Quels sont les outils de gestion de projet ?

Par Laurent Dufour, le 18/03/2021

Plusieurs types d’outils de gestion de projet sont disponibles pour aider le chef de projet à mener à bien sa mission. Leur exploitation judicieuse constitue un excellent moyen pour gagner à la fois en efficacité et en productivité.

Quels outils de gestion de projet ?

Au nombre de ces outils conçus pour faciliter la gestion de projet, chacun dispose d’un domaine particulier d’intervention. Ils peuvent cependant faire l’objet d’une principale classification qui permet de distinguer les outils dédiés aux activités de ceux axés sur la gestion de l’équipe projet.

A l’intérieur de ces deux grandes catégories, l’on retrouve des sous-catégories qui se focalisent sur la planification, la gestion du temps ou encore celle des ressources humaines. Découvrez dans cet article les outils de gestion de projets les plus usités au sein des entreprises.

Les outils pour gérer les phases et activités du projet

Ces outils favorisent une bonne prise en main du déroulé du projet, des activités à mener et de leur durée.

Les outils de gestion de projet dédiés à la planification

Parmi les outils facilitant la gestion de projet, certains sont conçus spécifiquement à des fins de planification. Ils font d’ailleurs partie de la toute première catégorie d’outils servant au management de projet.

Ces outils de gestion de projet sont notamment utilisés par les entreprises dont les activités requièrent une organisation sans défaut. Lesdites entreprises basent leur activité sur :

  • Des délais rigoureux ;
  • Des timings stricts ;
  • Des liens entre les activités et les tâches.

Sur le registre des outils servant à la planification, figurent par exemple Gantt Project, Tom’s Planner ou encore MS Project.

Les outils de gestion des tâches

Parmi les outils de gestion de projet, ceux de cette catégorie permettent l’opérationnalisation et la traçabilité des tâches. Certains d’entre eux se concentrent sur la durée des activités tandis que d’autres sont axés sur leur accomplissement et éventuellement leur niveau d’achèvement.

Grâce à ces logiciels, il est possible d’établir une liste des travaux à effectuer pour mettre en œuvre le projet. Un niveau d’urgence et d’importance peut également être défini pour chaque tâche afin de permettre la réalisation progressive de chacune d’entre d’elles.

Pour réaliser les tâches dans l’ordre, le chef de projet a la possibilité, avec ces outils, de les classer en tâches « Faites », « En cours » et « A faire ». Il est aussi possible d’établir des listes de tâches à accomplir et d’y inscrire des tâches à cocher au fil de leur accomplissement.

Ces outils de gestion de projet sont parfois confondus avec des logiciels globaux. Les deux catégories d’outils n’offrent pourtant pas les mêmes possibilités. Les premiers sont bien plus axés sur une vision macro du projet ou sur son management précis.

Les outils de gestion de tâches sont à privilégier dans le cadre des projets simples ou des process restreints tels que l’organisation du quotidien ou encore le « recettage » en informatique. Parmi ces outils, figurent Trello et TodoList.

Les outils de gestion du temps

Ces outils permettent de gérer son temps de la manière la plus efficace possible. Ils se basent sur la durée d’une tâche donnée et permettent de déduire de ce temps de travail actuel, les temps futurs. L’avantage principal de ces outils est qu’ils permettent d’anticiper les pertes de temps.

En gros, ils offrent l’occasion d’améliorer sa gestion du temps afin de gagner en efficacité et par ricochet, en productivité. Sur la liste des outils de gestion de temps, RescueTime et HoursTimeTracking figurent en bonnes places.

Les outils de gestion des données

Parmi les outils de gestion de projet, il faut aussi évoquer ceux servant à stocker les données. Ces outils permettent de centraliser les données et de favoriser le partage de l’information. Certains d’entre eux permettent de faire du stockage en ligne.

Avec ces outils, les membres de l’équipe projet ont accès aux différents éléments du projet qui peuvent par ailleurs être continuellement mis à jour. L’on évite ainsi les pertes de temps ainsi que les envois répétitifs de mails.

Pour le stockage de données, le chef de projet peut recourir à des outils tels que Google Drive ou Dropbox.

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Les outils permettant de gérer l’équipe en charge du projet

Les outils servant au management des membres de l’équipe chargée de la mise en œuvre du projet sont aussi divers (lancement d’un nouveau service, élaboration d’un nouveau produit, création d’une entreprise, digitalisation d’un process, …). Ils permettent de motiver et de booster la productivité.

Les outils de gestion des ressources humaines

En matière de gestion de projet, il existe des outils spécialement consacrés à la gestion des ressources humaines. Ils permettent entre autres :

  • D’affecter des tâches aux différents collaborateurs ;
  • De suivre les feuilles de temps ;
  • De détecter les performances.

Ils offrent aussi la possibilité d’ajuster les plannings et les équipes en fonction de la charge de travail existante. Ils permettent de déduire la durée de chaque tâche puis d’identifier les ressources indispensables à sa réalisation.

Ces outils permettent aussi de programmer les congés et les rythmes de fonctionnement ou encore de déterminer les personnes occupées et celles qui sont désœuvrées. Cela facilite l’organisation du travail et l’identification des recrutements nécessaires.

Les outils favorisant la collaboration

Cette catégorie inclut des outils tels que Discord, Stride ou encore Slack. Leur but est de faciliter la communication entre les acteurs du projet. Ils permettent de procéder à :

  • La création de groupes de discussion ;
  • La classification des membres spécifiques à chaque groupe de discussion ;
  • La transmission de messages privés et de pièces jointes.

En dehors de cela, ces outils de gestion de projet permettent aux employés d’indiquer s’ils sont disponibles ou non. Ce sont d’excellents outils pour les interactions entre les parties prenantes du projet. Bien exploités, ils permettent de créer la cohésion au sein des équipes.

Les outils de gestion de projet utiles au chef de projet sont donc divers et varient en fonction des tâches à accomplir.

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.