Je lance mon entreprise (10/10) - La structure de coûts

Connaître la structure de coûts  de son entreprise, c’est-à-dire que la manière dont l’argent a été dépensé est essentiel.

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Qu’est-ce que la structure de coûts ?

La structure de coûts est une synthèse de l’ensemble des coûts générés par le fonctionnement de votre entreprise.

  L’idée est de regrouper les dépenses réalisées par nature, par fonction ou par affectation afin de pouvoir proposer aux dirigeants une  présentation simple et concrète de la manière dont l’argent a été utilisé sur une période donnée ou pour un objectif défini. On ne parle pas ici de chiffres, mais bien de problèmes concrets, qui soulèvent les problématiques suivantes :

• Qu’achète-t-on et pour combien ?
• Quelle est la nature de la dépense ? Est-ce qu’elle évolue ? À quoi a-t-elle servi ?
• Est-elle récurrente ? Fait-elle partie d’impôts, des dépenses de fonctionnement ou des achats nécessaires à la production ?…

Les dépenses effectuées peuvent être classées et réparties par typologies

. Les principales sont :

• les coûts variables (qui évoluent avec le volume de production) et les coûts fixes qui ne changent pas en fonction du volume de production.
• les coûts directs (qui sont imputables à un produit précis) et les coûts indirects qui servent à plusieurs produits à la fois.

Les coûts (aussi appelées charges) sont à affecter dans chacune des catégories. Par exemple le loyer d’une boulangerie est une charge fixe (il n’évolue pas en fonction de l’activité courante) et une charge indirecte (il ne peut être affecté directement à la production de pain ou de croissants…).

Lorsqu’un comptable comptabilise les coûts (ou les charges), il les affecte par nature afin de les classer dans les éléments de synthèse de fin d’année.

Classifier et comptabiliser les coûts permet de suivre la rentabilité de l’entreprise et d’établir des états de synthèse (bilan compte de résultat) qui permettent de mieux comprendre comment l’argent est gagné, comment il est dépensé. Cela permet aussi de créer des indicateurs qui aident à comprendre comment s’est constitué le bénéfice ou la perte de l’entreprise.

Parmi les principaux indicateurs à suivre, on citera :

• le coût de revient (combien me coûte la production d’un produit ?),
• la trésorerie disponible,
• la marge (combien l’entreprise gagne-t-elle à chaque vente ?),
• le seuil de rentabilité (combien dois-je vendre de produit pour commencer à faire des bénéfices ?)
• le montant des charges fixes (combien dois-je payer si je n’ai aucune activité ?)
• le BFR (quelle quantité d’argent est immobilisée par le fonctionnement de l’entreprise ?)
• le nombre de jours de stock (en combien de temps ai-je renouvelé mon stock ?)
• …

Etudier la structure de coût permet de connaître les principales dépenses, leur nature. Les affecter par produit permet de faire une analyse de rentabilité, quel produit est le plus (le moins) rentable ? Les charges fixes sont-elles adaptées à l’activité de l’entreprise ? Quels sont vos coûts majeurs ? Sont-ils fixes, variables… selon quels principes ? Qu’est-ce qui vous coûte le plus cher ?

Ces coûts peuvent êtes variables ou fixes, en fonction de vos décisions. Car toutes vos décisions opérationnelles auront des répercussions sous forme de coût.

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En quoi la structure de coûts peut être utile pour moi ?

La structure de coût et la gestion courante

Connaître sa structure de coûts est utile pour permettre d’évaluer les coûts de fonctionnement de l’entreprise selon son business model. La structure de coût est principalement déterminée par l’activité principale de l’entreprise, mais aussi par les décisions du dirigeant. Elle est donc spécifique à chaque entreprise, même si on retrouve de grandes tendances liées au secteur d’activité concerné. Comparer la structure de coût de son entreprise avec celle du secteur d’activité de l’entreprise peut apporter des indications intéressantes et fournir des pistes d’amélioration.

Par ailleurs, elle permet d’améliorer la gestion et donc la rentabilité de l’entreprise. En effet, suivre l’évolution de la structure de coût au fil des ans permet de définir des marges de manœuvre, de surveiller l’impact des augmentations tarifaires, de s’assurer que la marge est suffisante, de vérifier l’incidence de tel ou tel investissement …

Enfin la structure des coûts de l’entreprise a une influence directe sur la trésorerie. Connaître, mais surtout maîtriser la structure de coûts de l’entreprise contribue à maintenir une trésorerie saine, et par conséquent une indépendance financière.

La structure de coût et la gestion commerciale

Il est nécessaire d’évaluer l’ensemble des coûts indispensables au bon fonctionnement de vos activités. Votre structure de coûts, les prix auxquels vous souhaitez vendre et vos estimations vous permettront alors de déterminer combien de temps il vous faudra pour atteindre la rentabilité, objectif suprême de toute entreprise en quête de profit.

Nous vous conseillons alors de réaliser des hypothèses quant à la variation des prix de vente et/ou des unités vendues. Ainsi, vous obtiendrez des éléments qui vous aideront à déterminer les prix de vente les plus adaptés. Ce travail doit être effectué en tenant compte de l’ensemble des paramètres liés aux prix de vente.

Comment optimiser ma structure de coûts ?

Plusieurs méthodes peuvent contribuer à optimiser la structure de coût de l’entreprise.

La méthode comparative

Elle consiste à identifier et prendre comme référence une structure de coût appartenant à une entreprise similaire  (ou au secteur d’activité) et à mettre en place un outil de suivi afin d’aligner la structure de coût de l’entreprise à cette référence. Cette méthode a le mérite d’être facile à mettre en œuvre et d’avoir des objectifs forcement réalistes. Elle est intéressante pour les sociétés en création qui trouve avec cette méthode le moyen de fixer des objectifs concrets.

La méthode ciblée

Cette méthode consiste à analyser les coûts de l’entreprise et à focaliser les efforts de l’entreprise sur quelques coûts dont la rationalisation devrait améliorer sensiblement la rentabilité  de l’entreprise. C’est une méthode qui s’apparente à du cost-killing et qui permet aux entreprises en difficulté d’aller à l’essentiel. Elle évite à chacun de se disperser sur de multiples objectifs.

La méthode par objectif

C’est une méthode empirique souvent utilisée par défaut, elle vise à fixer des objectifs de réduction des coûts qui tiennent compte d’observation ou d’autres objectifs. Utilisant souvent des objectifs faciles à retenir, cette méthode moins élaborée peut amener des résultats surprenants.