Solution de notes de frais : pourquoi votre entreprise a tout à y gagner ?

En matière de notes de frais, de nombreuses entreprises ont encore un fonctionnement papier. Concrètement, les salariés réalisent des dépenses professionnelles, conservent tous leurs reçus et, une fois par mois, remplissent un tableau Excel avec toutes leurs dépenses. Puis ils envoient ce tableau et l’intégralité de leurs justificatifs au service comptable. 

Si cette façon de faire reste encore majoritaire au sein des entreprises, on en voit bien vite les limites. Pour les salariés, c’est une perte de temps énorme que de reprendre chaque justificatif pour ajouter les dépenses dans un tableau. Pour le service comptabilité, c’est la noyade régulière sous l’ensemble des notes de frais à traiter !

Saviez-vous que l’on estime le coût moyen d’une note de frais à 58€ ? Si vous êtes dirigeant d’une PME et cherchez à optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles, peut-être est-il temps de passer à une solution de notes de frais !

Qu’est-ce qu’une solution de notes de frais ?

Une solution de notes de frais est un logiciel ou une application vous permettant de gérer les dépenses professionnelles de façon simple, rapide et sécurisée. Il suffit à vos employés d’ouvrir l’application de notes de frais et scanner leurs justificatifs (factures, reçus, tickets de caisse) avec leur smartphone. Les données sont traitées instantanément grâce au scan intelligent (reconnaissance optique des caractères, ou OCR), qui extrait les informations importantes :

• Montant
• Vendeur
• Date
• Taux de TVA.

Le plus ? Vous pouvez configurer votre circuit de validation, afin d’approuver ou de refuser les notes de frais en un clic. Une fois les dépenses approuvées, les informations sont envoyées directement au logiciel comptable.  

Les 5 avantages d’une solution de gestion de notes de frais

Choisir une solution de notes de frais, c’est faire passer votre entreprise de la génération papier au digital ! Croyez-en nos experts, voici les 5 avantages à se doter d’une solution de notes de frais :

• Gagner du temps : dites adieu aux tâches chronophages, comme la collecte, le tri, la saisie et le classement des justificatifs. Les notes de frais sont gérées en quelques minutes par jour, depuis n’importe quel endroit du globe.
• Faire des économies : vous réduisez les coûts liés à l’impression, au stockage et à l’archivage des documents. Vous évitez aussi les fraudes, ou les erreurs qui peuvent entraîner des amendes.
• Améliorer la satisfaction des employés : vous leur offrez plus de flexibilité, plus de transparence et plus de rapidité de remboursement.
• Faciliter le traitement comptable : une solution de notes de frais vous permet de bénéficier d’un suivi précis et en temps réel des dépenses professionnelles des équipes. Vous pourrez ainsi extraire des rapports détaillés, analyser vos données, mais aussi conserver vos documents avec valeur légale en cas de contrôle fiscal.

Vous pensez à mettre en place une solution de notes de frais pour votre PME ? N2F est une solution complète et innovante qui permet aux employés d’enregistrer leurs notes de frais même hors ligne, grâce à une application mobile performante. Le tableau de bord et le workflow de validation sont personnalisables pour s’adapter à votre fonctionnement et à votre politique de frais.