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Les frais pour création d’entreprise, que faut-il en faire ?

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En phase de création d’entreprise arrive toujours le moment du passage à l’action. Votre société n’existe pas encore juridiquement, mais vous commencez à engager personnellement des frais indispensables à son démarrage
Comment un entrepreneur doit-il considérer ces frais ? Est-ce qu’il faut se les faire rembourser, demander de les comptabiliser, les mette en compte courant, la TVA est-elle déductible …

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Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

Dans la réglementation, la période pendant laquelle un entrepreneur prépare son projet de création est appelé « période de formation ». Pour que les frais engagés pendant cette période puissent être pris en compte par la nouvelle société, plusieurs conditions doivent être respectée.

Dans cet article, le blog du dirigeant fait le point sur ce qu’est la période de formation de la société, la nature des dépenses pouvant être prises en considération, ainsi que sur la manière de se faire rembourser les frais engagés, de les passer en charge et de récupérer la TVA.

La société en période de formation

La loi ne fixe pas expressément de point de départ à la période de formation, mais elle doit s’exprimer par un acte traduisant la volonté des associés de constituer une personne morale. En général, la signature des statuts est non équivoque, mais la période peut aussi débuter par l’ouverture d’un compte bancaire au nom de la société en cours de formation ou la désignation d’un commissaire aux apports.

Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?La période de formation prend fin lorsque la société est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Si aucun acte tacite ne donne de point de départ à la période de formation, les dépenses engagées seront évaluées au cas par cas par l’expert-comptable. Lui seul pourra estimer si oui ou non, elles correspondent à des dépenses remboursables par la société.  Passé un délai de 6 mois entre la dépense et l’immatriculation, vous pourrez difficilement convaincre du caractère « professionnel » de la dépense.

Les frais engagés durant la période de formation

La période de formation est donc clairement une étape de la création d’entreprise. La société ne dispose pas encore de son capital social, ce sont ses représentants légaux qui engagent des frais, en son nom et pour son compte. Les frais liés à la création les plus courants sont, par exemple, la signature d’un bail commercial, l’achat de matériel ou de matières premières, la création des outils de communication, les honoraires d’experts ou les formalités de constitution.

Attention, si vous commencez à réaliser des ventes ou des prestations avant l’immatriculation de votre société, vérifiez que vous êtes bien protégé par votre assurance. Concernant une éventuelle embauche, vous ne serez pas couvert en cas d’accident du travail. En pratique, il est recommandé de se cantonner à des actes d’achat ou à l’émission de devis durant la période de création de votre société.

Remarque :

La société peut vendre ou réaliser des prestations durant la période de formation, mais elle ne peut pas émettre de factures.

Période de formation : qui peut engager des frais au nom de la société

Les membres fondateurs ou les dirigeants sociaux (même s’ils ne sont pas associés) sont habilités à engager des dépenses au nom et pour le compte de la société en cours de formation.  Ils sont solidairement responsables des dépenses qu’ils effectuent, jusqu’à ce que la société immatriculée les reprenne à son compte.

Les tiers peuvent également engager des dépenses, à condition d’avoir obtenu un mandat express de l’un des membres habilités à le faire. Ce sont évidemment ces derniers qui restent responsables.

La période de formation : les alertes

Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?Pour pouvoir vous faire rembourser les différents frais engagés au nom et pour le compte de la société en cours de formation ; bref, pour une reprise des actes par votre société, une fois celle-ci immatriculée, vous devez respecter 3 contraintes :

  • ajouter expressément la mention « acte accompli au nom et pour le compte de la société en cours de formation »  (sans oublier d’indiquer sa dénomination sociale) sur tous les actes émis et sur toutes les factures d’achats
  • prévoir une annexe des statuts traitant des modalités de reprise par la société des différents actes
  • conserver tous les justificatifs de dépenses et les ajouter à l’annexe

De plus, une fois les statuts signés, donc les rôles de chacun clairement définis, les associés doivent donner mandat à l’un ou plusieurs d’entre eux ou au représentant légal pour pouvoir engager de nouvelles dépenses jusqu’à l’immatriculation.  Le mandat peut être général ou limité en termes de montant, apparaître dans les statuts ou dans un acte séparé, mais il doit décrire explicitement l’objet de la dépense. Cette formalité permet une reprise automatique de l’acte par la société.

