Comment organiser une mission freelance ?

Bref, on se trouve un peu dans l’inconnu et plus on se sera préparé pour sa première mission freelance, plus on gagnera en assurance et en crédibilité.

La particularité des missions de freelance, c’est qu’elles sont toutes différentes. Si ce n’est pas rassurant, c’est en fait assez logique. La valeur ajoutée d’un freelance provient de ses compétences, mais aussi de sa capacité à s’adapter à l’entreprise. Cela permet de mettre à disposition son savoir-faire de la manière la plus efficace possible.

Pour autant, il existe des bases permettant de structurer une mission freelance afin qu’elle réponde parfaitement aux attentes de votre client. Cet article explique en détail comment préparer et réaliser une mission freelance.

L’avant-mission freelance : préparer la future intervention

Toute mission freelance, conseil, développement, accompagnement, soin, design … commence par un premier rendez-vous. Qu’il soit fait en direct, en vision ou par téléphone, le premier rendez-vous avec un prospect est important. C’est une première prise de contact qui va poser les bases de votre éventuelle future collaboration.

La rencontre préalable au devis

Lors d’une rencontre avec un prospect, l’important n’est pas de présenter ce que vous faites (même si vous en avez envie et que cela est rassurant), mais d’écouter. Seul le prospect sait ce qu’il veut et quels sont les objectifs à atteindre. Toutefois, il ne l’exprime pas toujours très directement, voir pas clairement.

Il faut vous attacher à comprendre à la fois la situation et les problèmes solutionnés pour contextualiser la mission. Cela intègre une écoute active sur les contraintes, les enjeux, les objectifs, la vision et les exigences du client. Vous devez aussi prendre en compte la situation de votre interlocuteur. Votre prospect peut être un entrepreneur, appartenir à une entreprise ou une administration. Il peut avoir à défendre des enjeux plus ou moins importants et plus ou moins fortement liés à sa situation au sein de l’entreprise ou du service auquel il appartient.

Designer l’application d’un startupper pour lancer un projet innovant est contextuellement très différent d’une prestation de design d’une page destinée lancement d’un produit dans une PME de 500 personnes.

Dans la première situation, la mission du freelance est très généraliste. Elle intègre un travail de structuration et de conseil important. L’entrepreneur peut avoir besoin d’être guidé ou rassuré. Il a peut-être besoin d’être éclairé sur les options possibles et les conséquences liées à ses choix. Dans la seconde situation, le travail à effectuer est cadré par un ensemble d’éléments marketing (charte graphique, cahier des charges, positionnement produit …). Il faut aussi prévoir du temps pour échanger avec les différents acteurs des services marketing, communication et vente. Il faut identifier les personnes qui interviendront dans la validation du travail effectué.

Ce n’est qu’après avoir pris connaissance des caractéristiques de la mission que le freelance peut proposer ses services. Il faut alors établir un devis et le faire parvenir.

Établir un devis de mission freelance

Première règle à respecter : ne commencez jamais une prestation sans devis signé. 3 raisons expliquent cette règle :

• Le devis permet de retranscrire l’ensemble des caractéristiques de la demande du prospect. Commencer sans avoir préalablement établi un devis ne permet pas de vous assurer que vous savez intégrer chacun des aspects de la demande du client. Cela peut donner lieu à des interprétations plus ou moins légitimes sur les caractéristiques de la mission freelance et ses critères de mise en œuvre.
• Contractualiser un accord professionnel permet d’intégrer la prestation dans votre assurance professionnelle. Les personnes impliquées et les matériels mis en œuvre pour réaliser la prestation ne sont assurés que s’il existe un document officiel permettant de prouver et définir l’accord négocié.
• En cas de problème (litige ou impayé), le devis est souvent le seul moyen de justifier et appuyer un éventuel recours.

