La gestion administrative est un domaine indispensable, mais très chronophage au sein d’une entreprise. Parmi la gestion administrative, la gestion des frais professionnels des collaborateurs représente une charge de travail conséquente, surtout pour les grandes entreprises qui comptent un grand nombre de collaborateurs.
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La carte affaire professionnelle : définition
La carte affaire professionnelle comme son nom l’indique est une carte donnée par les entreprises aux collaborateurs qui sont souvent amenés à faire des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle.
La carte affaire professionnelle présente l’avantage de donner accès directement aux comptes bancaires de l’entreprise, aux collaborateurs, afin d’éviter que ces derniers n’aient à avancer les frais nécessaires à leurs activités.
Le fait de passer par une carte professionnelle permet de réduire le temps passé par les collaborateurs sur leurs notes de frais, tâche particulièrement chronophage.
La carte affaire professionnelle est généralement fournie aux collaborateurs devant faire des dépenses fréquentes, ou utilisée par le dirigeant de l’entreprise. La carte affaire professionnelle est directement gérée par le département financier de l’entreprise.
Les avantages pour l’entreprise
Cette carte bénéficie d’avantages pour l’entreprise qui la propose à ses collaborateurs :
Cela permet d’avoir en temps réel l’état et un suivi des dépenses des collaborateurs, plutôt que de devoir attendre qu’ils rentrent leurs notes de frais dans un logiciel dédié, ce qui se fait généralement de manière mensuelle.
Les entreprises peuvent également prévoir des plafonds sur les différentes cartes en fonction des besoins estimés de chaque collaborateur. Cela permet à la société de limiter les dépenses des collaborateurs, et ainsi de s’assurer qu’il n’y a pas de dépassements par rapport aux frais prévus par salarié.
L’utilisation de la carte permet également de simplifier le rapprochement comptable et simplifie ainsi les tâches du département comptable, et permet de gagner en temps et en efficacité.
Les avantages pour les salariés
Les collaborateurs bénéficient également de la carte affaire professionnelle, dans la mesure où ils n’ont plus à avancer les dépenses, qui peuvent être conséquentes, mais nécessaires pour leurs activités professionnelles.
Cela permet également de ne pas payer des frais lorsque les collaborateurs sont amenés à partir à l’étranger, frais bancaires qui sont difficilement évaluables et donc remboursables en réalité par les entreprises.
Enfin, les cartes bancaires professionnelles font bénéficier d’assurances en cas de vol, ou de perte pour les collaborateurs, sans qu’ils n’aient à solliciter leur propre assurance.
La synchronisation des nouvelles cartes de paiement avec les logiciels de l’entreprise
L’ultime atout de cette nouvelle catégorie de carte bancaire en entreprise est que ces nouveaux modes de paiement sont généralement intégrés et connectés avec un logiciel permettant de faire remonter instantanément les dépenses effectuées. Cela permet de catégoriser et faire remonter directement les écritures comptables.
Le gain de temps pour les entreprises et les collaborateurs se fait donc à tout niveau : le collaborateur ne perd plus de temps à récupérer, collecter et saisir ses notes de frais au sein du logiciel dédié.
Le service comptabilité de la société ne perd plus de temps à vérifier et valider les notes de frais et notes de déplacement professionnels des salariés, ni à les faire passer en écriture, dans la mesure ou toutes les dépenses se catégorisent automatiquement.
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Par Marie Lusset, le 18/01/2023