Un exemple de mandat : « Les associés donnent mandat à Monsieur / Madame ………….. de passer tous les actes nécessaires à la création de la société…………… jusqu’à son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés ».

La reprise des actes par la société : écriture comptable

Les dépenses qui ont été engagées peuvent être comptablement retranscrites de deux manières :

  • soit en charges, une fois l’entreprise immatriculée. Elles seront intégralement déductibles la première année
  • soit en compte d’actif du bilan, en frais d’établissement. Elles pourront alors être amorties sur une période maximale de 5 ans.

La reprise des actes par la société : dans les faits

Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?Dans les faits, rien de compliqué ! Le remboursement s’opère par transfert d’argent de compte à compte, une fois la société immatriculée et ses fonds débloqués. Une autre option consiste pour l’associé à laisser la somme d’argent en compte courant d’associé.

Attention, les dépenses engagées pour constituer un apport en nature au capital de la société ne sont pas remboursables.

En conclusion, il est tout à fait possible de se faire rembourser par sa société des dépenses engagées personnellement avant sa création, à condition de suivre à la lettre les obligations de forme imposées par la loi, de ne pas trop tarder et de respecter les écritures comptables. Notre conseil, n’attendez pas l’immatriculation de votre société pour vous rapprocher d’un expert-comptable ! Vous risqueriez de perdre les sommes investies en amont de votre création.

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24 Commentaires

  1. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour ça fait 10 mois que je paye un loyer (3500€ par mois) pour ma société S.A.S.U
    je vais la déclarer en décembre. je ne veux pas me faire rembourser, mais le faire entrer en apport pour le capital,puis je le faire? ça représente 35000€! j’ai les reçus des loyers que j’ai fait écrit sur les reçus en constituant de la S.A.S.U!
    puis je intégrer cette somme dans le capital tout en sachant que j’apporte en nature 22400€!
    merci beaucoup de me conseiller

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour,

      Il est effectivement possible d’inscrire ce montant en compte courant d’associé.
      Pour l’intégrer dans le capital, cela nécessite une étude plus approfondie.
      Votre question est un cas particulier et sans éléments supplémentaires, il est compliqué d’apporter une réponse plus précise. Il faudrait vous adresser à un conseil spécialisé. Si vous n’en connaissez pas je peux vous mettre en contact avec le partenaire qui m’accompagne sur ces sujets, si cela vous intéresse il faudrait m’en faire la demande via notre page contact (https://www.leblogdudirigeant.com/qui-sommes-nous/#contact ) afin que je récupère vos coordonnées et que je puisse lui demander de vous contacter.
      Cordialement,
      L’équipe accompagnement des entrepreneurs LBdD

      Réponse
  2. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,

    Je vais sans doute créer une SARL. Pour se faire j’ai fait des dépenses publicitaires sur les réseaux sociaux et la SARL risque de prendre énormément de temps avant de voir le jour. Mon but est donc de constituer une future clientèle potentiel à travers de la communication. Ma question est de savoir s’il sera possible d’être remboursé grâce aux données des dépenses effectués au nom de la future entreprise présentes sur les réseaux sociaux même si cette entreprise verra le jour dans longtemps ?

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour,

      C’est tout a fait possible, il faut pour cela conserver les factures et les mettre si possible au nom de votre futur entreprise. Attention quand même à ne pas mettre trop longtemps pour créer votre entreprise (6 mois semble raisonnable un an maximum).

