Le contrat de domiciliation d'entreprise : explications

Le contrat de domiciliation d’entreprise est le contrat fourni par une société de domiciliation à une entreprise domiciliée dans les locaux proposés.

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Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise est le siège social d’une entreprise, son adresse administrative et fiscale. Toute entreprise ou société doit nécessairement avoir une adresse physique à laquelle elle peut recevoir du courrier, qu’elle peut indiquer sur les documents officiels.

Cette adresse sert également à rattacher l’entreprise aux différentes institutions, notamment le greffe, et le tribunal de commerce compétents.

C’est également en fonction de la localisation de l’entreprise que seront déterminés les impôts auxquels elle va être soumise. Ce critère peut avoir son importance, notamment dans le cadre d’une domiciliation d’entreprise à Paris, appréciée des créateurs en raison du coût de la CFE qui est un des moins élevé en France.

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Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation d’entreprise ?

Un contrat de domiciliation d’entreprise est un contrat entre une entreprise et un prestataire de services de domiciliation commerciale, qui permet à l’entreprise de bénéficier d’une adresse physique pour son siège social ou son établissement, sans avoir à louer un bureau ou un local à temps plein.

Le contrat de domiciliation d’entreprise stipule les modalités de la mise à disposition de l’adresse de domiciliation, ainsi que les services complémentaires fournis par le prestataire (par exemple, la gestion du courrier ou la mise à disposition d’une salle de réunion). En contrepartie de ces services, l’entreprise paie une redevance au prestataire de services de domiciliation.

La domiciliation d’entreprise est souvent utilisée par les entreprises qui n’ont pas besoin d’un bureau physique permanent, comme les entreprises individuelles ou les startups en phase de démarrage, mais veulent pouvoir domicilier leur entreprise à une adresse physique autre que leur adresse personnelle.

La domiciliation d’entreprise peut également être utilisée par les entreprises qui souhaitent avoir une adresse de domiciliation,  une présence dans une région sans avoir à louer un bureau à temps plein.

Que contient un contrat de domiciliation ?

Le contrat de domiciliation servant à définir et encadrer les rapports entre la société domiciliée, et la société domiciliataire, ce dernier doit comprendre un certain nombre d’éléments.

Au titre des éléments au sein d’un contrat de domiciliation :

• L’identité de la société de domiciliation
• L’identité de la société domiciliée
• Le numéro d’agrément préfectoral de la société de domiciliation : ce numéro sert à justifier de la capacité de la société de domiciliation à pouvoir héberger les entreprises domiciliées.
• L’adresse de domiciliation de l’entreprise
• La durée du contrat conclu entre les deux parties. La durée minimale est de 3 mois, et une tacite reconduction est généralement prévue.
• Les modalités de paiement de la prestation de domiciliation ainsi que les différents services souscrits au titre de la prestation, et le prix de chacune de ces prestations
• Les modalités de résiliation
• Les obligations des deux parties : signataire comme domiciliataire

Quelles sont les obligations des parties ?

Les deux parties ont des obligations en vertu du contrat de domiciliation.

Les obligations de l’entreprise domiciliée

L’entreprise domiciliée doit s’engager à utiliser effectivement les locaux mis à sa disposition.

L’entreprise qui bénéficie de la domiciliation a également l’obligation de déclarer le contrat de domiciliation au RCS.

L’entreprise domiciliée doit également tenir informée la société de domiciliation de toute modifications la concernant : changement d’activité, changement de nom…

Les obligations de la société de domiciliation

La société de domiciliation est également tenue à un certain nombre d’obligations envers son co-contractant.

Avant tout, la société de domiciliation doit obligatoirement bénéficier d’un agrément délivré par le préfet pour pouvoir exercer cette activité.

Elle doit également avoir la capacité de fournir à ses sociétés domiciliées des locaux, fournissant un cadre de travail, notamment en capacité d’assurer la confidentialité nécessaire aux échanges professionnels se déroulant dans ses locaux.

Le domiciliataire est dans l’obligation de détenir, pour chacune des entreprises ayant opté pour une domiciliation, des documents permettant de les identifier. A savoir :

• Pour les entreprises unipersonnelles : les justificatifs relatifs à leurs domiciles personnels
• Pour les sociétés personnes morales les pièces justificatives pour le domicile du représentant légal
• Pour toutes les entités domiciliées : les coordonnées téléphoniques permettant de les joindre, ainsi que tous les justificatifs relatifs aux différents lieux d’activités et le lieu de conservation des documents comptables si les domiciliés n’ont pas choisi de les stocker au sein des locaux de la société de domiciliations.

L’entreprise de domiciliation en ligne est également dans l’obligation d’informer le greffier du tribunal de commerce lorsque le contrat de domiciliation expire,  mais également dans l’hypothèse ou une entreprise n’a pas pris connaissance des courriers arrivés à son intention pendant une période de trois mois.

Quelle différence entre le contrat de domiciliation et l’attestation de domiciliation ?

L’attestation de domiciliation est un des documents à fournir dans le cadre du dossier d’immatriculation au greffe pour procéder à la création de son entreprise.

Cette attestation sert à fournir et prouver aux différentes institutions concernées que l’entreprise dispose bien d’une adresse vérifiée.

Toutefois, à la différence d’un contrat de domiciliation qui est obligatoirement conclu entre un prestataire de domiciliation d’entreprise et l’entreprise domiciliée, une attestation de domiciliation peut simplement consister une preuve écrite du siège social d’une entreprise.

Si vous avez opté pour une domiciliation d’entreprise à votre domicile, l’attestation de domiciliation peut simplement être une déclaration écrite de la bonne domiciliation de l’entreprise à votre domicile, accompagnée de justificatifs permettant de prouver la bonne occupation des lieux.

Est-il possible de rompre un contrat de domiciliation ?

Il est bien sur possible pour la société domiciliée de mettre un terme au contrat quand elle le désire. Les contrats de domiciliation prévoient généralement un préavis à envoyer par lettre de recommandée avec accusé de réception.

Toutefois, dans la mesure où avoir un siège social est une obligation pour les entreprises, cela veut dire que l’entreprise doit arrêter son contrat de domiciliation, et en parallèle, bénéficier d’une autre adresse à laquelle se domicilier.

Combien coûte une domiciliation d’entreprise ?

Il est assez difficile de donner un prix « standard » voire même un prix moyen du prix d’une domiciliation d’entreprise. En effet, le prix de la domiciliation varie en fonction d’un grand nombre de critères propres à chaque entreprise :

• La société de domiciliation choisie
• L’adresse choisie : une adresse de domiciliation en plein cœur de Paris sera plus onéreuse que dans une ville de province par exemple
• Les prestations choisies : en fonction des prestations sélectionnées par l’entreprise, le prix peut varier grandement
• La durée de l’engagement de la société domiciliée : la majorité des entreprises de domiciliation proposent des tarifs dégressifs. Plus la période de domiciliation est longue, plus les prix sont généralement intéressants
• La forme juridique de l’entreprise : il est très courant que les sociétés de domiciliation effectuent des prix différents en fonction de la forme juridique de l’entité hébergée. La domiciliation d’une association ou d’une micro-entreprise n’aura pas le même cout que la domiciliation d’une SAS.