Les KPI à suivre en tant que manager

Par Marie Lusset, le 05/08/2021

« Ce qui peut etre mesuré peut etre amélioré », cette citation de Peter Ferdinand Drucker, reflète à merveille l’utilité des KPI dans une entreprise.

Le terme KPI provient de l’anglais « Key Performance Indicator », dont la traduction française est « Indicateurs clés de performance ».

KPI en tant que manager

Dans cet article, nous vous expliquons les KPI à mettre en place en tant que manager.

Qu’est ce que les KPI ?

Ces indicateurs ont pour but de définir des chiffres clés à surveiller pour permettre d’obtenir un tableau de bord de la situation de l’entreprise, reflétant en fonction des KPI choisis la performance d’une équipe, d’un service ou de l’ensemble de l’entreprise.

Il n’existe pas une liste exhaustive des KPI qu’il est possible d’utiliser. En effet, selon le domaine et le secteur d’activité, les KPI vont varier, et sont propres à chaque entreprise et son fonctionnement. Les KPI ont donc pour objectif de s’inscrire dans une démarche de progrès, et permettent d’assurer aussi bien le pilotage que le suivi de l’activité de l’entreprise.

Les critères des KPI

Afin de pouvoir remplir son plein office, le KPI doit correspondre à 5 critères :

  • Le KPI se doit d’être spécifique : il doit être mis en place au service d’un but qui soit clair et précis.
  • Le KPI doit être mesurable : en effet, un KPI ne sert que dans la mesure ou les données peuvent être quantifiables, mesurables, il faut que le KPI soit en mesure de déterminer l’état d’avancement du projet par rapport à l’objectif spécifique défini.
  • Réalisable : de la même manière que le KPI se doit d’être mesurable, il faut que le KPI soit au service d’objectifs atteignables.
  • Le KPI doit être pertinent : ce critère parait évident, mais il faut bien prêter attention à ce que les KPI mis en place correspondent à la stratégie de l’entreprise, à court comme à long terme
  • Le KPI doit être délimité dans le temps : afin d’être effectif, le KPI doit pouvoir être délimité dans le temps.

L’erreur la plus courante dans l’établissement des KPI consiste à vouloir tout analyser, utiliser toutes les données que l’entreprise possède. A l’heure de la big data, dans laquelle le nombre de données qu’il est possible de collecter est infinie, le fait de vouloir tout analyser ne peut que vous desservir. Le premier travail dans l’établissement des KPI consiste donc à trouver les données les plus intéressantes à analyser en fonction du résultat attendu.

Les KPI sont ensuite rassemblés dans un tableau de bord, permettant en un coup d’œil d’avoir une vision globale de l’ensemble des résultats fournis par les KPI. Le fait de centraliser les résultats sur un tableau de bord permet également de s’appuyer sur ces KPI pour prendre les décisions adéquates.

L’utilité des KPI en tant que manager

Il existe différents KPI à mettre en place lorsqu’on manage une équipe.

L’indicateur de productivité sert à mesurer la relation entre la quantité de produits ou de services vendus et les ressources de l’entreprise utilisées à un moment donné. Cet indicateur permet ainsi de connaitre votre productivité de manière objective en considération des ressources utilisées. Produire en grande quantité est une bonne chose, mais il est important de mettre cette production en relation avec les ressources utilisées.

Un des indicateurs importants pour un manager est également la présence des employés : en effet, que les collaborateurs soient présents sur place ou en distance, cet indicateur permet de suivre l’état d’esprit de vos équipes. Un employé semble prendre un grand nombre d’arrêt maladie, ou part plus tôt du bureau ?  Cela peut refléter un manque de motivation ou un malaise au sein de l’équipe. Le fait de suivre la présence des salariés au travail est un indicateur simple et efficace à garder en tête pour un manager.

Si votre entreprise est soumise à une saisonnalité importante par son domaine d’activité ou son emplacement, cet indicateur est à prendre avec grande attention : afin d’être certain d’avoir les ressources humaines nécessaires dans la période correspondant à votre haute période, un logiciel congés peut se révéler très utile.

Vous pouvez également suivre le pourcentage de réalisation des objectifs par les collaborateurs : définissez les objectifs à atteindre par collaborateurs, par équipe, et plus globalement pour tous les collaborateurs.

Comment mettre en place des KPI ?

Ce conseil parait simple mais il est pourtant primordial : un trop grand nombre d’indicateurs regroupant un trop grand nombre de données devient vite contreproductif. Comme son nom l’indique, les KPI doivent être les points clés.

Il est courant de dire que les KPI en termes de management doivent être entre 3 et 5. C’est la meilleure manière de garder les équipes sensibles aux KPI et investies, un trop grand nombre de KPI à suivre peut avoir pour effet de frustrer les équipes, les désintéresser, mais également les déconcentrer des objectifs premiers.

Pour définir les KPI à prendre en considération posez-vous les bonnes questions : en tant que manager, quelles sont les données que vous voulez voir en premier lieu le matin avant de débuter votre journée de travail ? Quelles sont les mesures qui vous diront instantanément ce dont vous avez besoin pour progresser ?
Une fois que ces 5 groupes de données sont définis, mettez-les en parallèle avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Transformez tous les objectifs en pourcentage permet une vision plus claire de la réalisation de ces derniers. En effet, les pourcentages parlent à tous et font une synthèse des différents objectifs à atteindre : si vous avez plusieurs objectifs à atteindre formant un KPI, par exemple un nombre de ventes, un développement attendu du portefeuille client, et un panier moyen à atteindre, transformez ces objectifs en pourcentage puis faites la moyenne des différents pourcentages. Cela vous donnera une vision claire et précise du niveau des objectifs à atteindre.

Il peut être utile en tant que manager de diffuser les KPI sur des supports visibles de tous. Par la diffusion et l’explication des KPI aux collaborateurs ceux-ci se sentent plus concernés dans les processus. De fait, les KPI reflètent le travail des collaborateurs au quotidien, et leur donne de l’autonomie et les responsabilise par rapport aux objectifs à atteindre.

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Marie Lusset

Marie Lusset est diplômée d’un master en droit des affaires internationales et d'un master en management et développement des entreprises. Elle accompagne les porteurs de projet à créer leur entreprise et développer leur activité.