      Pour vous aider dans votre réflexion :
      – https://www.leblogdudirigeant.com/societe-en-formation-15072014at80/

      Cordialement,
      L’équipe conseil aux entrepreneurs LBdD

      Réponse
  3. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,
    Je vais créer un commerce de proximité. Je n’ai pas encore constitué la EURL (régime fiscal IS) car j’attends d’entrer dans le local avant de pouvoir déclarer ce dernier comme siège sociale dans les statuts. Depuis quelques temps, j’ai commencé à engager des dépenses liées à la création de la société mais toutes les factures ne portent pas le nom de la future société : pour certains actes, j’ai simplement oublié d’indiquer qu’il s’agit d’un achat au nom de la société, dans d’autres cas, ce sont des tickets de caisse des magasins qui ne permettent pas de préciser le nom de la société. Pourrai-je les imputer comme charges ou investissements lorsque la société sera créée pour être remboursée ? En général, comment décider tel ou tel acte est imputable ? Par exemple, si je suis allée à l’étranger à la fois pour la recherche des fournisseurs et pour les vacances, ai-je le droit d’imputer le billet d’avion ?
    Merci d’avance.

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour,

      Ce la ne pose pas de problèmes, conservez vos tickets de caisse (en privilégiant tout de même les factures) et notez dessus le lieu et l’objet de la dépense. Vous confierez le tout à votre comptable qui entrera les dépenses dans vos comptes. Attention, de nombreux créateurs mettent en frais des dépenses personnelles, il existe une tolérance mais il faut rester raisonnable, c’est pour cela qu’il faut absolument noter al nature des dépenses.

      Cordialement,
      L’équipe création d’entreprise LBdD

      Réponse
  4. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,
    Je vis actuellement au Vietnam et j’ai monté une société IT avec un partenaire qui est en France.
    Lui en tant que président directeur et moi en tant que directeur associé.
    J’ai commencé à engager plein de dépenses à partir de Mars 2015. Mon partenaire qui a la main sur le business car c’est lui qui traite avec les clients en France me promettait qu’il me rembourserait quand on aurait finalisé la structure vietnamienne.
    En décembre 2015, nous avons notre compte viet et malgré les projets qui rentrent, je n’ai toujours pas été remboursé à ce jour.
    J’ai une très longue liste de mail qui prouve que je lui ai rappelé plusieurs fois et qui prouvent aussi très clairement sa mauvaise foi.
    Je vois vraiment pas quelle personne bien censée sur terre pourrait lui donner raison. Cependant, vis à vis de la loi, je sais pas si je peux quelque chose contre lui car ces dépenses ont été consenties de ma part.
    J’ai bien sûr toutes les factures qui vont avec.
    Et là j’ai quitté la boite car il me pousse à bout. Ca fait un an et demi que j’ai avancé cet argent et vraiment un an que je lui rappelle chaque mois.
    Aujourd’hui, il s’apprete à faire continuer de tourner la boite avec tout ce que j’ai dépensé: ordinateur/ecran, bureaux etc.
    Pour info, mes dépenses étaient entre autres: ordinateur, ecran, bureau, plusieurs loyers, plusieurs salaires des employes, un billet d’avion pour une mission au Maroc (qu’il s’est d’ailleurs fait remboursé par le client marocain…).
    Ces dépenses dépassent les 10 000 euros.
    Alors oui, je pourrais très facilement reprendre toutes mes affaires et mettre tous les employés au chômage mais je les apprécie vraiment et j’ai vraiment pas envie de ça pour eux.
    Ils n’y sont pour rien et ce serait pas facile pour eux de retrouver un autre job.
    Je sais aussi que mon partenaire va recevoir les déductions fiscales sur tout ce que j’ai acheté pour lui.

    Quels seraient mes recours?
    Au vietnam, c’est juste un centre de cout donc il n’y a pas d’argent.
    Pour être très honnête, je m’en fous de cet argent, je vais pas en mourir. Mais sur le principe, je me sens sali par toute cette malhonnêteté.
    J’ai pas la prétention d’être parfait mais là c’est un niveau de malhonnêteté que peu de gens peuvent atteindre.

