La convocation d’une assemblée générale, quelle que soit la société, est une opération importante dans la vie de celle-ci.
Elle nécessite le respect d’un calendrier et d’un formalisme précis, sous peine de pouvoir être annulée en justice !
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Quelles sont les règles à respecter pour convoquer une assemblée générale ? Le Blog du Dirigeant fait le point.
Convoquer une assemblée générale en SARL
Le gérant doit convoquer l’assemblée générale, dans les 6 mois de clôture de l’exercice. S’il ne le fait pas, les associés peuvent le mettre en demeure de la convoquer, ou en faire la demande en justice.
Chaque associé, et le commissaire aux comptes lorsqu’il en existe un, doit recevoir une lettre recommandée 15 jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale. En cas de décès du gérant, le délai de convocation est réduit à 8 jours.
La convocation doit contenir un ordre du jour suffisamment précis, et être accompagnée de certains documents (rapport de gestion du gérant, inventaire, comptes annuels, texte de résolutions, et éventuellement comptes consolidés et rapport du commissaire aux comptes). Si un comité d’entreprise existe, ces documents lui sont communiqués avant la tenue de l’assemblée générale.
Le gérant doit convoquer au moins une assemblée générale par an, afin de soumettre aux associés le rapport de gestion, l’inventaire et les comptes annuels. A défaut, le gérant s’expose à une amende pénale de 9 000 euros !
Quelque soit le type de société, les statuts peuvent prévoir des règles de convocation différentes, dès lors qu’elles respectent les minimas légaux.
Mes formalités juridiques
Convoquer une assemblée générale en SAS
La SAS est régie par une grande liberté de rédaction des statuts, qui vont donc organiser la convocation de l’assemblée générale, dans sa forme comme dans ses délais.
Elle peut même être verbale, à proscrire toutefois, pour des raisons de preuve.
C’est encore ici une illustration de l’efficacité de la SAS, et qui en fait son succès.
Convoquer une assemblée générale en société civile
Les associés sont convoqués 15 jours au moins avant la réunion de l’assemblée, par lettre recommandée. Celle-ci indique l’ordre du jour suffisamment précis, accompagné des textes de résolution.
Convoquer une assemblée générale en SA
Dans les SA à conseil d’administration, c’est ce dernier qui décide la convocation d’une assemblée générale, à travers son président qui procédera aux formalités matérielles.
Dans les SA à directoire et conseil de surveillance : le droit de convoquer une assemblée générale appartient par principe au conseil de surveillance, par dérogation au directoire.
Un avis de réunion doit être émis, dans un délai raisonnable (au moins un mois avant la réunion), par mail, ou par lettre recommandée de préférence : un projet de réunion d’une assemblée doit être porté à la connaissance des actionnaires, afin de leur permettre de déposer et demander l’inscription de projets de résolutions à l’ordre du jour de l’AG. L’avis est publié dans un JAL (ou Journal d’Annonces Légales) du département du siège social de la société.
L’avis de convocation doit mentionner : jour, heure et lieu de l’assemblée générale (siège social ou autre lieu), ainsi que sa nature (extraordinaire, ordinaire ou spéciale), les conditions dans lesquelles le vote par correspondance est possible, l’ordre du jour…
Délais minimaux à respecter : 15 jours entre la publicité de la convocation au JAL ou de l’envoi des lettres recommandées, pour une première convocation, et 6 jours sur convocation suivante.
La convocation et la tenue d’une assemblée générale en SA est très réglementée, et variable selon les spécificités de la société (capital social, nombre d’actionnaires, SA cotée ou non sur les marchés financiers…). Confiez cette tâche à un professionnel du droit (avocat…) afin de remplir cette obligation dans les règles !
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Par Thomas Lailler, le 13/05/2020