Pourquoi et comment gérer les risques de vos projets ?

Qu’apporte une bonne gestion des risques lorsqu’on gère un projet ?

La gestion des risques apporte de nombreux avantages à la personne en charge du projet.

Elle améliore la prévention des problèmes : 

• En identifiant les risques dès le début du projet, l’équipe projet peut prendre des mesures préventives pour éviter que ces risques ne se matérialisent en problèmes plus graves. Cela permet de réduire les interruptions, les retards et les coûts supplémentaires.
• Elle contribue à optimiser la réussite du projet : en gérant les risques de manière proactive, on augmente les chances de succès du projet. En anticipant et en planifiant les actions à entreprendre en cas de réalisation des risques, l’équipe est mieux préparée pour faire face aux obstacles potentiels.
• L’amélioration de la prise de décision : l’identification et l’évaluation des risques fournissent des informations précieuses pour la prise de décision. Cela permet à l’équipe de projet de prioriser les actions, de concentrer ses efforts sur les domaines critiques et de mettre en place des plans d’action appropriés.
• Le renforcement de la communication et de la collaboration : la gestion des risques implique la participation de toutes les parties prenantes du projet. Cela favorise la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe, ce qui renforce la cohésion et la compréhension des enjeux du projet.
• Elle réduit les coûts et les pertes de temps : en anticipant les risques et en prenant des mesures pour les limiter, on évite les dépenses inutiles et les pertes de temps liées à la résolution de problèmes imprévus.
• Elle facilite l’adaptation aux changements : la gestion des risques permet à l’équipe de projet de rester flexible et réactive face aux changements qui peuvent survenir en cours de projet. Elle aide à anticiper les conséquences des changements et à ajuster le plan en conséquence.

L’évolution des risques tout au long du projet

Les risques évoluent tout au long d’un projet en raison de divers facteurs internes et externes qui peuvent influencer le contexte et les conditions du projet. Voici quelques facteurs qui modifient les risques liés à un projet.

Changements dans le scope

Tout au long du projet, il peut y avoir des ajustements ou des changements dans le périmètre du projet, ce qui peut introduire de nouveaux risques ou modifier l’impact de risques existants.

Décisions de gestion

Les décisions prises par l’équipe de gestion peuvent également avoir un impact sur les risques du projet. Par exemple, l’adoption d’une nouvelle technologie, l’externalisation de certaines activités ou la réaffectation des ressources peuvent entraîner de nouveaux risques.

Facteurs externes

Des facteurs externes tels que les conditions économiques, les réglementations, les événements politiques ou les catastrophes naturelles peuvent influencer les risques du projet de manière imprévisible.

Progrès du projet

Au fur et à mesure que le projet avance, certains risques peuvent se matérialiser ou se dissiper. Les risques initialement considérés comme élevés peuvent être atténués grâce aux mesures préventives, tandis que de nouveaux risques peuvent surgir à mesure que de nouvelles phases du projet sont entreprises.

Complexité du projet

Les projets complexes impliquent souvent une plus grande incertitude et une variété de parties prenantes, ce qui peut entraîner des risques supplémentaires ou des changements dans la nature des risques.

La gestion des risques doit donc être un processus continu et flexible afin de s’adapter aux changements et aux nouvelles informations tout au long de la mise en œuvre du projet.

La gestion des risques au sein d’un projet ne s’improvise pas. Ainsi les projets importants requièrent une personne formée en gestion projet qui saura mener un suivi de qualité. 

Comment piloter le suivi des risques liés à un projet ?

La gestion des risques de projet sert à limiter et maîtriser les risques grâce à des outils et une méthode. Cette dernière consiste à identifier et évaluer chaque risque ainsi que son impact sur le projet, puis d’envisager des actions préventives et correctives ainsi qu’un suivi qui permettront d’optimiser la réussite du projet.

Elle est initiée dès la phase de démarrage du projet et est ensuite maintenue tout au long du cycle de vie du projet.

Maîtriser les risques grâce à l’implication des parties prenantes

Pour une gestion efficace des risques, l’implication de toutes les parties prenantes du projet est essentielle. Une collaboration étroite et une prise de conscience collective permettent d’identifier les risques potentiels de manière plus exhaustive.

