Logiciel RH : Quelle utilité pour votre entreprise ?

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Les enjeux des logiciels RH, en bref

Pour synthétiser, nous pouvons dire que les logiciels RH sont des outils cruciaux pour deux choses :

• centraliser les informations relatives aux employés
• rationaliser les flux de travail en entreprise

L’utilisation d’un logiciel RH répond à la nécessité d’optimiser l’efficacité de certaines opérations, et pour répondre aux standards de qualité, de productivité et de compétitivité.

Les logiciels spécialisés dans la gestion de paie

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Définition du logiciel RH

Bien que faisant partie des fonctions support, les ressources humaines constituent l’un des piliers fondamentaux de toute organisation. Elles sont chargées de recruter, de gérer et de veiller au bien-être des employés.

En conséquence, l’efficacité des ressources humaines a un impact direct sur les performances de l’entreprise. Toutefois, les tâches à mener pour garantir une bonne gestion des emplois peuvent s’avérer fastidieuses et chronophages si elles sont effectuées de façon manuelle.

L’apparition de l’outil informatique est donc devenue un véritable atout pour les entreprises qui peuvent désormais automatiser la gestion RH.

Les éditeurs de logiciels proposent aujourd’hui des outils technologiques spécifiquement conçus pour optimiser l’efficacité des ressources humaines.

L’introduction du progiciel de gestion intégrée PeopleSoft, dans les années 80, va notamment ouvrir la voie à la naissance de plusieurs solutions logicielles RH.

Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?

Un logiciel RH est donc un outil informatique qui aide les ressources humaines à centraliser les informations relatives aux employés de l’entreprise, pour une gestion optimale du personnel. En général, l’outil prend en charge toutes les données relatives aux performances, aux absences, aux congés, aux formations et à la gestion de la paie des collaborateurs.

Fonctionnalités les plus courantes des logiciels RH

Un logiciel RH peut se décliner en divers formats (web, local ou cloud), chacun ayant ses propres spécificités et avantages. Toutefois, certaines fonctionnalités communes reviennent parmi les solutions disponibles sur le marché.

La gestion des données des employés

Un logiciel RH permet à l’entreprise de centraliser et gérer les données relatives à ses employés.

Il offre un stockage centralisé des informations personnelles et professionnelles, avec des autorisations d’accès sécurisées.

Les logiciels permettent de mettre à jour ces données, de suivre l’historique des modifications et de gérer les documents liés aux employés. Ils offrent également des fonctionnalités de recherche et de filtrage pour trouver rapidement les informations nécessaires.

La gestion des absences et des congés

Cette fonctionnalité du logiciel RH offre aux employés la possibilité de soumettre leurs demandes d’absence. Les responsables, la grande majorité du temps, les DRH, peuvent approuver ces demandes et coordonner les congés.

Les logiciels assurent, par ailleurs, le suivi des soldes de congés, automatisent les politiques d’absence, facilitent la planification des congés et la gestion des remplacements.

La gestion de la paie

La fonctionnalité de gestion de la paie intégrée à un logiciel RH permet d’automatiser le processus de calcul et de gestion des salaires.

Elle inclut le calcul automatique des salaires avec le suivi du temps de travail, la gestion des congés payés, la gestion des déductions et des avantages, l’édition des bulletins de paie, etc.

La gestion des candidatures / CV

La plupart des logiciels RH permettent aux entreprises de gérer les candidatures de façon simplifiée, mais aussi de rationaliser leur processus de recrutement.

Ils permettent de collecter, suivre et filtrer les candidatures, de gérer une base de données des candidats, de faciliter la collaboration au sein de l’équipe de recrutement et de communiquer efficacement avec les candidats.

La gestion des formations du personnel

En ce qui concerne la gestion des formations, le logiciel RH intervient pour simplifier la planification, l’organisation et le suivi des programmes de formation au sein de l’entreprise.

Le logiciel peut être utile dans l’identification des besoins de formation, la planification des sessions, la gestion des inscriptions et des participants, le suivi de la progression et des résultats, la gestion des ressources de formation et la génération de rapports et d’analyses.

Contours des logiciels : Quels sont les domaines traités et les domaines non traités ?

Avec la montée en puissance des nouvelles technologies, l’offre en logiciels RH s’est diversifiée et spécialisée pour répondre aux besoins de chaque organisation. Par conséquent, les systèmes de gestion des ressources humaines se sont spécialisés dans des domaines précis, notamment :

• Les logiciels ATS (Applicant Tracking System)
• Les logiciels de gestion de l’engagement employé
• Les logiciels de gestion de performance
• Les logiciels d’onboarding
• Les logiciels de paie et de gestion des salaires
• Les logiciels de gestion des formations
• Les logiciels de gestion des talents
• Les logiciels de gestion de la conformité et des réglementations RH

Ces différents domaines de spécialisation répondent à des besoins spécifiques des entreprises. De fait, ils peuvent être proposés séparément ou en combinaison pour créer un système complet de gestion de personnel. On parle alors de logiciel SIRH.

Ainsi, les logiciels RH ne couvrent pas l’ensemble des processus et des besoins liés à la gestion des ressources humaines. Les domaines non traités par ces outils concernent notamment l’analyse approfondie des données de gestion RH.

Quels sont les avantages à utiliser un logiciel RH ?

Un logiciel RH présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes de productivité, d’efficacité et de réduction des coûts.

1 – Automatisation des tâches manuelles

Les logiciels RH automatisent de nombreuses tâches manuelles telles que la saisie de données, les demandes de congé, la gestion des fiches de paie et des notes de frais. Il en résulte une réduction les erreurs humaines et une maximisation du temps.

Par ailleurs, avec un logiciel RH, toutes les informations relatives aux employés sont centralisées. L’employeur peut immédiatement accéder aux données dont il a besoin.

2 – Amélioration de la prise de décision

Les logiciels RH offrent des rapports personnalisables et des analyses de données qui aident les responsables des ressources humaines à prendre des décisions éclairées.

3 – Meilleure communication interne

L’utilisation d’un logiciel RH facilite la communication inter-collaborateurs ou entre les employés et les responsables des ressources humaines.

Les collaborateurs peuvent en effet accéder à des informations importantes telles que les politiques de l’entreprise, les avantages sociaux et les programmes de formation professionnelle de l’entreprise.

4 – Réduction des coûts

En automatisant les tâches manuelles via un logiciel RH, il est possible de réduire le temps et les coûts liés aux processus administratifs.

Quels sont les inconvénients liés à l’utilisation de logiciels RH ?

1 – Coûts d’acquisition élevés

Certains logiciels de gestion de ressources humaines représentent un investissement conséquent pour les petites et moyennes entreprises.

Cette information est à atténuer, car les logiciels se démocratisent et leurs prix baissent, notamment sur la cible des TPE/PME.

2 – Risques de piratage

Les logiciels RH génèrent des données dématérialisées, nécessitant une protection informatique pour éviter le piratage ou la perte de données.

3 –  Implémentation

De plus en plus de logiciels sont disponibles en Saas (software as a service), c’est-à-dire directement en ligne, sans nécessiter aucune installation informatique.

Mais de nombreux logiciels RH, notamment les logiciels historiques pour les grandes entreprises, doivent être installés dans les réseaux de l’entreprise. La procédure nécessite du temps et des compétences informatiques.

4 – Intégration aux processus de l’entreprise

Enfin l’utilisation d’un nouvel outil ne se fait jamais sans protocole : prise en main, formation, personnalisation des fonctionnalités, mais aussi déploiement d’un processus de sécurité, nomination des missions et des responsables, connexion des données avec d’autres outils de l’entreprise…