Considéré comme une révolution industrielle, le big data fait maintenant partie de la vie des entreprises depuis de nombreuses années. Bien entendu, celle-ci s’est accompagnée de nouvelles règlementations en la matière, comme le RGPD, qui peuvent apparaitre parfois complexes. Ainsi, de nos jours, il peut être intéressant, voire indispensable, de se faire accompagner. C’est à cela que sert le DPO.
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Quelles est la signification de DPO ? DPO, pour Data Protection Officer en anglais, est le délégué à la protection des données au sein d’une entreprise. Son rôle est de veiller à ce que son organisme soit conforme au regard de la réglementation relative au données personnelles (RGPD).
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DPO signification : Quelles sont les missions d’un DPO ?
Conseiller
En tant que professionnel de la data, il accompagne et conseille son entreprise et ses employés dans l’utilisation et le traitement des données personnelles. En plus de son rôle d’informateur et de conseiller, il facilite et encourage l’adaptation aux changements liés à l’utilisation de ces données par l’entreprise. Il promeut la culture de la protection des données auprès de toutes les personnes impliquées dans le traitement des données personnelles.
Contrôler
Le délégué est chargé de s’assurer que l’organisme respecte la loi en matière de protection des données personnelles et notamment qu’il soit en conformité avec le RGPD. Il vérifie que les finalités des traitements de données sont conformes à la réglementation en vigueur et que les droits des personnes concernées sont respectés. Cela passe notamment par une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
Intermédiaire
Il est également en charge de la coopération entre la CNIL et son entreprise. Il peut consulter la CNIL pour toutes questions ayant rapport à la protection des données personnelles ou sa fonction. Il accompagne son entreprise lorsque celle-ci fait l’objet d’un contrôle de la CNIL. Il fait également le lien entre l’entreprise et les personnes dont les données sont traitées. Il peut être sollicité au sujet de toute question relative au traitement de leurs données personnelles.
Documenter
L’article 30 du RGPD prévoit la tenue d’un registre des activités de traitement. Cela permet au DPO d’avoir une connaissance exhaustive des opérations de traitement mises en œuvre et de prévoir leur pilotage.
DPO signification : Quand nommer un DPO ?
Le RGPD prévoit différents cas pour lesquels la désignation d’un DPO est obligatoire. En tant qu’entreprise vous serez concernée si votre activité principale implique le traitement de données à grande échelle et de manière systématique ou que vous traitez des données qualifiées de « sensibles » (données de santé, biométrie, opinion politique, religion, condamnation pénale et infractions, etc) à grande échelle.
Cependant, même si vous n’entrez pas dans le cadre de cette obligation, dès que vous rencontrez des problématiques liées à la protections données personnelles, la désignation d’un DPO est fortement recommandée. Outre le respect du RGPD, le piratage de données personnelles est de plus en plus fréquent et perfectionné. Ainsi, bénéficier des conseils d’une personne experte en la matière est un facteur important pour se prémunir de ce genre de violation.
DPO signification : Qu’est-ce qu’un bon DPO ?
Ces 3 critères doivent être pris en compte pour qu’un DPO puisse assurer correctement ses missions.
- Compétences: il doit avoir une expertise à la fois juridique et technique en matière de protection des données personnelles, ainsi qu’une bonne connaissance du secteur d’activité, de l’organisation interne et des besoins de l’entreprise.
- Moyens suffisants : il doit disposer de temps et de moyens humains et matériels nécessaire pour exercer ses missions. Il doit avoir accès aux informations utiles. Il doit être impliqué en amont des projets susceptibles de traiter des données personnelles.
- Indépendance : s’il cumule des fonctions, celles-ci ne doivent pas entrainer des situations de conflits d’intérêts.
DPO signification : Quel est le statut d’un DPO au sein de l’entreprise ?
Indépendance
L’indépendance du DPO est fondamentale dans l’exercice de ses fonctions. Cela signifie qu’il ne doit pas recevoir d’instruction dans l’exercice de ses missions, en particulier sur le résultat à apporter à un audit interne ou encore sur l’opportunité de consulter la CNIL. Il ne doit pas faire l’objet d’une sanction ou d’un licenciement du fait de l’accomplissement de ses missions.
Responsabilité
La loi prévoit que c’est le responsable de traitement, et non le DPO, qui doit être en mesure de démontrer que les exigences du RGPD sont bien respectées tout au long du traitement des données. Par conséquent, celui-ci n’est pas responsable en cas de non-conformité du RGPD au sein de l’entreprise qui l’a désigné.
Confidentialité
Pour exercer sa mission, le DPO doit avoir accès à de nombreuse informations et doit être impliqué pleinement dans l’activité de l’entreprise. Dès lors, il faut veiller à ce que celui-ci soit soumis à une obligation de confidentialité. Une telle obligation peut être insérée dans la rédaction du contrat de travail ou contrat de service du délégué externe.
Le DPO a donc une fonction essentielle pour permettre à une entreprise traitant des données personnelles de garantir le respect du RGPD et assurer la sécurité des données de bout en bout de la chaîne tout au long du traitement.
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Par Gabrielle Lasson, le 10/03/2023