Comment limiter les pertes d'argent en entreprise ?

Par Laurent Dufour, le 16/03/2021

Minimiser les pertes est un objectif commun à toutes les sociétés. Si on peut être tenté de réduire les effectifs, il faut savoir que cette décision peut profondément perturber l’organisation interne.

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En dehors des restructurations, quels moyens vous permettent de limiter les pertes d’argent au sein d’une entreprise ? Luttez contre le gaspillage et les vols et optimisez vos dépenses.

Sous-traiter les tâches peu productives : les fonctions de sécurité et de gardiennage en entreprise

Tout comme les fonctions de nettoyage des locaux et la gestion des structures informatiques, il est recommandé de sous-traiter les fonctions de gardiennage et de sécurité en entreprise.

Les propriétaires de magasin ont tout intérêt à investir dans une solution de sécurité pour se prémunir des petits vols réguliers. Les vols en interne sont aussi une réalité de la vie en entreprise, d’autant plus si vous stockez des marchandises de valeur. Vous avez aussi tout à gagner en sécurisant vos locaux et espaces de stockage, car personne n’est à l’abri de casse ou d’un cambriolage.

Le secteur de la sécurité étant en constante évolution, il attire de nombreuses personnes. Et pourtant, les candidats ne sont pas tous en mesure de justifier des qualités, formations et qualifications nécessaires. Plutôt que de créer un poste en interne et de vous lancer dans un recrutement hasardeux, vous avez la possibilité de passer par une société de sécurité privée, et de vous reposer sur leur expertise : télésurveillance, vidéosurveillance, système d’alarme et de contrôle d’accès… Ce type de société de sécurité peut également mettre à votre disposition des agents de sécurité (ADS ou APS), des agents cynophiles, un système de gardiennage, etc.

bien gérer l'entrepriseCombiner un système de vidéosurveillance avec la présence d’un ou plusieurs agents de sécurité dissuadera les personnes malintentionnées. Vous vous protégerez ainsi des petits larcins et des infractions et limiterez vos pertes. Dans la grande distribution, une sécurité renforcée permet aussi de mieux gérer la démarque inconnue de son enseigne.

Externaliser certaines tâches pour faire des économies et réduire les coûts de gestion du personnel

Dans les petites structures, chaque collaborateur est embauché pour des fonctions correspondant à son profil. Sans assistant ou secrétaire, il peut se voir obligé d’effectuer certaines tâches chronophages et/ou à faible valeur ajoutée. Il s’agit souvent de petites à moyennes missions, comme le secrétariat téléphonique ou la gestion des réseaux sociaux. Choisir d’externaliser votre secrétariat téléphonique vous permettra ainsi de filtrer vos appels en amont, notamment les appels de prospection et les demandes de stage.

Le dirigeant d’une PME doit aussi endosser plusieurs casquettes : recrutement, gestion des clients, recoupements financiers, etc. Des tâches sensibles pour l’entreprise que vous pouvez avoir du mal à assumer seul. À force de vous consacrer au fonctionnement de l’entreprise, vous n’avez plus forcément le temps de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux à la base. Que vous soyez créatif ou chef d’équipe, votre société a besoin que vous et vos collaborateurs vous focalisiez sur votre cœur d’activité. Vous avez donc besoin de vous recentrer sur les activités qui vous apportent des bénéfices concrets.

Cela implique nécessairement de déléguer ou d’externaliser les tâches qui peuvent l’être, sans mettre votre entreprise en péril. Vous pouvez par exemple externaliser tout ou partie de votre comptabilité grâce à un expert-comptable et déléguer tout ce qui concerne les ressources humaines ou le recrutement à un prestataire externe de confiance.

Concernant la tenue de votre comptabilité, plusieurs travaux pourront ainsi être externalisés :

  • la saisie comptable (achats, frais généraux, ventes, trésorerie, élaboration des bulletins de salaire, déclarations de TVA, paiement des taxes comme la taxe d’apprentissage…)
  • la gestion de la fiscalité (Impôt sur les Sociétés, CVAE, CFE, TVA…)
  • le bilan annuel
  • la gestion des immobilisations
  • le lettrage des comptes
  • les travaux d’inventaire

Les cabinets de recrutement spécialisés pourront également vous apporter leur expertise dans les processus de recrutement, quel que soit votre secteur d’activité, pour vous faire gagner un temps précieux.

