ainsi, selon la qualité et de sa clientèle, l’entrepreneur peut avoir intérêt à préférer des modes de paiement plus sécurisés. Les nouveaux modes de paiement tel que PayPal offrent une garantie à double sens puisqu’ils ne valident le paiement que s’il n’y a pas de réclamation du client, ce qui peut poser un certain nombre de problèmes.
• Le coût du moyen de paiement utilisé. Le prix des moyens de paiement varie beaucoup. Ils peuvent avoir une influence considérable. Notamment lorsque lors que le panier moyen est très faible. Dans ce cas, choisir les bons moyens de paiement peut ère un acte de gestion important.

Le choix des moyens de paiement à utiliser est une question importante qui doit être étudiée par chaque dirigeant avec le plus grand sérieux, elle peut entraîner une forte différence de rentabilité.

Conclusion

La diversité des moyens de paiement cadre toujours aux modes de paiement déterminés en accord avec le fournisseur ou créancier  et aux différentes situations dans lesquelles les entreprises se trouvent lors de leurs transactions. La souplesse existe dans les moyens de paiement, y compris les moyens de paiement électroniques. Elle vise à garantir leur fluidité, à favoriser toutes opérations financières tout en limitant des litiges éventuels.

Retenez qu’un paiement non automatisé permet le contrôle de tous les paiements, alors qu’à l’inverse le paiement automatique ne permet plus le contrôle «direct» dudit paiement, mais a le précieux avantage du gain de temps en traitement administratif.