L’engagement du client

La signature du devis est un acte juridique qui engage les deux parties (le freelance et son client). Dans la plupart des cas, la signature du devis s’accompagne du paiement d’un acompte. Ce paiement est une preuve supplémentaire de l’accord qui vous lie à votre client. Il est important, car il apporte de la trésorerie et vous permet de commencer la mission.

Il arrive que les clients refusent le paiement d’un acompte. Si, de notre point de vue, ce n’est pas bloquant, ce peut être le signe annonciateur d’une certaine difficulté pour le client à payer (problème de trésorerie, mauvais payeur …). Il faut alors redoubler de vigilance et si nécessaire mettre la mission sur pause afin de vous assurer de percevoir les honoraires dus. Une relation commerciale n’est pas une relation hiérarchique. Il faut, d’une manière courtoise et ferme, amener votre client à respecter les conditions négociées.

Le démarrage de la mission freelance

Une fois le devis signé, la mission peut commencer. Avant d’entrer dans le vif du sujet, commencez par redéfinir le déroulement de la mission avec le client (planning, contraintes, horaires …).

Parfois, plusieurs semaines peuvent s’être écoulées entre les rendez-vous, la signature du devis et le début de la mission. Les conditions, le contexte et l’environnement peuvent avoir évolués. Le rendez-vous de début de mission permet de faire le point sur les éléments importants. C’est aussi l’occasion de faire quelques rappels comme le paiement de l’acompte.

L’idée est de ne commencer une mission que lorsque tout est bien défini. Même si cela n’empêche pas de faire preuve de compréhension, de souplesse et d’adaptation.

Le déroulement d’une mission freelance

Pour qu’une mission freelance se passe bien, il est important de comprendre et suivre quelques règles simples.

S’assurer de la bonne compréhension mutuelle

La première des règles à suivre est de reformuler systématiquement les demandes, les décisions, voir les échanges importants. Le plus souvent votre client n’aura pas votre niveau de compétence. Il se peut qu’il s’exprime avec de mauvaises terminologies ou qu’il ne comprenne pas précisément vos propos, les conséquences d’une option et sa portée.

Évitez les termes techniques, et, lorsqu’ils sont nécessaires, expliquez-les. Il ne s’agit pas d’infantiliser votre client, mais de vous assurer que vous vous êtes bien compris.

L’importance de communiquer et tenir informé

Il est essentiel de rendre compte régulièrement à votre client de l’avancement de votre mission freelance. Dès le début de la mission, accordez-vous sur des modalités de reporting (nature, fréquence, destinataires …).

Le plus souvent les missions confiées aux freelances sont importantes. Votre client peut ressentir un certain stress si vous ne le tenez pas informé de l’avancement du projet. De votre côté, il peut être difficile d’être précis. Un projet comporte différents aspects d’importances diverses qui n’avancent pas tous en même temps. Cela complique le suivi, les explications à fourni et les choix à faire.

Faites l’effort de tenir informé le client, même lorsque c’est compliqué. Cela jouera en votre faveur tant au niveau de la confiance que des éventuels retards ou complications.

Les attentes du client

Il peut arriver que certains freelances se sentent perdus. C’est souvent le cas lorsque les choses évoluent différemment de ce qu’ils avaient prévu. Parfois le travail en équipe ne se passe pas comme annoncé, des problèmes techniques viennent perturber les choses …

Discutez-en avec votre client en évoquant les faits et sans émettre de critiques. Si un problème survient, exposez les solutions envisageables, les choix possibles et laissez le client choisir. Au besoin, conseillez-le, mais restez dans votre rôle de prestataire et ne portez pas de jugement.

Les aptitudes à développer pour vos missions freelances

Sur le plan de votre fonctionnement personnel, il est important que vous soyez organisé, rigoureux et transparent.

Le plus simple est de définir un plan d’action et un calendrier. Pour certaines missions un outil de gestion de projet peut s’avérer utile. Pensez au gain de crédibilité dont vous bénéficierez en apportant un outil à la fois visuel et pertinent en termes de suivi.

