Comment maintenir sa trésorerie à flot ?

Lorsqu’une entreprise a une activité économique, il existe différentes solutions qui contribuent à la préservation d’une trésorerie saine. Qu’elles soient basées sur de l’organisation, un fonctionnement commercial ou une logique de gestion, ces solutions peuvent souvent être mises en œuvre rapidement et facilement.

Le blog du dirigeant liste les solutions permettant à l’entrepreneur de préserver la trésorerie qui paraissent les plus simples à mettre en œuvre.

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Organiser l’entreprise pour préserver la trésorerie

A. Faire valider chaque dépense

Faire fonctionner une entreprise nécessite souvent l’intervention de multiples acteurs qui ont chacun leur vision et leur manière d’appréhender les dépenses. Il est important que l’entrepreneur, ou à défaut une personne de confiance, maîtrise les dépenses de l’entreprise surtout lorsque la trésorerie est tendue.

Ainsi, il est conseillé de mettre en place une validation ou à défaut un suivi rigoureux sur la nature, la fréquence, la raison et le montant de chaque dépense engagée par la société.

Le suivi peut notamment se faire via une procédure simple et systématique consistant en :

• Regrouper et agrafer pour chaque dépense :
  • Le bon de commande
  • Le bon de livraison
  • La facture d’achat.

• Faire valider l’ensemble du dossier par la personne en charge de la commande puis par un responsable administratif (le dirigeant si nécessaire)

• Intégrer la dépense dans :
  • la comptabilité,
  • le suivi budgétaire,
  • la trésorerie.

B. Motiver les équipes à suivre le paiement des clients

Le délai de paiement des clients a une influence forte sur le BFR et donc sur la trésorerie de l’entreprise. Motiver les équipes commerciales et administratives sur le suivi du délai de paiement des clients a souvent une influence très positive.

En plus de contenir, voire réduire les délais de paiement, cette démarche permet de sensibiliser les équipes (notamment commerciales) sur l’importance du respect des conditions commerciales. Finalement, elle contribue à faire prendre en compte au personnel concerné que l’entreprise est un système économique qui doit maîtriser sa trésorerie.

C. Insuffler la notion d’économie au sein de l’entreprise

La bonne gestion de l’entreprise, dont fait partie le maintien de la trésorerie, est un élément essentiel pour tout entrepreneur

. C’est une approche qui nécessite un suivi et un contrôle rigoureux des mouvements financiers (recette, dépenses), de l’utilisation des moyens mis en œuvre ainsi que des accords et partenariats de l’entreprise.

Pour qu’elle soit efficace, elle doit être mise en œuvre par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

C’est en fait la direction de l’entreprise qui, de par son attitude et au travers de son directeur administratif et financier (DAF), va initier et insuffler un niveau de gestion rigoureux à l’ensemble des employés qui vont intégrer la notion d’économie dans leur démarche professionnelle.

La direction va s’appuyer sur le service administratif pour relayer cette démarche :

• pour les dépenses internes (achats de fournitures, suivi des consommations de matières, qualité d’entretien des machines …),
• pour les relations commerciales (délais paiement, suivi de la marge …),
• pour l’organisation et la planification au sein de l’entreprise (logistique, commandes …),
• pour les relations avec les partenaires (fournisseurs, partenaires financiers, conseils …).

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Avoir une démarche commerciale soucieuse de la rentabilité et de la trésorerie

Vendre à n’importe quel prix en ne cherchant qu’à créer de l’activité ne sert pas à grand-chose, chaque vente ou accord commercial doit générer un profit pour l’entreprise. Si ce n’est pas le cas chaque vente contribue à aggraver la situation financière de l’entreprise.

Ce profit peut être divers de par :

• sa nature : s’il est souvent de nature financière le profit pour l’entreprise peut aussi être stratégique, relationnel, logistique, …
• son délai de réalisation : il peut se réaliser sur du plus ou moins long terme,
• sa fréquence : il peut être récurrent ou pas,
• son montant : il peut être faible en pourcentage et fort en valeur.

En tout état de cause, le profit de chaque acte commercial doit être identifié et mesuré. Lorsqu’il est inexistant ou trop faible, l’acte commercial doit être abandonné.

