Création d'entreprise : les enjeux du Kbis

Par Laurent Dufour, le 18/11/2020

Requis dans de nombreuses démarches et procédures relatives à l’entreprise, l’extrait Kbis est le seul document officiel qui permet de prouver l’existence juridique d’une société.


les enjeux du Kbis

Les démarches pour son obtention sont relativement simples et ponctuent la création d’une société. Mais ce n’est pas le seul usage de cet acte, qui permet aussi de garder un œil sur la concurrence et de suivre les procédures juridiques qui affectent d’autres sociétés. Détails dans cet article.

L’immatriculation au RCS : une étape obligatoire pour obtenir l’extrait Kbis

L'immatriculation au RCS : une étape obligatoire pour obtenir l'extrait KbisLe RCS ou Registre du Commerce et des Sociétés est l’état civil des entreprises. Il s’agit d’un instrument de publicité et de recensement de toute entreprise. Toutes les sociétés dont l’activité est commerciale doivent s’immatriculer au RCS en vue d’obtenir leur extrait Kbis, et ainsi avoir une existence juridique pour exercer en toute légalité. Cette étape doit être réalisée dans un délai de 15 jours après le début d’activité ou au moment de la déclaration d’activité (pour les micro-entrepreneurs). L’inscription au RCS passe par le remplissage d’un formulaire dédié, ensuite, vous devez compléter votre dossier avec certaines pièces justificatives. Parmi les documents obligatoires, il y a :

  • une copie du bail commercial justifiant l’occupation régulière des locaux du siège
  • une attestation de filiation
  • une copie de la pièce d’identité du dirigeant
  • une copie authentique de la déclaration notariée d’insaisissabilité
  • une déclaration sur l’honneur de non-condamnation
  • une copie d’autorisation délivrée par l’autorité de tutelle

Comment s’immatriculer au RCS ?

Il existe de nombreuses façons de s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés. Vous pouvez soit vous rendre directement auprès du Greffe du Tribunal de Commerce compétent, soit vous immatriculer en ligne sur le site infogreffe.fr. Pour cela, vous devez remplir le formulaire qui correspond à la forme juridique de votre société et joindre les pièces justificatives demandées, dématérialisées si l’immatriculation se fait en ligne. Vous pouvez consulter le site Extraitkbis.net pour en savoir plus sur le sujet. Il est également possible de s’inscrire au RCS en se rendant auprès du CFE compétent : il s’agit de guichet unique servant d’interface entre les administrations et le créateur d’entreprise.

En plus de la création de l’entreprise, il est à noter qu’il est possible d’effectuer auprès du CFE toutes les déclarations relatives aux modifications de sa situation et à la cessation de son activité.

Les démarches à suivre pour demander un extrait Kbis

Le processus de demande d’un extrait Kbis, qu’il s’agisse du vôtre ou de celui d’un concurrent, est plus ou moins similaire à l’immatriculation au RCS. En effet, la demande se fait soit auprès du Greffe du Tribunal de Commerce, soit sur infogreffe.fr ou un site intermédiaire agréé. Pour cette dernière, il suffit d’entrer la dénomination ou le numéro Siren de la société dans la base de recherche, puis, sélectionner la société, se rendre sur l’onglet Extrait Kbis et choisir le mode de transmission (courrier postal, e-mail ou téléchargement). Toute personne intéressée peut avoir accès à cet acte officiel, aussi, la demande d’extrait Kbis est payante depuis le 1er janvier 2020. Toutefois, les dirigeants d’entreprise ont la possibilité de demander gratuitement et de façon illimitée leur propre extrait Kbis sur le service d’authentification sécurisé du Conseil national des Greffes des tribunaux de commerce.

En outre, il faut savoir que les démarches pour demander l’extrait Kbis ne sont pas toutes les mêmes sur le territoire français. En effet, la demande s’effectue à la Chambre commerciale du tribunal d’instance pour les entreprises siégeant en Alsace et en Moselle.

Dans quel cas l’extrait Kbis est-il demandé ?

Carte d’identité juridique d’une entreprise, l’extrait Kbis contient toutes les informations la concernant : forme juridique, activité détaillée, adresse du siège, date de constitution, etc. Sa présentation est requise dans la majorité des démarches administratives, judiciaires et commerciales relatives à la société. L’extrait Kbis est, par exemple, exigé lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la candidature à un appel d’offre ou encore l’achat et l’immatriculation d’un véhicule professionnel. Le document vous sera également utile lors de la constitution d’un dossier de financement. Il permettra à vos partenaires financiers, fournisseurs et aux différents organismes d’avoir un aperçu de l’état de santé de votre société. En outre, sachez que le Kbis est indispensable dans le cas où votre entreprise fait l’objet d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire.

Combien de temps l’extrait Kbis est-il valide ?

Normalement, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité. Néanmoins, une entreprise peut faire l’objet de nombreuses modifications au cours de sa vie, des changements qui doivent être déclarés et vont entraîner la mise à jour de l’extrait d’immatriculation. Pour attester la véracité des informations mentionnées dans le document, une entreprise doit donc fournir un extrait datant d’au moins 3 mois au moment de la réalisation des différentes démarches la concernant. Pour avoir un extrait Kbis valide en tout temps, il est recommandé de choisir l’option « envoi périodique » du Kbis sur le site officiel d’Infogreffe. Ainsi, vous pourrez choisir la durée et la périodicité durant laquelle vous souhaitez recevoir l’acte officiel, qu’il s’agisse du vôtre ou de celui d’un concurrent.

Que risque une entreprise non immatriculée au RCS ?

Sachez que l’omission de l’immatriculation au RCS vous interdit d’engager toutes les démarches liées au bon développement de votre société : émission de factures, achat de matériel professionnel, etc. Considéré comme un délit par la loi, notamment de travail dissimulé ou au noir, la non-immatriculation au RCS est passible de sanctions sévères. Vous risquez, entre autres, une amende pouvant s’élever à 45 000 euros et une peine d’emprisonnement de 3 ans. Aussi, le Tribunal de commerce peut priver l’entreprise de son droit d’inscription aux CCI et aux Tribunaux de commerce pour une durée de 5 ans. Le cas échéant, la société peut être radiée.

L’extrait Kbis est un document indispensable de la vie des entreprises. En plus de certifier l’existence juridique de la société, il vous permet de mener à bien les démarches nécessaires à son bon développement. Pour être valide, le document doit être daté d’au moins 3 mois, délivré et signé par le Greffe du Tribunal de commerce.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.