Introduction

Qu’elles soient sportives, culturelles, humanitaires, éducatives ou environnementales, les associations ont un défi commun : gérer un grand nombre de contacts (membres, donateurs, bénévoles, partenaires) et organiser diverses actions (collecte de fonds, événements, campagnes de sensibilisation, projets terrain…).

crm hubspot association

Un CRM (Customer Relationship Management) comme HubSpot permet de centraliser ces données, d’automatiser les tâches répétitives et d’améliorer la communication.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est un CRM, pourquoi il est essentiel pour les associations, comment HubSpot peut être configuré pour ce secteur, et quelles sont ses forces et limites.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à aller consulter notre test et avis d’Hubspot


Qu’est-ce qu’un CRM, et pourquoi est-il utile aux associations ?

Un CRM est un logiciel qui centralise et gère toutes les interactions entre une organisation et ses contacts (clients, membres, donateurs, partenaires).
Ses objectifs :

  • Structurer et sécuriser les données.
  • Cibler et personnaliser la communication.
  • Automatiser certaines tâches (relances, inscriptions, remerciements).
  • Analyser les performances pour ajuster les actions.

Pour une association, un CRM permet par exemple de :

  • Regrouper toutes les informations sur les membres et donateurs au même endroit.
  • Suivre l’historique des échanges et contributions.
  • Envoyer des newsletters ciblées.
  • Planifier et suivre des événements.
  • Mesurer l’efficacité des campagnes de collecte.
Exemple : WWF utilise HubSpot pour accélérer ses activités marketing et optimiser ses campagnes.
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Quels sont les besoins spécifiques des associations en matière de CRM ?

Les associations se distinguent des entreprises par leurs objectifs et leurs contraintes :

  • Finalité différente : fédérer, engager et fidéliser autour d’une cause, plutôt que générer du profit.
  • Ressources limitées : budgets et effectifs réduits, effectifs changeant et souvent composé majoritairement de bénévoles
  • Prise en main simple : l’outil doit être intuitif pour permettre à plusieurs intervenants de l’utiliser facilement.
  • Transparence : obligation de rendre compte de l’utilisation des dons, avec un reporting clair et des données sécurisées.

Un CRM associatif doit donc être accessible financièrement, simple à utiliser, et offrir des fonctionnalités de suivi communautaire et de gestion transparente des contributions.

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Les avantages d’HubSpot pour une association

HubSpot bénéficie de plusieurs avantages pour les associations, tels que la centralisation des données, l’automatisation des taches, l’analyse des performances.L’utilisation d’un CRM permet aussi une communication et un engagement amélioré.

La centralisation des données

Toutes les informations – coordonnées, historique des dons, participation aux événements, documents administratifs – sont regroupées et accessibles aux personnes autorisées.

  • Fiches contacts enrichies automatiquement.
  • Historique complet des échanges (emails, appels, réunions, dons).
  • Stockage de documents (statuts, PV, dossiers).
  • Tableaux de bord de suivi des adhésions, dons et projets.

La centralisation des informations par le biais d’un CRM est particulièrement utile lorsque les associations sont gérées par de nombreuses personnes, qu’elles ont différentes entités dans des villes distinctes. Cela permet d’assurer la bonne transmission des informations auprès des membres.

La communication et l’engagement amélioré

HubSpot facilite l’envoi de campagnes ciblées (email, SMS) et le suivi des interactions. La segmentation est essentielle pour distinguer donateurs, bénévoles, partenaires institutionnels et bénéficiaires, et adapter les messages à chaque profil.

L’automatisation des tâches

HubSpot automatise les actions récurrentes :

  • Relances de cotisations ou de dons.
  • Emails de bienvenue aux nouveaux membres.
  • Rappels pour événements.
  • Formulaires d’inscription et de dons intégrés au site web.
Pour enregistrer plusieurs dons à la fois, il est possible d’importer un fichier Excel en utilisant l’adresse email comme identifiant unique.

Du fait des ressources limitées, l’adoption d’un outil permettant une grande automatisation est primordiale pour les associations. Cela permet de renforcer l’effectivité, et la continuité de la communication avec les différents interlocuteurs.

