Qu'est-ce que la GPEC ? Définition, fonctionnement et mise en place

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C’est quoi la GPEC ?

La GPEC (pour Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est un outil de pilotage RH destiné à aider l’entreprise à anticiper ses besoins en matière d’emplois, de recrutements et de compétences. Cette visibilité aide le service RH à disposer des bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour répondre au mieux aux objectifs stratégiques. Cette démarche de gestion prospective des ressources humaines dépend de deux facteurs essentiels :

• L’évolution de l’environnement de la structure d’un point de vue concurrentiel, technologique, législatif, au regard du marché (évolution ou régression de la demande de la clientèle) etc.
• La stratégie de la structure à moyen terme

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Pourquoi mettre en place une GPEC ?

Les avantages GPEC s’apprécient à plusieurs titres. Une bonne gestion RH commence par une prévision réussie. Une démarche GPEC aide à :

• Faciliter les recrutements
• Optimiser la gestion des carrières
• Anticiper le “vieillissement” du personnel
• Corriger un sureffectif
• Tirer parti des dispositifs de formation et les optimiser
• Développer les compétences des salariés
• Mettre en valeur les compétences individuelles et/ou collectives
• S’adapter à l’évolution du travail et de la production
• Favoriser la mobilité professionnelle des salariés
• Motiver les salariés en les impliquant davantage dans un projet d’évolution professionnelle
• Prévoir en amont l’adaptation des compétences aux emplois
• Gérer l’impact des changements technologiques et économiques
• Diminuer les coûts et les risques engendrés par des déséquilibres.

Le cadre juridique de la GPEC

La loi GPEC fait suite à l’instauration de la loi de programmation sociale du 18 janvier 2005 (loi Borloo). En France, la mise en place d’une GPEC est donc obligatoire pour toute entreprise d’au moins 300 salariés ainsi que pour les groupes à dimension communautaire comptant minimum 150 salariés. Pour être plus précis, la loi Borloo impose aux entreprises de réaliser tous les 3 ans une négociation de la GPEC entre la direction et les partenaires sociaux. La loi Borloo a été complétée en 2015 par la loi Rebsamen (loi relative au dialogue social et à l’emploi).

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GPEC ou GEPP ? Quelle différence ?

Depuis 2017, la GPEC est remplacée par la GEPP (Gestion des Emplois et Parcours Professionnels) qui est donc le nouveau nom de la GPEC. La différence entre GPEC et GEPP tient à une vision de gestion plus dynamique au lieu d’une simple gestion prévisionnelle des compétences. La GEPP intègre désormais :

• La notion de parcours professionnel afin de structurer et de valoriser le capital humain d’une entreprise. La GEPP met davantage l’accent sur les métiers et leurs évolution avec la possibilité de passerelles entre-eux.
• La notion de transition écologique nécessitant le renforcement de l’adaptabilité d’une entreprise
• Le délai de périodicité de négociation (anciennement triennal) pouvant être raccourci et fixé librement par les partenaires sociaux dans une limite de 4 ans.

Même si la GEPP s’est substituée à la GPEC au sein des entreprises, cette dernière reste toujours en vigueur au niveau des branches professionnelles avec l’obligation de négociation d’accords GPEC tous les 3 ans. Le plan d’action GPEC peut bien entendu être revu en permanence en fonction de l’évolution du marché et de la stratégie de l’entreprise.

Comment fonctionne une GPEC ?

Une démarche GPEC bien conduite va permettre par exemple d’identifier les besoins en compétences via des formations ou recrutements dès lors qu’une innovation technologique impacte le marché sur lequel est positionné la structure. Elle permet également de lancer un plan de recrutement en vue de départs à la retraite, de mettre en place des parcours de mobilité interne, de faire évoluer des postes… Levier clé du fonctionnement de l’entreprise, la gestion GPEC s’appuie sur différents outils GPEC.