Digitaliser les services

Opter pour des solutions de digitalisation constitue également un bon moyen de réduire les coûts en entreprise. En plus du recours à un comptable en ligne, se tourner vers une assurance en ligne, une mutuelle digitale, des tickets restaurants digitalisés sont autant de pistes de réflexion à exploiter.

De même, pour réduire votre consommation, pensez à compresser vos fichiers pour gagner en espace de stockage. Des logiciels de transfert Cloud, tels que Jpeg Mini, Kraken, SmallPDF, sont des outils qui pourront vous aider pour des transferts rapides et moins coûteux en bande passante, intéressants pour votre portefeuille comme pour la planète !

Optimiser les dépenses

Une bonne gestion des stocks est indispensable pour pouvoir dépenser plus efficacement. Faites des rapprochements systématiques entre bons de commande, bordereaux de marchandises et marchandises livrées. Dans la distribution, vérifiez régulièrement les stocks pour les comparer à vos données comptables et formez vos employés à la consignation des produits endommagés pour pouvoir les inclure.

Analysez les dépenses de votre entreprise et éliminez le superflu et les dépenses discrétionnaires, comme les fêtes ou les abonnements à des magazines que personne ne lit au final. Il faut aussi évaluer les performances de votre équipement. Si votre imprimante centrale tombe souvent en panne et qu’elle demande l’intervention régulière d’un réparateur, vous gagnerez sûrement à changer de modèle et à former tous vos collaborateurs à son utilisation. Pensez aussi à réduire les déplacements inutiles, même pour aller rencontrer des clients. Avec le contexte actuel, les réunions s’effectuent de plus en plus en ligne. Elles permettent d’économiser sur de lourdes dépenses de transport, ainsi que des notes de frais.

améliorer la rentabilité de l'entreprisePrenez le temps d’effectuer une veille des fournisseurs et des prestataires et n’hésitez pas à demander des devis. Au-delà d’une simple comparaison de prix, vous pourriez aussi changer de perspective. Privilégiez par exemple les services de prestataires à vélo pour vos livraisons de proximité, plutôt que de passer par des coursiers moto. En plus d’économiser, vous réduirez aussi votre empreinte carbone.

L’optimisation des dépenses et des achats passe aussi par une réduction du gaspillage et une meilleure utilisation des ressources au sein de l’entreprise.

Lutter contre le gaspillage en entreprise

Dans l’entreprise, le gaspillage concerne principalement les énergies et les ressources. Les impressions inutiles génèrent des coûts importants et elles ont aussi un très fort impact environnemental. Sensibilisez vos équipes pour qu’elles n’impriment que les documents importants et qu’elles privilégient les supports dématérialisés ou numériques autant que possible. Traquez aussi les pauses-café trop fréquentes et troquez tasses, verres et couverts à jeter contre de la “vraie” vaisselle.

Si vous avez l’habitude de commander de l’eau en bouteille pour vos collaborateurs et vos clients, comparez les dépenses par rapport à l’utilisation d’une fontaine à eau. En fonction de la qualité de l’eau où vous vous trouvez, vous pouvez également investir dans un filtre à eau.

Pour gaspiller moins d’énergie et économiser sur vos factures, faites la chasse aux lumières et aux écrans laissés allumés et effectuez une analyse énergétique. Si votre chauffage est défectueux, ou que vos locaux sont mal isolés, cela se répercutera forcément sur votre facture.

Lutter contre le gaspillage demande aussi une bonne gestion des stocks, aussi bien pour les marchandises que pour les ressources utilisées en interne. Retracez l’utilisation effective des divers achats réalisés pour vos équipes pour savoir si certaines dépenses peuvent être optimisées ou carrément éliminées.

Impliquer les employés

Si vous souhaitez vraiment réduire vos dépenses, vous devez absolument mettre vos équipes dans la boucle. D’une part pour qu’elles comprennent les raisons derrière les coupes budgétaires, et d’autre part pour que l’écoresponsabilité soit partagée par tous dans l’entreprise.

Faites preuve de transparence et d’honnêteté. Ils seront d’autant plus impliqués si vous leur faites comprendre que minimiser les pertes éloigne l’éventualité d’un licenciement économique. Informez vos équipes des pertes de l’entreprise, trouvez des solutions ensemble et implémentez-les de manière soudée. Il faudra également réaliser des points réguliers pour évaluer l’impact des mesures mises en place.

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.