L’analyse des performances

Des rapports en temps réel permettent de suivre :

  • Les montants collectés.
  • Le taux de renouvellement des adhésions.
  • L’efficacité des campagnes marketing.

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Comment choisir un CRM associatif ?

Le choix d’un CRM est une décision stratégique pour une association, car il engage souvent l’organisation sur plusieurs années et impacte directement son efficacité au quotidien. Voici les points clés à considérer pour faire le bon choix :

1ère étape : identifier les besoins et objectifs

Avant de comparer les solutions, il est essentiel de définir précisément ce que le CRM devra permettre de faire. Les besoins peuvent varier fortement d’une association à l’autre :

  • Gestion des adhérents : inscriptions, renouvellements, suivi des cotisations.
  • Collecte de dons : suivi des montants, gestion des reçus fiscaux, relances automatiques.
  • Organisation d’événements : inscriptions en ligne, communication avant et après, suivi de participation.
  • Gestion des bénévoles : disponibilité, compétences, missions attribuées.
  • Communication ciblée : newsletters, SMS, réseaux sociaux, campagnes d’e-mails personnalisées.

Plus la liste des objectifs est précise, plus il sera facile d’évaluer si une solution comme HubSpot ou un autre CRM répond à vos attentes.

2ième étape : définir le budget

Le budget doit inclure :

  • Le coût d’abonnement au CRM (mensuel ou annuel).
  • Les frais de mise en place (paramétrage initial, personnalisation, import des données).
  • La formation de l’équipe ou des bénévoles.
  • Le support technique (interne ou externe).

3ième étape : vérifier l’évolutivité et la compatibilité

Un CRM doit pouvoir accompagner la croissance de l’association :

  • Ajouter facilement de nouveaux utilisateurs ou fonctionnalités.
  • Gérer un nombre croissant de contacts sans perte de performance.
  • Offrir des options d’automatisation et de personnalisation avancées si vos besoins évoluent.

La compatibilité avec vos outils existants est également essentielle : messagerie (Gmail, Outlook), comptabilité, plateforme de dons, gestion documentaire… Une bonne intégration évite les doubles saisies et assure la cohérence des données.

4ième étape : s’assurer des ressources et du support

Même le meilleur CRM ne sera efficace que si l’équipe sait l’utiliser correctement. Évaluez donc :

  • La facilité d’utilisation : interface intuitive, processus simples à comprendre.
  • Les ressources disponibles : guides, tutoriels, webinaires, base de connaissances.
  • Le support technique : réactif, francophone si nécessaire, et accessible aux bénévoles comme aux salariés.
Conseil : si l’association compte beaucoup sur des bénévoles, privilégiez un outil où la formation est rapide et où la gestion quotidienne ne repose pas uniquement sur une ou deux personnes.

Les intégrations utiles avec HubSpot pour les associations

  • Plateformes de dons : Donorbox, Donately, HelloAsso (via Zapier).
  • Visioconférence : Zoom, Google Meet.
  • Gestion documentaire : Google Drive, Dropbox.
  • Comptabilité : QuickBooks, Pennylane.
  • API ouverte pour autres logiciels associatifs.

Les limites et points d’attention pour le CRM Hubspot

  • HubSpot n’est pas un CRM “associatif” natif : certaines fonctions doivent être configurées. Le fait que Hubspot soit un CRM généraliste est toutefois compensé par les multiples intégrations possibles.
  • Courbe d’apprentissage pour les utilisateurs novices.
  • Les fonctionnalités avancées (workflows complexes, reporting poussé) sont payantes.
  • Certaines intégrations nécessitent des connecteurs tiers.
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Sommaire
  • Qu'est-ce qu'un CRM, et pourquoi est-il utile aux associations ?
  • Quels sont les besoins spécifiques des associations en matière de CRM ?
  • Les avantages d’HubSpot pour une association
  • Comment choisir un CRM associatif ?
  • Les intégrations utiles avec HubSpot pour les associations
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