Comment adapter l’entreprise aux besoins de l’activité

Par Laurent Dufour, le 07/09/2021

Les entreprises évoluent dans un monde en constante évolution. Pour assurer leur développement elles doivent tenir compte et s’adapter aux changements. Son développement l’amène aussi à devoir faire évoluer certains aspects essentiels de son fonctionnement.

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Adapter l’entreprise aux besoins de l’activité signifie calibrer son entreprise à son modèle et à son étape de croissance. C’est important pour se développer de manière pérenne. Voici nos 5 conseils pour y arriver.

1. Adapter votre objectif à votre niveau de trésorerie

Le maintien de votre niveau de trésorerie et de manière générale la gestion de trésorerie est une mission cruciale pour la pérennité de l’entreprise, peut-être la mission la plus difficile. Vous devrez jongler entre votre besoin en fonds de roulement ou BFR (le besoin de trésorerie à court terme), les urgences et imprévus, et enfin vos besoins en investissement en vue de vous développer (besoins à moyen et long terme).

Cas numéro 1 :

  • Votre niveau de trésorerie n’est pas suffisant pour couvrir votre cycle d’exploitation ? Attention, une entreprise doit impérativement autofinancer son cycle d’exploitation pour vivre. Les solutions peuvent être différentes en fonction de la situation. :
    • Si votre BFR est trop important, il peut être intéressant de raccourcir le délai de recouvrement en optimisant la facturation. Editer et envoyer les factures plus tôt permet parfois de réduire considérablement les délais de paiement ce qui améliore la trésorerie. L’utilisation d’un logiciel de facturation adapté peut être une aide précieuse.
    • Si le problème se situe au niveau de la rentabilité de votre activité il faudra travailler le business model. Une évolution ou une refonte immédiate de votre modèle économique (pivoter vers un nouveau mode de fonctionnement ou un nouveau catalogue produit, externaliser certaines activités de l’entreprise, etc.) sera peut-être à envisager.
    • Si votre model économique est rentable et que les délais de paiement ne peuvent être raccourci, il faudra peut-être envisager un financement de court terme. Les solutions de financement innovant (affacturage en ligne, financement en ligne, …) sont beaucoup plus souples et moins engageantes, elles peuvent représenter une solution à envisager.

Cas numéro 2 :

  • Vos objectifs à long terme sont ambitieux, mais votre trésorerie n’est pas à hauteur des investissements nécessaires pour les réaliser ?
    • Pourquoi ne pas avancer pas à pas ; en fixant des objectifs intermédiaires en termes d’investissement, en cherchant des sources de financement complémentaires à votre trésorerie moyen terme afin de conserver votre coussin financier ? Les régions accordent de nombreuses aides et des soutiens pour accompagner les entreprises dans leur développement.
    • L’optimisation de votre BFR peut être un moyen de trouver un peu de trésorerie.
    • Si le projet est ambitieux, l’ouverture du capital peut aussi être une solution à envisager.

Cas numéro 3 :

Votre trésorerie long terme est conséquente et vous n’êtes pas encore prêt à l’utiliser pour vous développer ? En attendant d’investir, une solution est de placer ces liquidités (placement court, moyen ou long terme selon votre vision) plutôt que de les laisser dormantes sur votre compte.

2. Adapter les ressources humaines à votre modèle économique

L’humain est tout ce qu’il comprend et l’une des principales forces de l’entreprise. L’atteinte des objectifs passe par des ressources humaines, mais de combien de renforts avez-vous besoin ? Pour y répondre et monter une équipe adaptée à votre objectif de croissance, vous pouvez passer par ces étapes successives :

  • Déterminer l’objectif
  • Déterminer les services de l’entreprise qui seront mobilisés pour atteindre l’objectif (penser aux services supports qui se développent aussi selon la croissance de l’entreprise)
  • Évaluer le nombre de personnes nécessaires dans chaque service
  • Déterminer les compétences nécessaires dans chaque service. Cette étape passe par l’élaboration des fiches de poste.

Vous pouvez effectuer ce travail pour le premier objectif à atteindre, mais aussi pour les objectifs long terme, afin d’anticiper les étapes de développement. On appelle cela la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC)

3. Savoir déléguer pour croître – Le risque de crise de croissance

Monter une entreprise, surtout en solo, nécessite d’endosser plusieurs casquettes : gestionnaire, stratège, marketeur, commercial, etc. sans parler de l’exercice du cœur de métier à proprement parler.

Dans ces conditions, le chef d’entreprise prend l’habitude d’avoir une vision à 360 degrés de son activité. Il prend également l’habitude de tout trancher, décider, valider.

Ce modèle organisationnel fonctionne au démarrage, quand le dirigeant a encore suffisamment de temps pour tout gérer.

Mais il est évident qu’en phase de croissance, le dirigeant ne pourra plus suivre la cadence. Il devra déléguer une partie de ses missions auprès de personnalités expertes, afin qu’elles soient réalisées de manière qualitative et dans les délais.

Gérer une entreprise en croissance sans s’entourer d’une équipe, sans accepter de déléguer à meilleur que soi, fait encourir le risque de vivre ce que l’on appelle « une crise de croissance », à savoir une situation dans laquelle la demande est supérieure aux capacités d’absorption de l’entreprise.

4. Adapter vos outils à votre organisation

Il faut savoir déléguer et adapter les ressources humaines au niveau de croissance de l’entreprise. Il faut aussi adapter ses outils à ces évolutions.

Au démarrage, l’entreprise se dote généralement des logiciels suivants : logiciel de facturation, CRM, logiciel comptable. Or, ces outils sont toujours calibrés pour un modèle économique type (logiciel avec un seul accès utilisateur, CRM simplifié pour un entrepreneur solo…).

L’entreprise en croissance devra donc recalibrer ses outils en souscrivant des fonctionnalités complémentaires. Bonne nouvelle : les logiciels proposent généralement des formules évolutives selon les besoins et la taille de l’entreprise. Il suffira donc de changer l’offre initiale (obtenir plusieurs accès et niveaux d’accès, ajouter une fonctionnalité SAV dans un CRM, ajouter le suivi des performances commerciales par collaborateur en cas de création d’une équipe de commerciaux, etc.).

En conclusion, nous pouvons dire que la croissance de l’entreprise s’anticipe, en termes de moyens humains, matériels, financiers et stratégiques.

5. Adapter votre entreprise aux évolutions en cours

Le monde change, et il change vite et en profondeur. Contrairement aux entreprises du XIXème siècle, nos entreprises ne doivent pas s’adapter à une révolution (industrielle) qui s’étale sur plusieurs dizaines d’années, mais à plusieurs révolutions (intelligence artificielle, impression 3D, blockchain, réalité virtuelle, drones) sur quelques années.

Les innovations sont quotidiennes, et les entreprises doivent s’adapter à cela. De nouveau métiers apparaissent, de nouvelles activités naissent, les habitudes de consommation changent, … La crise du Covid à mis en avant une partie de ces changements.

Tous les secteurs d’activité sont impactés par ces changements. Les prendre en compte nécessite de faire évoluer nos habitudes du quotidien, de travailler nos réseaux (sociaux), de se former (en ligne), de s’informer et de tester de nombreuses solutions innovantes. Cela bouscule notre quotidien, modifie nos priorités et demande du temps, de l’énergie et des compétences spécifiques qu’il faut parfois aller chercher ailleurs.

Pour y faire face, embaucher des jeunes, soyez au contact des startups en visitant les incubateurs, en vous intéressant aux innovations. Des solutions intéressantes existent comme l’intrapreneuriat, les méthodes itératives come le Design Thinking ou le Design Sprint.

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.