Pourquoi nommer le secrétaire d'une association ?

Par Valentine Bach, le 02/08/2022

Bien qu’il n’existe aucune obligation de désigner un secrétaire général, il facilite le fonctionnement de l’association.

secrétaire association

Les membres d’une association loi 1901 peuvent librement organiser son fonctionnement et nommer le secrétaire général de leur association.
Ils peuvent ainsi décider des organes de directions qu’ils souhaitent mettre en place en élisant les membres du bureau de l’association.
On retrouve traditionnellement un président d’association, un trésorier ainsi qu’un secrétaire général.

Comment nommer un secrétaire ?

Bien qu’il n’existe aucune obligation pour les associations de désigner un secrétaire général, ce dernier peut faciliter le fonctionnement de l’association.
Toute personne physique, âgée d’au moins 16 ans (avec l’accord de ses parents le cas échéant) peut remplir le rôle de secrétaire générale dans le milieu associatif. Une personne morale, représentée par une personne physique, peut également remplir ce rôle.
En principe, le secrétaire est choisi parmi ses membres, ce dernier devant bien entendu être à jour dans ses cotisations.

Il peut être désigné directement par l’organe de direction de l’association ou faire l’objet d’une élection par les membres de l’association en assemblée générale.

 

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À quoi sert le secrétaire général d’une association ?

Le pouvoir et les missions du secrétaire sont expressément prévus au sein des statuts de l’association.

Les pouvoirs et les missions sont plus ou moins étendus selon la taille de l’association et son activité, généralement les missions sont relativement diverses.

Les principales missions du secrétaire général de l’association s’apparentent à des missions administratives, c’est donc lui qui s’occupe de :

  • Gérer les courriers de l’association ;
  • Convoquer les instances de l’association pour les réunions ;
  • Adresser à la préfecture toute modification statutaire ;
  • Rédiger les comptes-rendus des réunions ;
  • Rédiger le procès-verbal des décisions : avec l’élection du bureau de l’association par exemple.
  • Contacter et gérer les adhérents de l’association ;
  • Gérer les registres et archives de l’association.

Selon la diversité et le volume des missions, le secrétaire en milieu associatif peut se faire épauler par un secrétaire adjoint d’association dès lors que ce dernier est prévu au sein des statuts de l’association.
Selon la diversité et le volume des missions, le secrétaire de l’association peut se faire épauler par un secrétaire adjoint d’association dès lors que ce dernier est prévu au sein des statuts de l’association.

La procédure pour changer de secrétaire général

Il est possible de changer de secrétaire durant la vie sociale du groupement associatif.
L’association peut être amenée à changer dans différentes situations :

  • En cas de démission du secrétaire ;
  • En cas de révocation de ce dernier ;
  • Suite à la fin de son mandat ;
  • Après la mort de ce dernier.

Ici, le secrétaire adjoint peut se charger de la réalisation des différentes tâches durant l’élection d’un nouveau secrétaire général.
Il convient alors de suivre la procédure prévue au sein des statuts de l’association.
L’élection d’un nouveau secrétaire général revient généralement au conseil d’administration de l’association ou aux membres réunis en Assemblée générale.

Il convient d’informer la préfecture de la nomination d’un nouveau secrétaire général dans les 3 mois qui suivent l’élection.
La déclaration prend la forme d’un formulaire Cerfa (à savoir le Formulaire 13971*03).

Ainsi le secrétaire représente un poste clé dans le fonctionnement administratif du milieu associatif.

Pour aller plus loin :  

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Valentine Bach Rédactrice

Diplômée d'une double licence en droit et économie gestion, Valentine Bach porte un intérêt certain à la création d'entreprise. Elle réalise actuellement un M2 en droit de l'entreprise afin de se spécialiser sur ce sujet.


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