    Si aucun recours, il me restera plus que la justice divine car tout se sait là haut.

    Merci d’avance pour votre aide.
    PS: je demanderais la suppression de mon commentaire quand j’aurais mes réponses si ça vous dérange pas.

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour,

      Il m’est impossible de vous apporter un conseil précis car je ne connais pas bien votre dossier. A priori tant que vous n’êtes pas remboursé des biens achetés, ils vous appartiennent. L’idéal est de faire appel à un conseiller juridique et de bien prendre conscience qu’un mauvais accord vaut souvent mieux qu’un long procès. Pour information j’ai vécu une expérience similaire, les seules choses qui tiennent devant un tribunal sont les preuves concrètes.

      Cordialement,
      L’équipe création d’entreprise LBdD

      Réponse
  5. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,
    Je souhaite racheter le fond de commerce d’une entreprise et la future SASU n’est pas créée. Je vais avancer à titre personnel les fonds (20k€) comment la futur entreprise peut me rembourser cette somme et devenir propriétaire du fonds acquis ?
    Vous remerciant par avance.
    Salutations
    GG

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour,

      Comme indiqué dans l’article, si vous envisagez de constituer une société et que vous engagez des frais en vue de sa création et de son activité future (comme l’acquisition d’un fonds de commerce) :
      – vous devrez indiquer clairement accomplir ces actes « au nom et pour le compte de la société en formation »
      – vous devrez ensuite faire « reprendre » ces actes par la SASU : notamment en annexant l’acte d’acquisition aux statuts à la signature

      De cette sorte, la SASU, après avoir été immatriculée, sera considérée comme propriétaire du fonds de commerce depuis son acquisition et sera en mesure de vous rembourser les sommes avancées (via virement de compte à compte ou via compte courant d’associé)

      Cordialement,
      L’équipe Création d’Entreprises, LBdD

      Réponse
  6. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour Louis,

    Merci pour votre réponse claire et précise.
    Je pense que je vais opter pour une repris des factures via le compte courant d’associé.
    Cordialement.
    Hervé

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour Hervé,

      Merci pour vos encouragements !

      Cordialement,

      L’équipe Création d’entreprises, LBdD

      Réponse
  7. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,

    j’ai créé ma société (SASU) et les statuts ont été déposés, j’ai un n° SiRET.

    Cependant, je m’interroge pour la récupération des frais réglés par mes soins antérieurement à la création. Le montant est élevé (véhicule + matériel et divers).

    Puis-je envisager d’en obtenir le remboursement et si oui par quel moyen ?

    Je vois qu’il est possible de faire une AG constitutive. Peut-elle être postérieure à l’immatriculation ? Me permettrait-elle de répertorier les frais et d’en demander le remboursement à l’entreprise progressivement lorsque la trésorerie le permettra ?
    Merci par avance pour votre réponse.
    Cordialement.
    Hervé

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour Hervé,

      Pour pouvoir vous faire rembourser les différents frais engagés au nom et pour le compte de la société en cours de formation, vous devez faire une reprise des actes par votre société, une fois celle-ci immatriculée. Pour cela vous devez respecter 3 contraintes :
      – ajouter expressément la mention « acte accompli au nom et pour le compte de la société en cours de formation » (sans oublier d’indiquer sa dénomination sociale) sur tous les actes émis et sur toutes les factures d’achats
      – prévoir une annexe des statuts traitant des modalités de reprise par la société des différents actes
      – conserver tous les justificatifs de dépenses et les ajouter à l’annexe

      Les dépenses qui ont été engagées peuvent être comptablement retranscrites de deux manières :
      – soit en charges, une fois l’entreprise immatriculée. Elles seront intégralement déductibles la première année
      – soit en compte d’actif du bilan, en frais d’établissement. Elles pourront alors être amorties sur une période maximale de 5 ans

      Le remboursement s’opère par transfert d’argent de compte à compte, depuis le compte de votre société et une fois ses fonds débloqués. Une autre option consiste pour l’associé à laisser la somme d’argent en compte courant d’associé.

