Le secrétaire d'une association : son rôle et ses missions

En règle générale, le bureau d’une association est composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Découvrez ici des explications sur le rôle et les missions de la secrétaire d’une association.

Le rôle et les missions du secrétaire de l’association : la nomination

L’élection du secrétaire d’une association

La nomination du secrétaire se fait librement. En effet, la réglementation laisse toute autonomie aux fondateurs de l’association pour s’organiser. Ainsi, les statuts définissent les modalités de l’élection, les missions du secrétaire d’une association, les fonctions, la durée du mandat, les pouvoirs…

La plupart du temps, les statuts prévoient que le candidat au poste de secrétaire doit déposer une candidature auprès de l’organe exécutif de l’association. Il approuve ou non la candidature. Après l’approbation, le secrétaire est ensuite nommé en assemblée générale.

Qui peut être secrétaire ?

L’article 2 bis de la loi 1901 relative aux associations donne la liste des personnes qui peuvent être nommées secrétaire d’une association :

• Il faut être une personne physique ou une personne morale.
• Il faut avoir 16 ans révolus. Pour les mineurs, l’accord des parents ou du tuteur légal est obligatoire.
• Il faut être membre de l’association avec de l’ancienneté. L’ancienneté nécessaire pour être nommée est définie librement par les statuts.
• Le salarié de l’association dont les revenus et avantages représentent moins des ¾ du SMIC peut être secrétaire.
• Les personnes de nationalité étrangère peuvent également être nommées secrétaire sauf pour les associations dont l’objet concerne la jeunesse.

Certaines qualités sont nécessaires pour que le secrétaire soit le plus efficace possible. Par conséquent, assurez-vous que le candidat soit ouvert, diplomate, communicant et organisé pour accomplir au mieux les missions de secrétaire d’une association.

Une incompatibilité existe entre le rôle de secrétaire et certaines fonctions. Ainsi, il est impossible pour les militaires, les commissaires aux comptes, les élus et parlementaires d’être secrétaire d’une association.

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Les missions du secrétaire d’une association

Le ou la secrétaire d’une association exerce ainsi plusieurs missions. Les missions sont définies par les statuts. Le secrétaire ne peut aller au-delà de ses attributions. Ainsi, sa mission première est la collaboration avec le président et le vice-président. Le secrétaire a aussi une fonction statutaire.

Les missions administratives du secrétaire d’une association

La gestion administrative est la mission centrale du secrétaire d’une association. On retrouve notamment :

• Le traitement des courriers postaux ;
• La transmission des courriers importants à l’organe exécutif de l’association ;
• La tenue du registre des adhérents de l’association.

Les missions de gestion de la secrétaire d’une association

Au-delà des missions administratives, le secrétaire assure une partie de la gestion de l’association. Le secrétaire est plus particulièrement chargé de :

• La rédaction des notes d’informations pour les adhérents.
• Les déclarations en préfecture lors de modifications de l’association.
• La publication au journal officiel des modifications.

Les missions d’organisation du secrétaire d’association

Le secrétaire s’assure également de la bonne organisation de la vie courante de l’association, il est chargé de :

• L’organisation et la planification des réunions ;
• L’information des membres sur la tenue des réunions ;
• Veiller au respect de l’ordre du jour lors des réunions ;
• La rédaction des procès-verbaux de réunions et des comptes rendus ;
• Tenir les registres de l’association à jour.

Le rôle et les missions du secrétaire de l’association : les différentes responsabilités

La responsabilité civile

Le secrétaire engage sa responsabilité civile :

• Envers l’association en cas de faute de gestion ;
• Envers les membres de l’association en cas de faute détachable des fonctions de secrétaire ;
• En cas de cessation des paiements de l’association, si la faute du secrétaire a entrainé la liquidation judiciaire ou le redressement judiciaire alors il peut être tenu de combler le passif sur son patrimoine, d’être déclaré en faillite personnelle, d’interdiction de gérer…

La responsabilité pénale

La responsabilité pénale du secrétaire peut être aussi engagée en cas d’infractions pénales. D’ailleurs, il ne suffit pas d’être l’auteur de l’infraction. En effet, la responsabilité pénale est engagée en cas de complicité sauf si le délit est non intentionnel.

Ainsi, les infractions qui engagent la responsabilité pénale du secrétaire de l’association sont :

• Les infractions commises dans le cadre du fonctionnement de l’association ;
• Les infractions au Code du travail ou au Code de la sécurité sociale ;
• Les infractions fiscales ayant pour origine une manœuvre frauduleuse.

Le rôle et les missions du secrétaire de l’association : la démission

La démission du secrétaire d’une association passe par une lettre recommandée avec accusé de réception. La démission est libre. Le secrétaire peut quitter son mandat mais rester membre de l’association. Un modèle de lettre de démission se trouve sur ce site.

Au moment de la démission, le secrétaire remet tous les documents qu’il a en sa possession au président de l’association. Ainsi, il est conseillé de dresser une liste des documents remis. Le document doit comporter la signature du président et du secrétaire, il doit également être dupliqué en deux exemplaires. En effet, ce document sert de preuves, en cas de litiges.