Il est important que le suivi prévu ne soit pas trop compliqué et long à gérer. En fait, la nature de la mission va naturellement imposer un certain nombre d’outils. Peu importe l’outil choisi, l’important est que le travail soit organisé et avance. Dans une mission freelance, le respect des délais est essentiel. Un dérapage peut nuire durablement à votre image. Et avoir des conséquences sur le développement de votre activité.

Quelle attitude adopter pendant les missions ?

Sur le plan de l’attitude, il faut être vous-même, à l’aise, dynamique sans toutefois vous sentir chez vous. Pour exercer votre mission, il faut faire preuve de rigueur, de sérieux et aussi de disponibilité dans vos horaires. De nombreux dirigeants et cadres qui ont des journées bien remplies et prévoient des rendez-vous travaillent tard le soir. À vous de vous adapter.

Il est aussi important d’être force de proposition. Votre client ne doit pas avoir l’impression de vous soutirer des choses. Prenez les devants avec finesse tout en restant à votre place. Vous pouvez proposer des solutions, des informations pertinentes, des solutions techniques …

De la même manière lorsque vous avez un peu de temps libre, utilisez-le pour améliorer votre prestation, rechercher des documents utiles, aider vos « collègues ». Votre client doit en avoir pour son argent. N’oubliez pas que vous êtes un partenaire et non un salarié. En cas de difficulté, c’est à vous de proposer des solutions pour terminer la mission dans les délais impartis.

Souvenez-vous que vous êtes un dirigeant partenaire de votre client et pas un de ses salariés qui doit faire ses 35 heures hebdomadaires.

D’une manière générale, votre intervention doit-être intéressante pour le client, pas pour son prix, mais pour votre valeur ajoutée.  Vous devez être proactif en proposant des réflexions ou des éléments pertinents.

L’après-mission : savoir clôturer la mission et fidéliser le client

Votre mission freelance ne s’achève pas avec la fin du travail dans les temps et dans le respect du cahier des charges. Il faut terminer proprement la mission pour fidéliser le client et lui donner envie de continuer à travailler avec vous.

C’est essentiel pour votre modèle économique.

L’après-mission freelance permet, une fois que le travail de prestation est terminé, de donner une dernière impression positive au client. Elle est capitale tant pour la fidélisation que pour le travail de votre image de marque qui permet de profiter du bouche-à-oreille.

Pour ce faire 3 conseils :

• Être attentif à fournir un rapport de mission de qualité dans le fond comme dans la forme. Il doit être propre, agréable à lire (pas de fautes d’orthographe) et aller à l’essentiel. Soyez rapide. Pour une mission de quelques jours ou semaines, évitez de rendre votre rapport 15 jours après la fin de la mission. Votre client est déjà passé à autre chose, il survolera le document sans y apporter l’importance que vous auriez souhaitée. En revanche, il est préférable de l’envoyer tard que de ne rien envoyer (sauf si le délai est vraiment long).
• Transmettez votre facture rapidement. Éviter de le faire le lendemain, attendez un ou deux jours. Éditez votre facture avec un logiciel de facturation professionnel qui intègre votre logo, vos conditions de règlement. Comme le montre notre comparateur de logiciel de facturation, certains sont gratuits ou peu coûteux.
• Si votre travail a donné satisfaction, ce que nous vous souhaitons, pensez à solliciter l’avis de vos clients pour votre site ou vos recommandations. Un avis par mail, un questionnaire (Google forme, Typeform, AirTable…). Pendant la mission vous avez eu le loisir de vous intéresser à ce que fait votre client. Peut-être avez-vous identifié d’autres missions potentielles susceptibles d’être traitées via un abonnement ou des interventions régulières. Pensez à proposer vos services et s’il y a une marque d’intérêt, prenez date pour en discuter. Maintenez un contact régulier avec votre client (vœux, réseaux sociaux, partage d’idées, mises en contact …).