Trop d’entrepreneurs se laissent entraîner par leur souci de générer une activité suffisante pour l’entreprise au détriment de la rentabilité. Il est parfois préférable de trouver des solutions pour adapter la capacité de l’entreprise aux fluctuations d’activité plutôt que de générer de l’activité commerciale au détriment de la rentabilité de l’entreprise.

A. Rédiger et appliquer des CGV claires et strictes

Les conditions générales de ventes (CGV)

 représentent les règles de fonctionnement normal de l’entreprise. Elles sont établies en fonction du modèle économique de l’entreprise et du secteur économique afin de permettre à l’entreprise de fonctionner normalement. Si elles peuvent, à la marge, être adaptées, il est important de les suivre dans la majeure partie des cas. La dérogation aux CGV doit être l’exception, et ce pour plusieurs raisons :

• Toute dérogation à une organisation établie a un coût en termes de temps et de crédibilité quant à la détermination de la direction,
• Lorsque les clients s’aperçoivent qu’ils peuvent négocier, ils profitent de cette brèche pour essayer d’obtenir d’autres avantages.
• Faire une exception est souvent un constat d’échec soit par ce que la rédaction des CGV n’a pas été suffisamment bien faite, soit parce que l’entreprise n’a pas su trouver les arguments pour s’y tenir.

B. Choisir et sélectionner ses clients

Nous l’avons évoqué un peu plus haut, tous les clients ne sont pas rentables. Faire un point sur le niveau de rentabilité des clients est essentiel. Lorsqu’une entreprise en difficulté signe des contrats avec trop peu de marge, elle accroît ses difficultés financières sur le long terme en ayant l’illusion que cela va mieux…

Une entreprise qui apporte une valeur ajoutée (savoir-faire, innovation, qualité de service, réactivité, reconnaissance ….) doit en tirer profit. Si ce n’est pas le cas, cela signifie souvent qu’un travail sur plusieurs sujets doit être mené en se demandant par exemple :

• Quelle est la valeur ajoutée apportée par l’entreprise à ses clients ?
• Comment cette valeur ajoutée est-elle évaluée et valorisée ?
• Comment la valeur ajoutée de l’entreprise est-elle perçue par les clients ?
• Quelle est la part d’innovation dans la valeur ajoutée apportée par l’entreprise ?
• Comment se positionne la concurrence ?
• …

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Un suivi administratif et financier qui réserve la trésorerie

A. Négocier par avance avec ses partenaires financiers

La plupart des entreprises, pour ne pas dire toutes les entreprises, ont des hauts et des bas. Lorsque la trésorerie est tendue, elle s’appuie sur des partenaires financiers qui l’aident à passer les caps difficiles moyennant des intérêts financiers. Être exigeant avec ses partenaires financiers est un élément fondamental d’une bonne gestion d’entreprise car les services financiers coutent très cher. Voici quelques astuces pour vous aider à négocier.

1. Toujours négocier lorsque l’activité est au beau fixe ou lorsque le projet est prometteur.

Les banques sont des partenaires commerciaux avec lesquelles nous sommes contraints de devoir travailler. Il faut donc négocier les conditions et ne surtout pas oublier de discuter sur le long terme et d’obtenir des engagements fermes de la banque qui sont conservés dans l’entreprise.

Ces accords seront bien évidemment renouvelés au fil du temps. Trop d’entrepreneurs se laissent endormir par des promesses non tenues, par des responsables bancaires qui changent régulièrement. Par ailleurs, ne jamais oublier qu’un banquier est changeant, à la moindre alerte un sourire peut se transformer en mise à mort…

Certains d’entre eux n’ont même pas le souci de respecter les droits de leurs clients.

2. Avoir au moins deux banques dès que l’activité le permet.

Lorsque toutes les opérations sont faites dans une seule banque, celle-ci peut tout à fait reconstituer un compte d’exploitation approximatif de l’entreprise. Ce qui signifie que vous pouvez être sous surveillance sans même le savoir.

Par ailleurs, les banquiers sont des commerçants qui ont des stratégies et qui n’hésitent pas à revenir sur leurs promesses lorsque vous sortez de leur cible stratégique en modifiant vos conditions financières.

