Tout savoir sur les différentes étapes de la gestion de projet

Par Laurent Dufour, le 14/04/2021

Le suivi rigoureux des étapes de la gestion de projet est tout à fait crucial pour tout gestionnaire désireux d’atteindre ses objectifs. En effet, une mauvaise démarche aboutit bien souvent à des conséquences désastreuses et peut exposer l’entreprise à un grand péril.

Les étapes de la gestion de projet

Pour éviter cela, il est primordial de partitionner les moments clés de la mise en œuvre du projet. Ce découpage constitue un gage de sa réussite. Pour y parvenir, il est nécessaire de connaître les différentes phases à suivre.

Celles-ci vont de l’identification des parties prenantes jusqu’au suivi du projet en passant par la définition des besoins ou encore l’évaluation des risques qui est l’une des plus importantes étapes de la gestion de projet.

Identifier les acteurs et les parties prenantes du projet

L’identification des acteurs et des parties prenantes est l’une des premières étapes de la gestion de projet. Que ces acteurs soient des clients, des collaborateurs ou des fournisseurs de l’entreprise, il est utile de considérer leurs attentes et leurs intérêts afin de bien mettre en place le plan d’action à dérouler.

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Définir les besoins et fixer les objectifs

Un projet consiste en un ensemble d’opérations menées par une équipe dans un but précis. Sa mise en œuvre est destinée à combler un manque existant. Il est donc évident que la gestion d’un projet nécessite la définition des besoins à satisfaire et la fixation d’objectifs à atteindre.

Les besoins

L’audit des besoins est une étape qui permet de déterminer les raisons qui sous-tendent la gestion de projet. Pour y parvenir, il est nécessaire de procéder à une analyse de l’existant. L’on peut ainsi identifier la problématique et se fixer des objectifs à atteindre.

Les objectifs à atteindre

La définition des objectifs fait partie des étapes de la gestion de projet. Quelle que soit la nature des aspirations identifiées, il est possible de déterminer les éléments qui constituent des conditions d’aboutissement du plan prévu. Au nombre de ces éléments, figurent notamment :

  • Les ressources financières et humaines exploitables ;
  • Les parties prenantes ;
  • Les tâches à réaliser ;
  • Les outils à employer.

Il est donc important de définir des objectifs clairs et précis. Ceux-ci doivent par ailleurs être bien compris par les différentes parties prenantes du projet. Il faut enfin veiller à définir des objectifs pertinents et mesurables pour se faciliter le suivi et l’établissement du bilan final.

Identifier les tâches et organiser les activités : L’une des meilleures étapes de la gestion de projet

Une fois les besoins identifiés et les objectifs définis, les étapes de la gestion de projet qui suivent consistent à déterminer et à organiser les tâches à accomplir.

L’identification des tâches

À cette étape du projet, il faut s’interroger quant aux actions utiles pour atteindre les objectifs préalablement définis. Il est aussi important de connaitre les résultats auxquels l’on souhaite aboutir à chaque niveau de son plan.

À cet effet, il est tout à fait admissible d’établir une liste de toutes les tâches composant le projet. Pour chacune d’elles, il faut en préciser la nature, les ressources nécessaires et les intervenants à impliquer.

Il s’agit d’une phase préparatoire qui servira à mieux s’organiser. Elle a pour objectif final de permettre de voir l’ensemble des aspects du projet.

La planification des activités

La planification des activités est l’une des étapes de la gestion de projet à ne pas négliger. Lorsqu’elle est bien menée, elle favorise les progrès et l’atteinte des objectifs fixés. Pour ce faire, il est indispensable de suivre les étapes suivantes :

  • Le découpage : il consiste à morceler les activités en phases chronologiques ;
  • La hiérarchisation et l’ordonnancement des tâches : elles permettent de déterminer les opérations prioritaires, leurs chronologies respectives et les éventuelles interdépendances ;
  • Le planning : son but est de fixer pour chacune des tâches, une date de réalisation.

Une fois les activités planifiées, les étapes suivantes consistent à trouver les problèmes et à évaluer les risques. Le diagramme de Gantt est un excellent outil pour réaliser cette étape et obtenir un résultat visuel et pratique à utiliser. Il sert aussi bien évidemment à assurer le suivi de la planification et de al réalisation des tâches.

Évaluer les risques

Le risque est un facteur qui fait partie intégrante de la gestion de projet. La concrétisation d’une ambition génère des zones d’ombres ainsi que des incertitudes. Pour en atténuer l’effet, il faut trouver les problèmes et en évaluer la portée.

L’identification des problèmes

Les problèmes peuvent avoir une incidence sur l’aboutissement du projet. Qu’ils soient prévisibles ou non, l’équipe en charge de la gestion du projet doit mettre en œuvre les moyens adéquats pour les déceler.

L’évaluation des risques

Pour tout gestionnaire de projet, le risque est un facteur avec lequel il faut composer. Ainsi, pour la mise en place du plan, l’on peut se trouver confronté à de nombreuses contraintes. Parmi celles-ci, on peut évoquer :

  • Le non-respect des délais ;
  • L’insuffisance du budget prévisionnel ;
  • L’indisponibilité des ressources humaines ;
  • La dégradation du matériel.

Évaluer les risques est donc l’une des étapes de la gestion de projet à ne pas prendre à la légère. Cette opération permet de déterminer les contraintes et d’y trouver des solutions.

La sélection des outils

Une bonne gestion de projet ne peut se faire sans une excellente synchronisation entre toutes les variables du plan établi. À cet effet, il faut envisager de recourir à la technologie et notamment à des éléments fiables tels que :

Cependant, en choisissant les outils, il importe de veiller à leur adaptation aux besoins identifiés. L’on atteint ainsi plus facilement ses objectifs.

Le suivi du projet

Une fois toutes les étapes de la gestion de projet franchies, il faut ensuite en assurer le suivi. Cela consiste à procéder à la restitution du déroulement du plan et à faire le bilan de ses points forts.

Le suivi permet en outre de chiffrer les performances réalisées et d’exercer un réel contrôle quant à l’atteinte des objectifs fixés. Il s’agit donc d’une phase qui ne s’improvise pas.

En somme, pour atteindre les résultats escomptés en matière de gestion de projet, il est crucial de s’attacher scrupuleusement aux différentes étapes de la gestion de projet.

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.