Domiciliation d’entreprise : quelles solutions s’offrent à vous ?

Par Thomas Lailler, le 17/09/2019

La création d’une entreprise implique nécessairement qu’elle soit domiciliée, qu’elle ait un siège social.
Il faut alors lui trouver un local, une adresse qui constituera le centre névralgique de votre entreprise.

Domiciliation d’entreprise : quelles solutions s’offrent à vous ?

Quelles sont les solutions envisageables ? Où domicilier votre entreprise ? Notre article vous donne des pistes.

DOMICILIER SON ENTREPRISE DANS UN « CENTRE D’AFFAIRES »

Les centres d’affaires sont en réalité des entreprises dont l’objet social est simplement de servir de siège social à un certain nombre d’entreprises inscrites au RCS ou au RM.

En somme, le centre d’affaires domicilie les entreprises chez elle.

Comment fonctionne un centre d’affaires ?

Un contrat de domiciliation doit être conclu entre le centre et l’entreprise cliente.

Depuis 2010, le centre d’affaires doit au préalable être agréé par le préfet de département pour exercer cette activité.

Le plus souvent, les centres d’affaires proposent aussi des prestations accessoires comme la location de matériel, ou encore une assistance administrative et comptable.

Le contrat de domiciliation doit en tous les cas répondre à certaines obligations :

  • Le contrat doit être écrit.
  • Il doit être signé pour une durée minimale de trois mois, renouvelable par tacite reconduction (c’est-à-dire lorsque les parties continuent d’exécuter le contrat après son terme).
  • Il doit mentionner au RCS l’indication du nom ou de la dénomination sociale, du numéro unique d’identification et du lieu de l’immatriculation principale de l’entreprise domiciliataire.

A quoi sert le siège social d’une entreprise ?

Le siège social est situé à l’adresse principale de la société, il est obligatoire pour toute les entreprise. Il permet à toute personne morale ou physique ainsi qu’à l’administration d’adresser un courrier à l’entreprise. Le siège social est important à plusieurs titres :

  • Il permet de déterminer la nationalité de l’entreprise et par conséquent la réglementation et la législation qu’elle doit appliquer (fiscalité, droit du travail, droit social, …)
  • Il détermine le lieu où doivent être faites les formalités de publicités légales par exemple lors d’une modification statutaire.
  • En cas de litige le tribunal pourra être déterminé en fonction de la localisation du siège social de l’entreprise.

DOMICILIATION D’ENTREPRISE : LES OBLIGATIONS DU CENTRE D’AFFAIRES

Le centre d’affaires doit lui aussi répondre à un certain nombre d’obligations, sous peine d’amende :

  • Il doit être immatriculé au RCS ou au RM durant l’occupation des locaux.
  • Il doit mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi.
  • Il doit détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
  • Il doit informer le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier.
  • Il doit communiquer aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements propres à joindre la personne domiciliée.
  • Il doit fournir, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le quinze janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.

Tenir une domiciliation nécessite par conséquent de suivre certaines règles administratives mais aussi un certain nombre de contraintes qui aident l’administration fiscale à localiser les entreprises.

DOMICILIATION D’ENTREPRISE : LES OBLIGATIONS DE L’ENTREPRISE CLIENTE

L’entreprise cliente doit respecter certaines obligations, sous peine d’amende également :

  • Elle doit utiliser effectivement et exclusivement les locaux,soit comme siège social de l’entreprise, soit, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation.
  • Elle informer le centre d’affaires de toute modification concernant son activité.
  • Elle doit déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet social ainsi qu’au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir d’engager la société à titre habituel.
  • Elle doit donner mandat au centre d’affaires de recevoir en son nom toute notification.

DOMICILIER SON ENTREPRISE AUPRÈS D’UNE AUTRE ENTREPRISE

Cette solution est tout à fait envisageable. Les obligations de chacun demeurent les mêmes que pour un contrat de domiciliation dans un centre d’affaires, sauf l’agrément préfectoral qui n’est plus nécessaire. Si l’entreprise accueillante n’est pas propriétaire des locaux, elle devra recueillir l’accord préalable et écrit du propriétaire.

Conseil LBdD :
Lisez notre article complémentaire sur la domiciliation d’entreprise à son domicile, vous êtes peut-être concerné !

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