TPE, PME : Comment choisir sa boite mail professionnelle ?

Outil de communication, interne ou externe, rapide et efficace, la messagerie électronique est indispensable pour échanger instantanément des informations et des documents. Dans la forme, les messageries électroniques proposent des typologies de service assez proches, mais dans le fond il existe des options et des fonctionnalités auxquelles il faut prêter attention lorsqu’on est dirigeant d’entreprise.

Les boites mails gratuites

Une messagerie gratuite est un moyen simple et rapide pour disposer d’une boite mail vous permettant de communiquer au nom de votre entreprise. Beaucoup de FAI (Fournisseur d’Accès à Internet) proposent leur solution de messagerie gratuite et prête à l’emploi. Les boites mails fournies par SFR, Orange ou Free, sont faciles à utiliser et garantissent généralement une bonne disponibilité de ce service de communication, c’est-à-dire utilisables à tout instant. D’autres services de messageries proposés par des géants du web, notamment Google ou Microsoft, sont simples d’utilisation et peuvent s’intégrer dans des services plus larges comme la gestion commune de documents. Il existe donc un large choix de messageries électroniques permettant de communiquer dans de bonnes conditions sans y allouer le moindre budget.

Néanmoins il est fortement déconseillé pour une entreprise d’utiliser une boite mail gratuite. Vous connaissez probablement l’adage : « Si c’est gratuit, c’est que vous êtes le produit. », dans le cas présent il prend tout son sens. En effet, les FAI et les géants d’internet qui fournissent gratuitement ce type de service utilisent les données personnelles et les échanges électroniques pour leurs propres intérêts. En utilisant ces boites mail vous prenez le risque que vos courriers soient « lues » (bien souvent par des robots) et ré-utilisés à la guise du fournisseur. Un autre inconvénient à considérer avec ces boites mail gratuites est le manque de support technique. Si vous avez un problème, il vous faudra généralement être patient pour avoir une réponse, mais votre entreprise ne peut pas se permettre une telle perte de temps.

Les boites mails payantes

Un certain nombre de TPE et PME utilisent une boite mail payante pour ne pas avoir à prendre les risques évoqués plus haut. Une des solutions est de passer par son agence web pour héberger la messagerie électronique de son entreprise. Ceci permet d’avoir un prestataire externe qui centralise vos activités sur le web (site internet, communication sur les réseaux sociaux, messagerie…) et donc d’en faciliter la gestion. Cependant ces agences web ne sont généralement pas spécialisées dans ce type de service, faisant qu’il existe certains risques techniques. En effet, les agences web qui ne sont pas expertes dans la messagerie professionnelle n’accorde parfois qu’un seul serveur à leur service de boite mail, ceci peut entraîner de sévères complications en cas de crash de ce serveur, allant jusqu’à la perte de vos données mails.

La solution la plus sécurisée pour disposer d’une messagerie électronique professionnelle est de faire appel à un hébergeur mail qui maîtrise le sujet. Parmi les spécialistes français nous pouvons citer PowerMail (spécialiste boite mail), Altospam (filtre les messages) et OCI (agence web), proposant chacun un service de boite mail pour les professionnels. Ces solutions payantes, avec des offres à partir de 10€ HT, garantissent aux entrepreneurs une haute disponibilité de leur service de messagerie tout en proposant un service technique à leur écoute. Il s’agit certes d’une solution pour laquelle il faut allouer un budget mais elle garantie aux TPE et PME un outil de communication fiable, adapté à leur besoin et qui dispose d’un suivi technique de qualité.

Ci-dessous une vidéo expliquant les avantages de l’utilisation d’une boite mail professionnelle.