GPEC exemples d’outils

Parmi les outils de gestion des ressources humaines indispensables on distingue :

• L’organigramme de l’entreprise qui permet de visualiser les différents services et la répartition de ses moyens humains en fonction des différentes activités.
• La fiche de poste, un outil de management des compétences destiné clarifier les rôles et les responsabilités de chacun.
• Le référentiel de compétences qui répertorie les activités et les compétences partagées par les différents métiers et familles professionnelles au sein de l’entreprise.
• La pyramide des âges qui aide à observer la répartition par âge et par sexe de l’entreprise.
• L’entretien professionnel destiné à échanger avec le collaborateur sur son parcours professionnel et l’évolution de sa carrière.
• L’entretien d’évaluation destiné à évaluer les compétences de son équipe. Le manager étudie pour chacun de ses collaborateurs, l’adéquation de ses compétences avec celles renseignées sur sa fiche de poste.
• La formation, un outil clé qui permet à l’entreprise de rester compétitive face aux évolutions techniques et organisationnelles. La formation aide les salariés à s’adapter à leur poste et à l’évolution de leur mission. La formation préserve aussi la motivation des collaborateurs et, indirectement, la sérénité de l’ambiance au sein d’une équipe.

Mise en place d’une GPEC : les différentes étapes

Un schéma GPEC se définit en plusieurs phases.

La réalisation d’un état des lieux

Il convient d’analyser de manière à la fois qualitative et quantitative les métiers et emplois de l’entreprise en recensant les compétences dont elle dispose. On détermine par exemple combien de personnes sont employées sur tel ou tel métier etc.

L’anticipation des évolutions des besoins

Cette étape GPEC nécessite d’étudier l’évolution supposée du marché sur lequel évolue l’entreprise, de procéder entre-autres à une veille de la concurrence, de prendre en compte l’évolution des technologies et d’éventuelles contraintes législatives à venir. Ces scéniarii prédictifs vont aider à réaliser une cartographie RH de manière à anticiper les besoins en terme d’emplois, de métiers et de compétences dans les 4 ans à venir.

La mesure de l’écart entre la situation actuelle et les futurs besoins

Cette mesure qualitative et quantitative va permettre de rapprocher les compétences dont l’entreprise dispose à l’instant ” T ” avec celles dont elle aura besoin à long terme. Cela porte sur 4 axes métiers :

• Les métiers stables
• Les métiers voués se transformer
• Les métiers voués à se développer et nécessitant des recrutements
• Les métiers en décroissance

La définition des compétences nécessaires

Lors de cette étape de GPEC management, le responsable RH doit définir pour chaque collaborateur les évolutions possibles d’un métier vers un autre. On parle de ” passerelle métier “. Cette mobilité interne est rendue possible par divers parcours de formation qui vont permettre de revoir la distribution des forces au sein de l’entreprise.

Le plan d’action GPEC

Cette dernière étape va définir et mettre en œuvre l’ensemble des dispositifs qui vont :

• Favoriser l’évolution des compétences des collaborateurs ( formation professionnelle, conférences, coaching, culture du feedback, encourager le partage d’expériences et de compétences…)
• Faciliter la mobilité en valorisant le capital humain de l’entreprise. La plupart des métiers ou des postes disponibles ont des similarités entre eux. Grâce à la mise en place de plusieurs solutions de formation les salariés pourront accroître leurs compétences ou se diversifier sans pour autant avoir à démissionner et à postuler dans une autre entreprise.
• Mettre en place une politique de recrutement pertinente grâce à une parfaite connaissance des métiers et emplois recherchés. Les fiches de poste représentent à ce titre un excellent outil de gestion GPEC.

L’évaluation du ROI

Pour juger les résultats de la démarche GPEC, un bilan sera dressé pour en tirer les enseignements, effectuer des ajustements et définir de nouvelles orientations, en capitalisant sur ce qui a bien fonctionné.

Quels sont les avantages de la GPEC ?

La mise en place d’une GPEC comporte plusieurs avantages à la fois pour l’entreprise mais également pour les collaborateurs de cette dernière :

• cela permet d’accompagner les collaborateurs dans leurs projets professionnels, et développer leur employabilité ;
• cela permet de placer les collaborateurs au coeur des préoccupations de l’entreprise, et développer leurs motivations ;
• cela garantit la pérennité de l’entreprise, en anticipant les évolutions socio-économiques et technologiques, faire face aux différentes mutations ;
• cela permet également à l’entreprise de rester compétitive face à la concurrence

Cette démarche constitue un outil puissant au service des salariés, et de l’entreprise.