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Logiciels de caisse certifiés : quels entrepreneurs sont concernés ?

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Afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, l’article 88 de la loi de finances pour 2016 a prévu l’obligation pour certaines entreprises d’utiliser un logiciel ou système sécurisé certifié à compter du 1er janvier 2018.

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Logiciels de caisse certifiés : quels entrepreneurs sont concernés ?

Cette obligation, assortie de diverses sanctions, demeure parfois méconnue de la part des dirigeants.

Nous vous proposons donc de revenir sur celle-ci afin de vous aider à mieux appréhender sa consistance et ainsi vous prémunir en cas de contrôle.

Obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié : présentation

Logiciels de caisse certifiés : quels entrepreneurs sont concernés ?Le terme « logiciel de caisse » ou « système de caisse » désigne le système informatisé par lequel les opérations réalisées avec les clients sont enregistrées.

Désormais, les commerçants et les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un tel logiciel dans le cadre de leur activité ont l’obligation d’utiliser un logiciel l’inaltérabilité, la conservation, la sécurisation et l’archivage des données.

La loi de finances n’impose donc pas l’obligation, en tant que tel, de s’équiper d’un logiciel de caisse.

En revanche, un assujetti à la TVA qui utilise un logiciel de caisse est concerné par cette obligation.

Les logiciels dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées à la fois avec des clients assujettis et avec des clients assujettis entrent également dans le champ d’application de cette nouvelle obligation.

Deux organismes sont actuellement accrédités pour certifier un tel logiciel :

  • L’AFNOR certification (sous-traitant technique INFOCERT),
  • Le laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE).

Cet organisme doit délivrer une attestation individuelle nominative à l’assujetti.

Quelles sont les entreprises visées par ce dispositif ?

Comme précisé ci-dessus, l’obligation concerne :

  • Les assujettis à la TVA qui effectuent des opérations avec des clients eux-mêmes non assujettis à la TVA ;
  • Les logiciels de caisse qui permettent d’enregistrer des opérations, livraisons de biens et prestations de services d’assujettis non soumis à facturation, au profit de clients non assujettis.

Les filiales et les succursales de sociétés étrangères assujetties à la TVA sont également soumises à cette obligation.

N’entrent en revanche pas dans le champ d’application :

  • Les opérations réalisées entre les professionnels qui établissent une facture,
  • Les professionnels placés sous le régime fiscal de la franchise en base de TVA,
  • Les professionnels exonérés de TVA.
Illustration :
Deux professionnels assujettis à la TVA réalisant des opérations « B to B » ne sont pas concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié dès lors que ces opérations donnent lieu à facturation.
Remarque :
Lorsque l’entreprise s’équipe d’un logiciel de caisse certifié, la dépense engendrée doit être fiscalement déduite en tant que charge. Elle ne peut pas en revanche être immobilisée dans la mesure où elle ne procure pas directement à l’entreprise des avantages économiques futurs.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de contravention à cette obligation ?

Logiciels de caisse certifiés : quels entrepreneurs sont concernés ?En cas de non-respect de cette obligation, le contribuable encourt une amende d’un montant de 7 500 €.

Lorsque celui-ci possède plusieurs logiciels de caisse différents, l’amende est due pour chaque logiciel non certifié.

Il convient toutefois de préciser que l’amende n’est pas applicable si le contribuable justifie la certification de son logiciel de caisse dans un délai de 30 jours à compter de la demande de l’administration.

Conclusion

Au regard des sanctions applicables, le contribuable se doit de veiller au respect de cette obligation en faisant certifier les logiciels de caisse concernés. En cas de difficultés, celui-ci peut prendre attache auprès d’un professionnel en vue de sécuriser sa situation.

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