La relance préventive de recouvrement

La relance préventive est la première étape amenant au paiement de la facture de la part du client. En demandant au débiteur de recouvrer ses factures avant l’échéance l’entreprise s’assure d’être payée dans les temps et de diminuer les délais moyen de paiement de ses factures. Ceci afin d’optimiser son flux de trésorerie, son besoin en fonds de roulement et ainsi disposer de suffisamment de ressources financières pour assurer l’activité et le développement de l’entreprise.

Pourquoi pour une relance préventive ?

L’objectif principal de la relance préventive est de réduire les délais de paiement et d’améliorer les entrées/sorties de ressources financières de l’entreprise. En obtenant un engagement de la part du client certifiant qu’il réglera sa facture au plus tard à la date d’échéance, l’entreprise anticipe au mieux les impayés. De plus, la démarche de relance en amont le client permet de s’assurer qu’il dispose de tous les éléments pour effectuer le paiement (coordonnées bancaires de l’entreprise créancière, solvabilité du client, montant et date…).

Une relance préventive de recouvrement de créance permet donc d’anticiper les problèmes de paiement avant la date d’échéance de la facture. En rappelant au client qu’il doit régler une facture, celui-ci provisionnera son compte en conséquence. Ceci afin d’éviter tout oubli, volontaire ou non, à la date à laquelle le paiement doit être effectué.

Les étapes de la relance préventive

Faire une relance préventive consiste principalement à rappeler au client qu’une échéance de paiement arrive sous peu et à lui poser certaines questions afin d’être certain qu’il puisse régler la facture.

Les étapes sont les suivantes :

• Prise de contact avec le client. L’appel téléphonique est à privilégier, pour échanger de vive voix avec l’entreprise cliente. L’e-mail est aussi une bonne manière d’entrer en contact avec le client, le courrier postal est cependant à éviter dû aux délais d’expéditions.
• S’assurer que le client dispose de tous les éléments nécessaires au paiement. En lui demandant par exemple si la date d’échéance fera bel et bien l’objet d’un paiement de sa part.
• Obtenir un engagement de paiement. Cet échange doit aboutir à une garantie de la part du client que le paiement de la facture sera effectué au plus tard à la date de l’échéance. L’idéal est d’obtenir un engagement écrit et signé de la part du client qui a, s’il ne paie pas, une valeur légale en cas de procédure judiciaire.

Une relance préventive doit se faire une dizaine de jours avant la date d’échéance. Ce délai permet par exemple au client de provisionner son compte en cas de besoin.

Quels avantages ?

Relancer ses clients ne comporte que des avantages. Le seul défaut mineur est que cela demande un peu de temps, mais le temps investi à relancer est rentabilisé par des délais de paiements raccourcis. Les bénéfices d’une relance préventive sont :

• Détecter s’il existe des erreurs liées à l’émission de la facture, comme une simple non réception de la facture.
• Régler tout éventuel éventuel litige ou difficulté de paiement du client avant la date d’échéance.
• Éviter les frais judiciaire de procédure de recouvrement en évitant les impayés.
• Optimiser le flux de trésorerie de l’entreprise.