Comment aménager des espaces de travail publics fonctionnels ?

Un bureau ne se limite pas à un poste de travail : il doit s’intégrer dans un environnement adapté aux missions exercées, aux équipements utilisés et aux différents profils d’utilisateurs.

Avant de choisir du mobilier, il est donc essentiel d’identifier précisément les besoins. Surface disponible, nombre de personnes, organisation des équipes, espaces de rangement, circulation ou encore évolution possible des locaux sont autant de critères à prendre en compte.

Définir les usages avant de choisir le mobilier

La première étape d’un projet d’aménagement consiste à déterminer la fonction de chaque espace.

Un bureau individuel, une salle de réunion, un espace partagé ou une zone d’accueil ne présentent pas les mêmes contraintes. Les besoins peuvent également varier selon la durée d’utilisation du poste, le matériel informatique nécessaire ou les activités réalisées au quotidien.

Dans un espace de travail individuel, l’attention peut notamment porter sur la surface disponible, l’organisation des équipements et les possibilités de rangement. Pour un environnement collectif, d’autres paramètres entrent en jeu, comme les déplacements entre les postes, la communication entre collaborateurs ou l’organisation générale de la pièce.

Cette analyse préalable permet d’éviter de sélectionner du mobilier uniquement sur des critères esthétiques. L’objectif est avant tout de créer un environnement fonctionnel et cohérent avec les usages.

Prendre en compte l’ergonomie des postes de travail

L’ergonomie constitue également un élément important lors de l’aménagement des bureaux professionnels.

Le bureau, le siège et les différents équipements utilisés doivent être envisagés comme un ensemble. La hauteur du plan de travail, l’emplacement de l’écran, l’espace disponible pour le clavier ou les documents ainsi que l’organisation des câbles peuvent avoir une incidence sur les conditions d’utilisation du poste.

Le choix du siège mérite lui aussi une attention particulière. Selon les besoins, différents réglages peuvent permettre d’adapter l’assise à l’utilisateur et à son environnement de travail.

Il n’existe cependant pas nécessairement une configuration unique applicable à tous les espaces. Les équipements doivent être sélectionnés selon les usages réels, les caractéristiques des locaux et les besoins identifiés par l’organisme public.

 Anticiper l’évolution des espaces professionnels

Les modes de travail évoluent et les locaux peuvent être amenés à changer d’organisation au fil du temps. Une équipe peut s’agrandir, certains bureaux peuvent être réaffectés ou une salle initialement dédiée à un usage précis peut devenir polyvalente.

La capacité du mobilier à s’intégrer dans différentes configurations peut donc constituer un critère de choix.

Selon les besoins, des tables pouvant être déplacées, des rangements adaptés ou différents éléments permettant de réorganiser plus facilement une pièce peuvent contribuer à faire évoluer les espaces sans nécessairement revoir l’intégralité de leur aménagement.

Cette réflexion concerne particulièrement les salles de réunion, espaces de formation et lieux collaboratifs, mais elle peut également s’appliquer aux bureaux plus classiques.

Adapter le mobilier aux différentes fonctions

Un projet d’aménagement peut nécessiter plusieurs catégories d’équipements. Les besoins ne concernent pas uniquement les bureaux : ils peuvent également porter sur les sièges, tables, rangements ou autres équipements nécessaires à l’organisation des espaces professionnels.

Pour aménager leurs espaces avec du mobilier de bureau, les acheteurs publics peuvent consulter la rubrique dédiée de l’UGAP sur ugap.fr et bénéficier de l’accompagnement d’architectes pour leurs projets de réaménagement.

L’UGAP est la première centrale d’achat public généraliste en France et répond aux besoins des structures publiques de différentes tailles. Elle exerce une activité de grossiste, fondée sur le principe de l’achat pour revente.  La centrale d’achat sélectionne des offres dans le respect du Code des Marchés Publics.

Ne pas négliger l’accessibilité et la circulation

Le choix du mobilier doit également être associé à une réflexion sur l’organisation globale des locaux.

Il est important de conserver des espaces de circulation adaptés entre les différents équipements et d’anticiper les besoins des utilisateurs. L’accessibilité peut notamment influencer l’implantation de certains postes, les dimensions des zones de passage ou le choix d’équipements adaptés à différentes situations.

Prendre ces éléments en compte dès la conception d’un projet d’aménagement permet d’obtenir une organisation plus cohérente que lorsque les adaptations sont envisagées après l’installation du mobilier.

Intégrer les enjeux environnementaux et la durée d’utilisation

Le mobilier professionnel peut être utilisé pendant plusieurs années. Son choix peut donc prendre en compte des critères allant au-delà du prix d’acquisition.

Selon le projet, les entités publiques peuvent  notamment s’intéresser à la durée d’utilisation envisagée, aux matériaux, aux caractéristiques environnementales ou encore aux différentes exigences normatives applicables.

Pour les acheteurs publics, les clauses RSE constituent un premier niveau de service pris en compte dans les prix proposés par l’UGAP. Ces dimensions peuvent ainsi contribuer à une approche plus globale et responsable des achats publics. 

Faciliter les achats des organismes publics

Les organismes susceptibles de s’adresser à l’UGAP sont définis par le décret n° 85-801 du 30 juillet 1985, modifié notamment par le décret n° 2020-1355 du 5 novembre 2020.

Cela concerne notamment les entités publiques, les associations à but non lucratif ainsi que les entreprises privées assurant une mission de service public.

En recourant à l’UGAP, les acheteurs publics peuvent accéder directement à l’ensemble de son offre, sans avoir à lancer de procédure de publicité ou de mise en concurrence, ni à conclure de marché spécifique.

L’inscription sur ugap.fr est par ailleurs gratuite et aucune adhésion n’est demandée.

Concevoir l’aménagement comme un projet global

Choisir du mobilier de bureau revient finalement à concilier plusieurs dimensions : les usages, l’ergonomie, la circulation, l’accessibilité, la capacité d’évolution des locaux et les critères associés aux achats responsables.

Pour un organisme public, commencer par analyser les besoins permet de sélectionner plus précisément les équipements correspondant aux différents espaces. Qu’il s’agisse d’un bureau individuel, d’un espace partagé, d’une salle de réunion ou d’une zone d’accueil, le mobilier doit rester au service des usages et des missions exercées.

Une approche globale permet ainsi de construire des espaces professionnels fonctionnels, cohérents et adaptés aux besoins des acteurs publics.