Le registre des associations : quelle définition ? Quelle utilité ?

Qu’est ce qu’un registre d’association ? Quelle utilité ? Quels sont les registres obligatoires ?

Qu’est-ce qu’un registre d’association ?

Une fois que l’association a été publiée au Journal officiel des associations, elle acquiert la personnalité morale qui lui offre des droits. Mais une association a aussi des devoirs, comme celui d’informer sur les modifications statutaires et administratives de l’organisme. C’est ensuite le greffe des associations qui se charge de les rendre publiques.

Toutes ces informations sont conservées au siège de l’association dans des registres. Ces registres regroupent les documents relatifs aux décisions prises et aux événements survenus au sein de l’association, et ce de manière chronologique.

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Quels sont ces différents registres ?

Il existe différents registres d’association. Citons pour commencer le registre spécial. Avant le 23 juillet 2015, l’article 5, alinéa 5, de la loi du 1er juillet 1901, stipulait que chaque association devait obligatoirement disposer d’un registre spécial récapitulant les changements et modifications ayant pris place depuis la création de l’association.

L’ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 a tout simplement abrogé cette obligation, dans l’objectif de simplifier le régime des associations. Si la tenue d’un registre spécial est donc aujourd’hui facultative, elle reste cependant vivement recommandée afin de conserver une trace du fonctionnement de l’association (démarches juridiques et effectuées en préfecture).

Les autres registres facultatifs

Si la tenue des registres qui suivent est également facultative, cela n’enlève rien à leur utilité au sein des associations.

Le registre des délibérations regroupe les décisions prises lors des assemblées générales. Il est très utile puisqu’il permet de retrouver la trace d’éléments pouvant être contestés. En cas de litige, il prouve la validité des décisions prises et le respect des procédures mentionnées dans les statuts. Le registre des délibérations facilite aussi la transmission entre d’anciens et de nouveaux dirigeants.

Bon à savoir :  les statuts ou le règlement intérieur d’une association loi 1901 peuvent rendre la tenue d’un registre des délibérations obligataire. C’est notamment le cas lorsqu’elle est reconnue d’utilité publique.

Le registre des adhérents est lui une liste de toutes les personnes qui font partie de l’association. Souvent informatisé, il permet de conserver l’identité, les coordonnées, mais aussi le RIB des adhérents. Il est d’une grande utilité pour l’envoi de courriers postaux, de mails et pour la gestion administrative en général.

Les registres pouvant être obligatoires

Le registre du personnel est obligatoire pour toutes les associations qui recrutent et emploient des salariés. Il recense toutes les personnes qui ont été embauchées dans l’ordre chronologique. Il mentionne des informations telles que le nom et le prénom, la date de naissance, la nationalité, le sexe, la fonction occupée, les diplômes et les dates d’entrée et de sortie.

L’association a aussi pour obligation de tenir des registres comptables. Celui-ci regroupe l’ensemble des ressources et des dépenses de l’organisme. Trois éléments sont à distinguer dans ce domaine, il s’agit :

• Du livre journal, qui fait mention de toutes les recettes et de toutes les dépenses de l’association par date. Y sont jointes les pièces justificatives
• Du grand livre, qui mentionne les opérations du livre journal et des éventuels autres livres de l’associ Chaque opération fait l’objet d’un classement, conformément au plan comptable des associations
• Du livre d’inventaire, qui regroupe les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes, etc.)

Conclusion

Il est important de faire le point sur les registres d’association au moment la publication au Journal officiel. S’ils peuvent être facultatifs ou obligatoires en fonction de situations bien précises, la tenue de ces différents registres est toujours recommandée dans la mesure où ils permettent d’avoir une vision claire et précise :

• Du fonctionnement de l’association
• Des membres qui la composent (adhérents, salariés)
• Des décisions prises lors des grands rendez-vous (assemblée générale, etc.)
• Des mouvements financiers (recettes, dépenses)

En savoir plus :

• Le statut juridique d’association
• Comment rédiger les statuts juridiques d’une association ?
• Le siège social en association 
• Comment créer une association en ligne ?