Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

Par Laurent Dufour, le 14/09/2019

En phase de création d’entreprise arrive toujours le moment du passage à l’action. Votre société n’existe pas encore juridiquement, mais vous commencez à engager personnellement des frais indispensables à son démarrage
Comment un entrepreneur doit-il considérer ces frais ? Est-ce qu’il faut se les faire rembourser, demander de les comptabiliser, les mette en compte courant, la TVA est-elle déductible …

Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?

Dans la réglementation, la période pendant laquelle un entrepreneur prépare son projet de création est appelé « période de formation ». Pour que les frais engagés pendant cette période puissent être pris en compte par la nouvelle société, plusieurs conditions doivent être respectée.

Dans cet article, le blog du dirigeant fait le point sur ce qu’est la période de formation de la société, la nature des dépenses pouvant être prises en considération, ainsi que sur la manière de se faire rembourser les frais engagés, de les passer en charge et de récupérer la TVA.

LA SOCIÉTÉ EN PÉRIODE DE FORMATION

La loi ne fixe pas expressément de point de départ à la période de formation, mais elle doit s’exprimer par un acte traduisant la volonté des associés de constituer une personne morale. En général, la signature des statuts est non équivoque, mais la période peut aussi débuter par l’ouverture d’un compte bancaire au nom de la société en cours de formation ou la désignation d’un commissaire aux apports.

remboursement de fraisLa période de formation prend fin lorsque la société est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Si aucun acte tacite ne donne de point de départ à la période de formation, les dépenses engagées seront évaluées au cas par cas par l’expert-comptableLui seul pourra estimer si oui ou non, elles correspondent à des dépenses remboursables par la société.  Passé un délai de 6 mois entre la dépense et l’immatriculation, vous pourrez difficilement convaincre du caractère « professionnel » de la dépense.

LES FRAIS ENGAGÉS DURANT LA PÉRIODE DE FORMATION

La période de formation est donc clairement une étape de la création d’entreprise. La société ne dispose pas encore de son capital social, ce sont ses représentants légaux qui engagent des frais, en son nom et pour son compte. Les frais liés à la création les plus courants sont, par exemple, la signature d’un bail commercial, l’achat de matériel ou de matières premières, la création des outils de communication, les honoraires d’experts ou les formalités de constitution.

Attention, si vous commencez à réaliser des ventes ou des prestations avant l’immatriculation de votre société, vérifiez que vous êtes bien protégé par votre assurance. Concernant une éventuelle embauche, vous ne serez pas couvert en cas d’accident du travail. En pratique, il est recommandé de se cantonner à des actes d’achat ou à l’émission de devis durant la période de création de votre société.

Remarque :

La société peut vendre ou réaliser des prestations durant la période de formation, mais elle ne peut pas émettre de factures.

PÉRIODE DE FORMATION : QUI PEUT ENGAGER DES FRAIS AU NOM DE LA SOCIÉTÉ

Les membres fondateurs ou les dirigeants sociaux (même s’ils ne sont pas associés) sont habilités à engager des dépenses au nom et pour le compte de la société en cours de formation.  Ils sont solidairement responsables des dépenses qu’ils effectuent, jusqu’à ce que la société immatriculée les reprenne à son compte.

Les tiers peuvent également engager des dépenses, à condition d’avoir obtenu un mandat express de l’un des membres habilités à le faire. Ce sont évidemment ces derniers qui restent responsables.

LA PÉRIODE DE FORMATION : LES ALERTES

Les frais pour création d'entreprise, que faut-il en faire ?Pour pouvoir vous faire rembourser les différents frais engagés au nom et pour le compte de la société en cours de formation ; bref, pour une reprise des actes par votre société, une fois celle-ci immatriculée, vous devez respecter 3 contraintes :

  • ajouter expressément la mention « acte accompli au nom et pour le compte de la société en cours de formation »  (sans oublier d’indiquer sa dénomination sociale) sur tous les actes émis et sur toutes les factures d’achats
  • prévoir une annexe des statuts traitant des modalités de reprise par la société des différents actes
  • conserver tous les justificatifs de dépenses et les ajouter à l’annexe

De plus, une fois les statuts signés, donc les rôles de chacun clairement définis, les associés doivent donner mandat à l’un ou plusieurs d’entre eux ou au représentant légal pour pouvoir engager de nouvelles dépenses jusqu’à l’immatriculation.  Le mandat peut être général ou limité en termes de montant, apparaître dans les statuts ou dans un acte séparé, mais il doit décrire explicitement l’objet de la dépense. Cette formalité permet une reprise automatique de l’acte par la société.

Un exemple de mandat : « Les associés donnent mandat à Monsieur / Madame ………….. de passer tous les actes nécessaires à la création de la société…………… jusqu’à son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés ».

LA REPRISE DES ACTES PAR LA SOCIÉTÉ : ÉCRITURE COMPTABLE

Les dépenses qui ont été engagées peuvent être comptablement retranscrites de deux manières :

  • soit en charges, une fois l’entreprise immatriculée. Elles seront intégralement déductibles la première année
  • soit en compte d’actif du bilan, en frais d’établissement. Elles pourront alors être amorties sur une période maximale de 5 ans.

LA REPRISE DES ACTES PAR LA SOCIÉTÉ : DANS LES FAITS

remboursement de fraisDans les faits, rien de compliqué ! Le remboursement s’opère par transfert d’argent de compte à compte, une fois la société immatriculée et ses fonds débloqués. Une autre option consiste pour l’associé à laisser la somme d’argent en compte courant d’associé.

Attention, les dépenses engagées pour constituer un apport en nature au capital de la société ne sont pas remboursables.

En conclusion, il est tout à fait possible de se faire rembourser par sa société des dépenses engagées personnellement avant sa création, à condition de suivre à la lettre les obligations de forme imposées par la loi, de ne pas trop tarder et de respecter les écritures comptables. Notre conseil, n’attendez pas l’immatriculation de votre société pour vo
us rapprocher d’un expert-comptable !
 Vous risqueriez de perdre les sommes investies en amont de votre création.

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