La déclaration des bénéficiaires effectifs : définition, où et comment la déclarer ?

Par Youssef EID, le 12/01/2023

Du fait de leur rôle central dans la gestion d’une société, les bénéficiaires effectifs se doivent d’être identifiés, par le biais d’une déclaration, appelée déclaration des bénéficiaires effectifs. Quelle est l’utilité d’une telle déclaration ? Est-elle obligatoire ? 

Déclaration bénéficiaires effectifs

 Le bénéficiaire effectif : c’est qui ?

Les bénéficiaires effectifs sont définis comme “la ou les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société ou exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés”.

Les bénéficiaires effectifs sont obligatoirement des personnes physiques, les personnes morales ne pouvant figurer sur la liste. Dans l’hypothèse où une personne morale est associé dans une société, la déclaration des bénéficiaires effectifs fera mention des personnes physiques qui détiennent ces personnes morales.

Pour qu’une personne soit considérée comme un bénéficiaire effectif, il faut que celle-ci :

  • Possède un pouvoir de contrôle sur la direction/gestion voire sur l’assemblée générale au sein de la société.
  • Détient plus de 25% du capital social ou droits de vote.

Un bénéficiaire effectif est donc une personne qui possède un certain contrôle sur une société donnée.

Une fois les bénéficiaires effectifs d’une société identifiés, il faut ensuite procéder à la déclaration des bénéficiaires par le biais d’un formulaire spécifique. Ce mécanisme a été mis en place par la loi Sapin II du 9 décembre 2016, pour une meilleure transparence de la vie économique.

Donc un bénéficiaire effectif est tout simplement une personne qui possède un contrôle sur la société en question. Parfois il arrive que le bénéficiaire effectif d’une société donnée ne remplit aucune des deux critères. Dans ce cas, c’est le représentant légal qui est considéré comme bénéficiaire effectif.

Comment identifier un bénéficiaire effectif ?

Cette procédure d’identification du ou des bénéficiaires effectifs est une procédure d’élimination. Celle-ci se déroule selon la méthode suivante :

Etape 1 : identification des personnes détenant 25% du capital social ou des droits de vote

Toute personne physique possédant plus de 25% du capital social ou des droits de vote est considérée comme un bénéficiaire effectif potentiel. En revanche, toute personne physique détenant moins ou égale à 25% du capital social ou droits de vote, ne sera pas considérée comme bénéficiaire effectif.

Cette première étape d’identification des personnes selon leur détention du capital social et des droits de vote est suivie par une autre identification qui est celle de l’exercice de contrôle sur la société.

Etape 2 : identification des personnes exerçant un contrôle sur la société

Il faut ensuite identifier les personnes qui détiennent un véritable pouvoir de contrôle sur la société. Le pouvoir de contrôle sur la société peut se manifester par un pouvoir de contrôle sur l’assemblée générale par exemple, en prenant part à cette dernière, ou alors de personnes liées par le biais d’un pacte d’actionnaires. 

Les bénéficiaires effectifs peuvent donc être à la fois l’actionnaire majoritaire, les associés, mais également un membre de la famille d’un des associés par exemple, lorsque celui-ci dispose d’un pouvoir en vertu d’un accord passé avec l’associé.

Etape 3 : absence des 2 critères

Si aucun membre de la société ne peut être considéré comme bénéficiaire effectif en vertu des deux critères, ce sont les représentants légaux de la société qui seront inscrits sur la déclaration des bénéficiaires effectifs.

La déclaration du bénéficiaire effectif

Quand déposer une déclaration du bénéficiaire effectif ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs est transmise au greffe lors de l’immatriculation de la société. Elle fait partie du dossier de constitution d’une société, la société ne peut donc être immatriculée sans cette déclaration.

Afin que la déclaration soit toujours correcte, les sociétés sont obligées de déposer une déclaration modificative lorsqu’un événement au cours de la vie de la société vient modifier les bénéficiaires effectifs. La déclaration modificative doit être effectuée dans les 30 jours suivants le changement de situation.

Les événements susceptibles de mener à une modification des bénéficiaires effectifs sont une augmentation de capital ou cession de parts sociales, la nomination d’un représentant légal, la modification dans le pourcentage de détention d’un associé, ou encore une modification de la situation personnelle d’un des bénéficiaires…

Comment déposer une déclaration du bénéficiaire effectif ?

La déclaration du bénéficiaire effectif se fait par le biais du formulaire DBE (Cerfa n°16062). Ce formulaire comporte toutes les informations relatives à l’identification de la société ainsi que celles du bénéficiaire effectif. Ces informations sont :

  • Relatives à la société : dénomination ou raison sociale, forme juridique, adresse du siège social, numéro unique d’identification.
  • Relatives aux bénéficiaires effectifs : nom, nom d’usage, pseudonymes, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle, nature du contrôle exercé, date à laquelle ils sont devenus bénéficiaires effectifs de la société.

Combien coûte le dépôt de la déclaration du bénéficiaire effectif (DBE) ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs peut s’effectuer lors de la création de la société, et être modifiée par la suite. En fonction de la situation, le coût est différent.

S’il s’agit d’une première déclaration en ligne :

  • Sur le site du guichet unique : 17,84 €
  • Sur le site Infogreffe : 21,41 €

S’il s’agit d’une déclaration modificative en ligne :

  • Sur le site du guichet unique : 31,21 €
  • Sur le site de Infogreffe : 43,35 €

Quels sont les types de sociétés concernées par la déclaration de bénéficiaire effectif ?

Par principe, toutes les formes juridiques immatriculées au RCS sont obligatoirement tenues à déposer une déclaration des bénéficiaires effectifs. Ce qui veut dire que les sociétés commerciales, civiles, même agricoles, ainsi que toutes les autres formes juridiques sont soumises à cette obligation.

Cependant, par exception, les sociétés cotées, les personnes morales soumises à des obligations de publicité conformes au droit de l’Union européenne, et les personnes morales soumises à des normes internationales équivalentes, permettant une transparence sur les informations relatives à la propriété du capital social sont toutes dispensées de cette obligation de déclaration.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs ?

En cas de non déclaration, le greffier saisit le tribunal de commerce. Le président du tribunal de commerce demande à la société de régulariser la situation sous astreinte. Cela signifie que la société devra payer des pénalités pour chaque jour passé en situation irrégulière, jusqu’à la régularisation de sa situation.

Les mêmes modalités sont prévues en cas d’informations incorrectes ou incomplètes.

De même, le fait de ne pas envoyer le formulaire M’BE conduit à des poursuites pouvant entrainer une peine de 6 mois d’emprisonnement, et une amende de 7500€. La société risque la dissolution, l’exclusion des marchés publics, l’interdiction d’émettre des chèques ou d’utiliser des cartes de paiement.

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