Logiciel de facturation certifié : atout essentiel pour les commerçants

L’utilisation d’un logiciel de facturation certifié est devenue une obligation pour assurer la transparence des transactions et faciliter la gestion comptable.

Mais qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié, pourquoi est-il obligatoire et quels sont ses avantages ? Cet article vous apporte des réponses détaillées et vous propose une sélection des meilleurs outils disponibles sur le marché.

Pourquoi passer à la facturation certifiée ?

Depuis plusieurs années, les autorités fiscales françaises renforcent leur arsenal pour lutter contre les fraudes liées à la facturation et à la TVA. Une des mesures phares de cette lutte repose sur l’obligation pour les commerçants assujettis à la TVA d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cette réglementation vise à garantir l’intégrité, la sécurisation et l’inaltérabilité des données de facturation.

Les petits commerçants, tels que les artisans, boulangers et PME, doivent ainsi se conformer à cette obligation sous peine de sanctions. Toutefois, au-delà de l’aspect légal, ces outils offrent de nombreux avantages, facilitant la gestion quotidienne des entreprises et optimisant leur comptabilité.

Logiciel de facturation : définition

Un logiciel de facturation est un outil informatique permettant d’émettre, gérer et stocker des factures en conformité avec les obligations fiscales et comptables. Ces solutions remplacent les factures manuelles, souvent sources d’erreurs et de pertes de documents.

Un bon logiciel de facturation offre plusieurs fonctionnalités clés, telles que :

• La création et l’édition de factures et devis

• La gestion des clients et des fournisseurs

• Le suivi des paiements et relances

• L’exportation des données pour la comptabilité

• L’archivage sécurisé des documents

• La possibilité d’intégration avec d’autres outils de gestion

• L’automatisation de certaines tâches récurrentes pour gagner du temps

3 outils pour développer mon activité

Domiciliation avec Kandbaz

Je domicilie mon entreprise

Compte bancaire en ligne avec Qonto

J’ouvre un compte bancaire

Comptabilité en ligne avec Keobiz

Je confie ma comptabilité

3 outils pour développer mon activité

Domiciliation avec Kandbaz

Voir l’offre

J’ouvre un compte bancaire en ligne avec Qonto

Voir l’offre

Comptabilité en ligne avec Keobiz

Voir l’offre

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation « certifié » ?

Un logiciel de facturation certifié est un outil qui respecte les normes fiscales en vigueur pour garantir l’inaltérabilité, la sécurisation et la conservation des données. Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose aux commerçants assujettis à la TVA d’utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié, conforme aux exigences de l’administration fiscale.

Les logiciels certifiés doivent répondre à quatre critères fondamentaux :

• Inaltérabilité : les données enregistrées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées sans trace.

• Sécurisation : chaque enregistrement est protégé contre toute altération.

• Conservation : les données doivent être archivées et accessibles pendant six ans.

• Archivage : le logiciel doit garantir un archivage périodique des données pour faciliter un éventuel contrôle fiscal.

Pour garantir cette conformité, un logiciel peut être certifié par un organisme indépendant tel que NF525 ou bénéficier d’une attestation délivrée par l’éditeur du logiciel.

L’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié

L’utilisation d’un logiciel de facturation certifié est obligatoire pour tous les commerçants et entreprises assujettis à la TVA effectuant des ventes à des clients non assujettis (particuliers). Cette obligation vise principalement les commerces de détail, les artisans et les PME réalisant des transactions en B2C.

En cas de contrôle fiscal, l’administration peut exiger une attestation de conformité. Le non-respect de cette obligation expose l’entreprise à une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié. Un délai de mise en conformité est accordé en cas d’infraction, mais il est essentiel d’adopter rapidement une solution conforme pour éviter tout risque de sanction.

Les avantages d’un logiciel de facturation certifié

Outre l’obligation légale, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié offre de nombreux avantages pour les petits commerçants et artisans :

• Sécurisation des données : les factures sont protégées contre toute perte ou modification accidentelle.

• Gain de temps : la gestion automatisée des factures et des relances permet de réduire le temps administratif.

• Conformité fiscale : le risque d’erreurs comptables ou de fraudes involontaires est minimisé.

• Meilleure gestion de la trésorerie : grâce aux tableaux de bord et aux rappels de paiement intégrés.

• Facilité d’utilisation : la plupart des logiciels sont intuitifs et accessibles, même pour les entrepreneurs sans compétences comptables.

• Accès à distance : de nombreux logiciels proposent des versions cloud, accessibles depuis n’importe quel appareil.

• Réduction des erreurs humaines : l’automatisation évite les oublis et incohérences.

• Amélioration de la relation client : des relances automatiques et une gestion simplifiée des paiements favorisent une meilleure communication avec les clients.

En intégrant un logiciel certifié, les petites entreprises peuvent donc optimiser leur gestion financière tout en assurant leur conformité aux réglementations.

Les meilleurs logiciels de facturation certifiés

Le marché propose une variété de logiciels de facturation certifiés, adaptés aux besoins des petits commerçants et artisans. Voici une sélection des meilleures solutions disponibles :

•  https://www.jlogiciels.fr : JLogiciels propose des logiciels de gestion ERP et CRM sur mesure, incluant des fonctionnalités de facturation électronique certifiée, adaptés aux besoins des TPE et PME. 

• Evoliz : un logiciel complet et simple d’utilisation, idéal pour les artisans et TPE. Il propose la gestion des devis, factures, et paiements en ligne.

• Sellsy : une solution cloud performante offrant un module de facturation, CRM et gestion de trésorerie.

• Sage 50cloud Ciel : un logiciel adapté aux PME, avec une certification NF525 et une intégration facile à la comptabilité.

• Axonaut : une solution tout-en-un pour les indépendants et petites entreprises, incluant CRM, gestion de trésorerie et facturation.

• Zervant : un outil très intuitif, parfait pour les entrepreneurs individuels, avec un plan gratuit pour les petites entreprises.

• Henrri : un logiciel 100% gratuit et conforme aux normes fiscales, idéal pour les artisans et auto-entrepreneurs.

Chaque solution propose des fonctionnalités spécifiques. Le choix dépendra des besoins de l’entreprise, du budget et des préférences en matière d’interface et d’automatisation.

L’adoption d’un logiciel de facturation certifié est désormais incontournable pour les petits commerçants, artisans et PME. Au-delà de l’obligation légale, ces outils apportent de nombreux bénéfices en matière de gestion, de conformité et d’optimisation financière. En choisissant un logiciel adapté à ses besoins, chaque entrepreneur peut simplifier son administration, gagner du temps et éviter tout risque de sanction fiscale. Ainsi, investir dans un logiciel de facturation certifié est une décision stratégique pour assurer la pérennité et la sérénité de son activité.