      Cordialement,

      L’équipe Création d’Entreprises, LBdD

      Réponse
  8. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,

    Je souhaite créer une entreprise individuelle en fin d’année 2016. Avant cela, je souhaite acheter un véhicule utilitaire. Comment faire pour l’intégrer dans l’entreprise ensuite ? Quel est le délai ?

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour,

      Votre entreprise peut acquérir un véhicule grâce à l’emprunt ou à ses fonds propres. Le dirigeant ne supporte donc pas les frais d’acquisition.
      Le véhicule est inscrit au bilan et fait l’objet d’un amortissement sur 5 ans ce qui permet de réduire la base imposable de l’entreprise à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés.

      Nous vous renvoyons à l’article que nous avons écrit sur le sujet : https://www.leblogdudirigeant.com/vehicule-societe/

      Cordialement,

      L’équipe Création d’Entreprises, LBdD

      Réponse
      • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

        Bonjour,

        Merci pour votre réponse ainsi que le lien.

        Cordialement.

        Réponse
        • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

          Bonjour,

          Merci pour vos encouragements !

          Cordialement,

          L’équipe Création d’Entreprises, LBdD

          Réponse
  9. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,
    Je vais créer ma société l’année prochaine, et je commence à engager des dépense, notamment pour la création d’un verger, d’une serre qui serviront à alimenter mon restaurant.
    Est ce que ces frais engagé pourront être passé en charge dans ma future société ? l’enveloppe budgétaire globale est non négligeable, environ 15 000 euros .

    Merci pour vos réponses

    Cordialement

    Frédéric Dauriac

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Bonjour,

      Si vous respectez les conditions évoquées dans l’article, c’est à dire que votre société est bien en cours de formation (vous avez signer les statuts ou au moins ouvert un compte en banque au nom de la société) et que vous respectez les trois contraintes évoquées alors vos frais seront reprises en charges par la société et vous pourrez en obtenir le remboursement via la compte courant d’associé.

      N’hésitez pas à revenir vers nous si vous avez d’autres questions.

      Cordialement.
      L’équipe création LBdD

      Réponse
  10. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,

    je suis en train de constituer ma société (SASU) et je compte intégrer un cycle de formation, dois-je déduire les frais (forrmation, deplacement, herberggement) de ma déclaration d’impot sur le revenu 2017 ou par ma société? merci par avance

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Monsieur bonjour,

      Si votre SASU est soumise à l’impôt sur le revenu (IR), il faudra les déduire sur votre déclaration de revenus.
      Si votre SASU est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS), il faudra les déduire par votre société.
      Si vous n’avez pas exercé d’option pour l’IR lorsque vous avez rempli votre formulaire M0 (lors de la création de la société), votre SASU est d’office soumise à l’IS.

      Cordialement
      L’équipe création d’entreprise LBdD

      Réponse
  11. Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

    Bonjour,
    Je suis en train de constituer ma societe. J ai d’ores et deja engage de nombreux frais de communicatino notament en vue de la definitino du nom de marque de la gamme de produit que je souhaite commercialiser.
    en lisant votre article, 2 choix me sont proposes :
    enregistre en charge ces frais et en CCA en vue d un futur remboursement
    enregistre en actif incorporel mais ces elements seront ils rembourse si ils sont enregistre en CCA ? si pas de remboursement dans quel compte les enregistrez vous ?
    Cdlt
    SMO

    Réponse
    • Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

      Monsieur bonjour,

      Il vous est tout à fait possible de faire constater votre créance envers la société en compte courant. La société pourra déduire ces frais en charges et vous vous pourrez demander le remboursement de votre compte courant à tout moment (attendez quand même que la société ait la trésorerie pour).

      Cordialement
      L’équipe création d’entreprise LBdD

      Réponse

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