La convocation de l'assemblée générale d'une association : comment procéder ?

Quel est le rôle d’une assemblée générale d’association ?

L’assemblée générale est l’organe de délibération au sein de l’association. Cet organe assure le bon fonctionnement de l’association et prend les décisions importantes pour la vie associative. L’assemblée générale ne réunit pas seulement les membres du bureau mais aussi les membres adhérents.

Il existe deux types d’assemblée générale :

• L’assemblée générale ordinaire (AGO) : réunie annuellement pour prendre les décisions courantes telles que l’approbation des comptes, du budget…
• L’assemblée générale extraordinaire (AGE) : réunie ponctuellement pour prendre des décisions importantes pour la vie associative. Par exemple, il faut convoquer une AGE pour modifier une clause dans les statuts de l’association.

Les réunions en assemblée générale permettent d’établir un bilan des activités et évènements menés par l’association. En général, les associations prévoient au moins une assemblée générale annuelle.

L’assemblée générale permet de discuter, de débattre et de partager ses opinions sur différents sujets. On retrouve, notamment :

• La validité des comptes bancaires et la tenue de la trésorerie ;
• L’élection des nouveaux membres du bureau ;
• La détermination des cotisations à régler pour les adhérents ;
• Les projets et activités à venir de l’association ;
• …

L’assemblée générale d’une assemblée est donc l’occasion de réunir les membres du bureau ainsi que les membres adhérents et discuter de la vie associative.

Comment convoquer l’assemblée générale d’une association ?

Notre article reprend les différentes étapes pour convoquer une assemblée générale. Il faut adresser la convocation aux membres conviés. La convocation doit comporter des mentions particulières. Il faut tenir compte du délai entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée générale.

Qui reçoit la convocation pour l’assemblée générale d’association ?

En principe, tous les membres de l’association peuvent recevoir la convocation et assister à la réunion. Toutefois, rien n’empêche les fondateurs de formuler des restrictions dans les statuts juridiques de l’association.

La convocation peut être soumise à certaines conditions, notamment :

• Le règlement de la cotisation annuelle ;
• Un âge minimum requis pour l’adhérent ;
• L’ancienneté de l’adhésion.

Il est également possible de convoquer les anciens membres du bureau ou adhérents de l’association. Les statuts juridiques de l’association doivent régir les modalités liées à la convocation des membres à l’assemblée générale de l’association.

Le contenu de la convocation d’une assemblée générale d’association

Plusieurs informations doivent figurer sur la convocation pour la tenue d’une assemblée générale d’association.

Voici la liste des mentions à indiquer :

• La dénomination sociale et adresse du siège social de l’association ;
• La nature de l’assemblée générale : ordinaire ou extraordinaire ;
• La date de la convocation ;
• Le jour, l’heure ainsi que le lieu de la tenue de l’assemblée générale ;
• Il faut indiquer l’organe ou de la personne ayant pris l’initiative de convoquer l’assemblée générale et la signature de l’auteur ;

L’ordre du jour doit impérativement figurer sur la convocation pour tenir une assemblée générale d’association. Cet ordre du jour dresse la liste des éléments à aborder pendant la réunion. Il faut donc qu’il soit établi à l’avance. Aucun sujet non mentionné dans l’ordre du jour ne pourra être discuté en assemblée générale.

Chaque convocation est unique ! Elle dépend des sujets abordés par chaque association. Le contenu de la convocation doit refléter la volonté de votre association ! Il s’agit de votre réunion.

Quel est le délai à respecter ?

La convocation d’une assemblée générale ne doit être ni trop tardive ni trop anticipée. Vous prenez le risque que les membres ne soient pas disponibles ou qu’ils oublient la tenue de l’assemblée générale.

Le délai de convocation ne doit pas être trop court. Les membres doivent pouvoir s’organiser, prendre connaissance de l’ordre du jour et des éventuels documents communiqués. Par ailleurs, les organisateurs doivent avoir assez de temps pour préparer la réunion afin d’assurer une bonne organisation.

Ainsi, en général, le délai pour convoquer une assemblée générale d’association est compris entre deux semaines et un mois.

Le délai de convocation peut être mentionné dans les statuts juridiques de l’association. Cela permet de définir des règles quant à la tenue de l’assemblée générale.

Le non-respect du délai de convocation peut entraîner la nullité de l’assemblée générale. Cela signifie que les décisions prises lors de la réunion ne sont pas valides. Toutefois, si tous les membres de l’association ont pu participer physiquement ou par procuration à l’assemblée générale, le défaut de délai n’entraine pas la nullité de l’assemblée.

L’envoi de la convocation d’une assemblée générale d’association

Pour convoquer une assemblée générale d’association, plusieurs options s’offrent à vous :

• L’envoi d’une simple lettre ;
• La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
• Une annonce dans le journal local, régional ou la presse nationale ;
• Par courrier électronique ;
• Une indication sur le site internet de l’association ;
• Une affiche dans les locaux de l’association ou sur les lieux d’activités associatives.

L’envoi de la convocation de l’assemblée générale dépend des caractéristiques de votre association ! Il faut choisir l’option la plus adaptée à vos membres afin d’assurer qu’ils soient présents lors des réunions indispensables.

Peut-on réunir les membres d’une association sans convocation ?

En principe, la convocation pour réunir les membres en assemblée générale est obligatoire.

Toutefois, en pratique, on constate que certaines assemblées générales se déroulent sans convocation. Cette hypothèse est possible à condition de respecter les points suivants :

• Les statuts juridiques ne doivent pas interdire la tenue d’une assemblée sans convocation ;
• La règle du quorum (LIEN) doit être atteinte et respectée.

La tenue d’une assemblée générale sans convocation se retrouve généralement au sein des petites associations.