Outils de productivité en entreprise : quelles sont les différentes catégories ? Comment les choisir ?

Qu’entend-on par outils de productivité ?

Les outils de productivité en entreprise sont des applications, des logiciels ou des systèmes qui aident les dirigeants et collaborateurs à accomplir leurs tâches de manière plus efficace et efficiente.

Dans une ère où le digital et les nouvelles technologies prennent une place de plus en plus conséquente, de nombreux outils voient le jour permettant d’automatiser un certain nombre de taches chronophage ou répétitives, d’accélérer la production, ou renforcer et faciliter la communication.

Quelles sont les différentes catégories d’outils de productivité ?

Les outils de productivité en entreprise peuvent être classés en plusieurs catégories en fonction de leurs fonctionnalités principales.

Les outils de communication

Les outils de communication ont pour but de faciliter les échanges entre les membres d’une équipe ou entre différentes équipes, que ce soit par messagerie instantanée, email, ou vidéoconférence.

A ce titre, il est possible de citer Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet. Ces outils de communication permettent de simplifier, mais également d’harmoniser les différents canaux de communication au sein d’une entreprise.

Les outils de gestion de projets et de tâche

Ces outils de plus en plus utilisés permettent de planifier, suivre et gérer les projets et les tâches, en assurant que les échéances sont respectées et que les ressources sont utilisées de manière optimale.

Par l’utilisation de ces outils, les entreprises peuvent suivre plus faciliter les projets, et permettent de s’assurer que tous les collaborateurs sont informés des avancées ou éventuels points de blocage sur les différents projets.

Il est possible de citer Trello, Asana, Jira, Monday.com, Notion…

Les suites bureautiques

Les suites bureautiques sont utilisées depuis de nombreuses années dans les entreprises. Ils permettent d’avoir accès à des boites mails, mais également à des différents outils de partages de document, de traitement de texte…

Les suites bureautiques les plus connues sont Microsoft 365, Google Workspace.

Les outils de stockage et partage de documents

Souvent associés aux espaces bureautiques, les outils de stockage et partage des documents permettent de centraliser l’ensemble des documents et outils au même endroit, facilement accessibles pour l’ensemble des collaborateurs.

L’avantage de ces outils est qu’ils permettent l’accès directement en ligne, sans qu’il y ait besoin de télécharger un logiciel, à partir du moment où les collaborateurs disposent d’une connexion internet.

Ces outils sont Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive.

Les outils d’automatisation

Les outils d’automatisation permettent aux entreprises de se concentrer sur leur réelle valeur ajoutée, en automatisant un certain nombre de tâches répétitives et chronophage. Il est par exemple possible par le biais de ces outils de faire communiquer plusieurs logiciels entre eux pour automatiser des envois d’emails, ou transférer les informations.

On trouve Zapier, Integromat, Automate.io.

Quels sont les avantages à utiliser les outils de productivité ?

Amélioration de l’efficacité

Ils permettent d’automatiser des tâches répétitives, ce qui libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

Collaboration et communication

Ils favorisent la collaboration en permettant le partage d’informations et la coordination entre les membres d’une équipe, souvent en temps réel.

Ils améliorent la communication en fournissant des plateformes pour les discussions, les réunions virtuelles et le partage de documents.

Organisation et gestion de projets

Ils aident à planifier, suivre et gérer les projets, en assurant que les échéances sont respectées et que les ressources sont utilisées de manière optimale.

Ils permettent une visibilité sur l’avancement des projets et sur les performances individuelles et d’équipe.

Accès et stockage de l’information

Ils facilitent l’accès à l’information et son stockage sécurisé, souvent dans le cloud, ce qui permet un accès à distance et en mobilité.

Ils permettent également la centralisation des données, ce qui facilite la recherche et la récupération d’informations.

Analyse et prise de décision

Ils fournissent des outils d’analyse et de reporting qui aident à mesurer la performance et à prendre des décisions éclairées basées sur des données.

Intégration

Ils s’intègrent souvent avec d’autres outils et systèmes utilisés dans l’entreprise, créant ainsi un écosystème de travail cohérent.

Formation et apprentissage

Ils offrent souvent des ressources pour la formation et l’apprentissage continu, aidant ainsi les employés à développer leurs compétences et à s’adapter aux nouvelles technologies.

Personnalisation et Scalabilité

Ils sont souvent personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise et peuvent évoluer avec la croissance de l’entreprise.

Comment choisir ses outils de productivité en entreprise ?

Il existe un grand nombre d’outils de productivité aujourd‘hui sur le marché. Certains sont payants, d’autres sont gratuits, certains sont fortement personnalisables, tandis que d’autres ont un cadre plus strict, et moins facilement adaptables à l’activité de l’entreprise.

Une fois la décision prise, ou lorsque le besoin se fait ressentir de faire appel à ces outils, les entrepreneurs et dirigeants peuvent vite se sentir perdus quant au logiciel à utiliser.

Il faut prendre le temps d’analyser les différents logiciels, et en choisir un qui correspond au besoin de l’entreprise, mais également aux moyens, et aux perspectives d’évolution de l’entreprise pour ne pas avoir besoin de changer régulièrement, le temps de mise en place pouvant être relativement long.

Voici quelques étapes pour trouver le logiciel de productivité adapté à votre entreprise :

1) Evaluation des Besoins

• Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de communication, gestion de projets, stockage de données, etc.
• Evaluez les défis actuels et les domaines qui nécessitent une amélioration en termes de productivité et d’efficacité. Il vous faut avoir une idée précise des besoins que vous cherchez à combler.

2) Consultation des Utilisateurs Finaux :

• Impliquez les collaborateurs qui seront amenés à utiliser les différents outils dans le processus de sélection en recueillant leurs avis et leurs préférences.
• Comprenez comment les différents départements et équipes interagissent et quelles sont leurs exigences en matière d’outils.

3) Recherche et Comparaison

:

• Faites une liste des différents outils qui vous semblent correspondre aux besoins
• Comparez les fonctionnalités, les coûts, les intégrations possibles, et les avis des utilisateurs pour différents outils.

4) Essais et Démonstrations

:

• Demandez des démonstrations ou utilisez des versions d’essai pour évaluer comment un outil fonctionne dans un environnement réel.
• Évaluez l’interface utilisateur, la facilité d’utilisation, et la capacité à s’intégrer avec d’autres outils existants.

5) Analyse des Coûts

:

• Évaluez le coût total de possession, y compris les licences, la formation, et le support.
• Considérez les économies de temps et d’efficacité que l’outil peut apporter par rapport à son coût.

6) Vérification de la Sécurité et de la Conformité

:

• Assurez-vous que les outils respectent les normes de sécurité et de conformité requises pour votre secteur.
• Vérifiez les mesures de protection des données et les certifications de sécurité.

7) Formation et Support

:

• Vérifiez la disponibilité de la formation et du support technique.
• Assurez-vous que l’éditeur propose des ressources suffisantes pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti de l’outil.