Si avoir plusieurs banques coûte un peu plus cher cela offre de nombreux avantages :

• mise en concurrence tarifaire,
• facilitation d’un éventuel changement de partenaire bancaire,
• permet de comparer les services,
• cela challenge les banques entre elles,
• cela évite qu’un seul partenaire connaisse tout de votre entreprise,
• …

3. Emprunter et placer une somme conséquente afin d’engager les banquiers.

Anticiper les difficultés financières peut se faire, par exemple en empruntant lorsque c’est possible une somme conséquente

 (au nom de l’entreprise et sans caution personnelle) lorsque l’activité est au mieux. Cette somme sera ensuite placée dans une autre banque sur un placement sécurisé. Bien sûr, cette démarche a un coût puisque le rendement sera inférieur au montant des remboursements.

Mais l’objectif est que ce soit supportable par l’entreprise. Si l’entreprise n’a pas de difficulté de trésorerie pendant les années de remboursement de l’emprunt, elle se construit une trésorerie. Si au contraire elle connait une phase de tension financière forte, elle dispose d’arguments pour négocier (réserve financière et engagement de la banque) avec la banque qui ne peut plus agir avec autant de liberté (et de désinvolture) qu’elle le souhaiterait.

4. Entretenir de bons rapports avec ses partenaires financiers.

Les partenaires financiers, et notamment les banques, n’aiment pas l’incertitude

. Un rapport de confiance est nécessaire, même s’il n’exclut pas l’exigence et le contrôle.

Ce dernier passe par une communication claire et transparente quant à la situation économique et financière de l’entreprise. Mais attention de ne jamais laisser l’ensemble des cartes à son partenaire financier, même lorsqu’on le connait de longue date.

B. Mettre en place des outils de contrôle efficaces et adaptés

Si contraignants soient-ils les tableaux de gestion (tableau de bord, tableau de trésorerie, prévisionnel budgétaire, CRM …) sont des outils de travail indispensable au suivi de l’activité de l’entreprise.

Le tableau de trésorerie permet à ce titre de voir venir les périodes de tension financière et de trouver des solutions en amont avec les partenaires bancaires qui sont généralement mieux adaptées et moins coûteuses.

Optimiser la gestion financière de l’entreprise

A. Préférer les charges variables aux charges fixes

Pour survivre une entreprise doit s’adapter à son environnement

 (contexte économique, évolution technique, habitudes …). Tenir une trésorerie à flot nécessite souvent d’adapter les charges en fonction du niveau d’activité.

L’activité économique en pleine mutation impose aux entrepreneurs un niveau de réactivité sans cesse plus précis et rapide. Conserver un niveau de charge variable important est un moyen de conserver un minimum de souplesse dans un pays dont la réglementation est l’une des plus rigides.

Ainsi, si l’utilisation de l’intérim et de la location par exemple est plus coûteux et nécessite un peu plus de travail administratif que l’embauche et l’achat, ces solutions améliorent sensiblement la flexibilité de l’entreprise et permet une meilleure réactivité à la hausse comme à la baisse de l’entreprise par rapport aux évolutions de l’activité.

B. Mettre en place un suivi du recouvrement

Pour être efficace, le recouvrement de facture nécessite une organisation dédiée. Cette démarche facilite le suivi tout en permettant un suivi personnalisé des mauvais payeurs. Elle offre aussi l’avantage de différencier la démarche commerciale de la démarche administrative (même si elles doivent en réalité travailler de manière coordonnée) ainsi que de pouvoir centraliser et tenir à jour les informations afin d’adapter l’attitude à tenir face à certains cas problématiques (arrêt des relations commerciales, mise au contentieux….).

S’entourer de partenaires de gestion compétents

 est une démarche souvent nécessaire, cela permet entre autres choses :

• Obtenir des indicateurs chiffrés impartiaux de manière régulière,
• De disposer de compétences spécifiques ainsi que d’une analyse et de conseils extérieurs,
• De permettre au dirigeant de profiter d’une ouverture d’esprit dans différents domaines.

Mais attention, comme pour l’ensemble des partenaires, plus le dirigeant tien un niveau d’exigence élevé avec ses partenaires, plus il obtiendra un service de qualité.

C. Suivre le business model et les indicateurs importants (taux de marge, niveau d’activité, BFR, seuil de rentabilité, …)

Le suivi du plan de trésorerie, du business model et des indicateurs reste la démarche essentielle

 qui permettra à la direction de prendre des mesures adaptées le plus tôt possible lors d’une modification de l’activité (volume, nature, …). Ce suivi est souvent contraignant mais il offre la meilleure garantie au dirigeant de pouvoir anticiper les difficultés à venir.