Fournitures de bureau, internet, qui prend en charge les dépenses liées au télétravail ?

Par Laurent Dufour, le 11/12/2020

La crise du covid-19 à contraint de nombreuses entreprises à imposer le télétravail à tout ou partie de leurs employés. Au-delà de la nécessaire réorganisation qu’il nécessite, le télétravail entraine des frais supplémentaires pour les salariés qui ne profitent plus des fournitures de bureaux, des moyens de communication et des outils administratifs de l’entreprise.

Fournitures de bureau, qui prend en charge les dépenses du télétravail

Ainsi, de nombreux dirigeants s’interrogent sur la prise en charge des frais supplémentaires. Cette question est d’autant plus sensible qu’elle s’accumule le plus souvent avec un ralentissement brutal de l’activité.

Le télétravail impose une nécessaire réorganisation des entreprises

Pour les entreprises comme pour les salariés, le télétravail représente la seule solution pour assurer la continuité de l’activité et garantir le maintien des emplois. Comme tout changement, cette décision impose une réorganisation du travail et une nécessaire adaptation de chaque télétravailleur pour installer un poste de travail à son domicile.

Bien évidemment, des frais complémentaires sont engagés ou mis à contribution (abonnement internet, fourniture de bureau, forfait téléphonique, matériel administratif, …), dans bien des cas la question de leur prise en charge par l’entreprise se pose.

La réglementation sur la prise en charges des frais liés au télétravail

S’il y a quelques années le code du travail imposait à l’employeur de prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, depuis 2017 cette obligation a disparu.

Cela ne signifie toutefois pas que les dépenses nécessaires à l’exercice du télétravail soient à la charge de l’employé. En effet, la jurisprudence impose à l’employeur de prendre en charge l’ensemble des frais engagés par un salarié à titre professionnel. Les frais liés au télétravail entrent dans cette catégorie, même en période de confinement due au Covid-19.

Ainsi, l’employeur doit prendre en charge les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son télétravail. Ces frais ne sont pas considérés comme un avantage en nature et représentent une charge déductible non soumise aux cotisations sociales.

Comment rembourser les frais professionnels générés par la Covid ?

Deux solutions peuvent être utilisées par une entreprise pour rembourser les frais liés au télétravail : le remboursement forfaitaire et le remboursement au réel.

Le remboursement forfaitaire

L’évolution récente de la réglementation permet aux entreprises de rembourser les frais liés au télétravail par forfait. Le versement d’un forfait ne nécessite pas de fournir un justificatif. Le montant de l’allocation forfaitaire est mensuel et dépend du nombre de jours de télétravail effectués dans le mois. Le forfait est de 10 euros par jour de télétravail effectué par semaine pendant un mois complet. Ainsi, un employé qui travaille 1 jour par semaine pendant un mois peut percevoir 10 euros d’indemnité. Ce montant passe à 20 euros s’il travaille 2 jours par semaine.

Si le forfait ne couvre pas les dépenses engagées, l’employeur peut augmenter le remboursement, il devra toutefois fournir un justificatif pour éviter que ce remboursement ne soit assimilé à un avantage en nature.

Le remboursement au réel

L’entreprise peut opter pour un remboursement au réel qui consiste à rembourser le salarié sur présentation des justificatifs de dépense.

Les principales dépenses à prendre en charge

Parmi les dépenses engagées par les employées on retrouve trois grandes catégories de charge

L’achat de fournitures de bureau

Les employés qui font du télétravail ont souvent besoin de fournitures de bureau (cahiers, papier, stylos, encre, …). Les dépenses de fourniture de bureau peuvent être remboursées par les entreprises. L’idéal est souvent de faire un remboursement sur justificatif, cela permet d’être juste, de s’assurer de la nature et de l’utilité des dépenses mais aussi de contrôler les prix qui peuvent être très différent d’un fournisseur à l’autre. Une sensibilisation des collaborateur aux tarifs des partenaires peut être nécessaire.

Les dépenses de communication (téléphone & internet)

Les moyens de communications qu’utilisent les salariés sont souvent personnels (abonnement internet, forfait téléphonique, …). L’entreprise peut prendre en charge une partie du forfait en se basant, au prorata, sur le temps d’utilisation professionnel des équipements. Seul une explication claire et précise du calcul du montant remboursé permettra une exonération totale de cotisations sociales.

Les dépenses de restauration

Les salariés contraints au télétravail continuent d’avoir droit aux chèques restaurant au même titre que les autres employés.

Toutefois les employés qui bénéficient d’une subvention pour le restaurant d’entreprise perdent cet avantage lorsqu’ils sont en télétravail. L’employeur n’a pas l’obligation de dédommager la perte de cet avantage en accordant une indemnité de repas puisque l’employé peut se restaurer à domicile.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.