Apprendre à piloter le risque

La gestion des risques n’est pas une compétence innée, elle s’apprend. Les formations à la gestion de projet comme la formation en gestion de projet Lefebvre Dalloz permettent d’acquérir les aspects théoriques, une certaine pratique ainsi que la connaissance d’un certain nombre d’outils.

Pour autant, l’aspect concret de l’expérimentation représente un point essentiel car complémentaire. Les enseignements tirés de l’expérience peuvent être utilisés pour améliorer les pratiques futures de gestion des risques. Notamment sur le plan de l’organisation.

Utiliser les technologies émergentes pour améliorer la gestion des risques

L’utilisation de certaines technologies émergentes, telles que l’intelligence artificielle et l’analyse de données renforce la gestion des risques. Elles permettent par exemple d’identifier plus vite des signaux faibles et proposent une analyse plus approfondie des scénarios potentiels.

Intégrer de la gestion des risques dans le cadre global de gestion de projet

Lorsque les risques liés à un projet sont importants, l’intégration de leur gestion au sein du processus de de gestion de projet contribue à les réduire.

Comment mener votre plan de gestion des risques ?

Maîtriser les risques liés à un projet passe par le suivi d’une méthode qui comprend 6 étapes.

1 – Définir votre stratégie de maîtrise des risques

Il s’agira à ce stade de définir les modalités de mise en place du plan de gestion des risques : définir les rôles et les responsabilités de chacun, : qui pilote ce plan, quels sont les acteurs concernés et les référents associés à chaque risque.

Identifier et choisir les outils qui seront utilisés (registre des risques, matrice de Farmer…). Il est essentiel que l’ensemble de l’équipe utilise et maîtrise chacun des outils qui le concerne.

Organiser le partage de l’information et ainsi que la communication liée au pilotage du plan (quelles réunions de revue de risques, avec qui et à quelle fréquence…)

2 – Identifier les risques projet

Le chef de projet et ses équipes vont établir une liste recensant tous les risques pouvant avoir un impact sur le projet.

Les risques ainsi identifiés vont ensuite être répertoriés dans un registre des risques. Ce dernier est un outil essentiel car il synthétise l’ensemble des informations liées à l’identification, l’évaluation, et le suivi de chaque risque.

3 – Classer les risques projet

Il faut ensuite hiérarchiser et prioriser les risques en fonction par exemple de leur probabilité d’apparition et de leurs conséquences potentielles sur le projet. On peut s’aider pour cela d’une matrice des risques.

4 – Mettre en œuvre les actions préventives et/ou correctives

Une fois les risques identifiés et hiérarchisés, le chef de projet va ensuite définir une stratégie de gestion pour chacun des risques et traiter de façon prioritaire les risques majeurs du projet (ceux ayant un niveau de criticité le plus élevé).

4 stratégies sont possibles : 

• Accepter le risque et ses conséquences éventuelles ;
• Atténuer les risques au travers d’actions spécifiques ;
• Eliminer le risque : (traitement spécifique, réorientation du projet, acquisition de compétences ou ressources dédiées, …) ;
• Transférer le risque à un tiers : partenaires susceptibles de mieux le maîtriser (fournisseurs ou sous-traitants spécialistes d’une discipline particulière). Cela n’élimine pas le risque visant à mieux maîtriser ses composantes et ses impacts.

Les actions préventives permettront de limiter la probabilité d’apparition des risques ou leur impact sur le projet.

Les actions correctives, notamment pour des risques non identifiés en amont, permettront de s’adapter sur le tas pour diminuer le niveau d’impact voire si possible, les faire disparaître.

5 – Piloter les risques

Il s’agit à ce stade pour le Chef de projet de suivre et contrôler l’évolution des risques et leurs impacts sur le projet afin de réévaluer si besoin la stratégie de gestion des risques.

Lors de cette étape de la gestion des risques projet, il s’agit de mettre en œuvre les plans de réponse aux risques, mettre à jour le registre des risques, surveiller les risques résiduels et identifier les nouveaux risques.

6 – Bilans, retour d’expérience et apprentissage

Phase parfois négligée mais néanmoins fondamentale (notamment pour les projets suivants) la fin du projet et la fermeture d’un dossier de risques s’accompagnent d’une documentation sur la raison de l’échec ou de la réussite du plan de gestion des risques.

La mise à jour du registre des risques avec les explications associées aux échecs et aux réussites constituera une aide très utile pour les autres projets.